派出所户政档案管理制度

PAGE派出所户政档案管理制度一、总则（一）目的为了加强派出所户政档案管理，确保户政档案的完整、准确、安全和有效利用，保障公民合法权益，维护社会秩序，根据国家有关法律法规和公安工作相关规定，结合本派出所实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本派出所户政部门在办理户籍业务过程中形成的各类档案资料的管理，包括常住人口档案、暂住人口档案、出生登记档案、死亡注销档案、户口迁移档案等。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家法律法规和公安业务规范，依法进行户政档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实准确原则：确保档案内容真实、准确反映户籍业务办理情况，维护档案的原始性和权威性。3.安全保密原则：采取有效措施保障档案安全，防止档案丢失、损坏、泄露，严格遵守保密规定。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为户籍业务办理、社会管理和群众查询提供便利。二、档案管理职责分工（一）户政部门负责人职责1.全面负责户政档案管理工作，制定档案管理工作计划和目标，并组织实施。2.监督检查档案管理各项制度的执行情况，及时解决档案管理工作中存在的问题。3.协调与其他部门的关系，保障档案管理工作所需的人员、经费、设备等条件。4.定期组织对档案管理人员进行业务培训，提高档案管理水平。（二）档案管理人员职责1.负责户籍档案的收集、整理、装订、归档、保管等具体工作。2.按照档案管理规范和要求，对各类档案进行分类、编号、编目，确保档案整理有序。3.建立健全档案查阅、借阅登记制度，严格按照规定办理档案查阅、借阅手续。4.负责档案库房的日常管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案安全。5.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并处理。6.积极参与档案信息化建设，协助做好档案数据录入、存储、维护等工作。（三）户籍民警职责1.在办理户籍业务过程中，及时将形成的各类材料收集齐全、整理规范，移交档案管理人员。2.对移交的档案材料的真实性、完整性负责，配合档案管理人员做好档案整理、归档工作。3.按照规定查阅、利用档案，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。三、档案收集与整理（一）收集范围1.常住人口登记表、居民户口簿、居民身份证申领登记表及相关审批材料。2.出生医学证明、准生证、父母身份证等出生登记相关材料。3.死亡证明、注销户口审批表等死亡注销相关材料。4.户口迁移证、准迁证、迁移申请书等户口迁移相关材料。5.暂住人口登记表、暂住证申领材料等暂住人口管理相关材料。6.各类户籍业务办理过程中的审批文件、工作记录、调查材料等。（二）收集要求1.户籍民警应在业务办结后及时将相关档案材料收集齐全，确保材料完整、真实、有效。2.对收集的档案材料进行初步审核，剔除重复、无效或不符合要求的材料。3.将审核后的档案材料按照类别进行整理，同一类材料应按照办理时间顺序排列。（三）整理方法1.分类：按照户籍业务类别将档案分为常住人口档案、暂住人口档案、出生登记档案、死亡注销档案、户口迁移档案等大类，每大类再根据具体业务细分为若干小类。2.编号：为每一份档案编制唯一的档案编号，编号应体现档案类别、年份、流水号等信息，便于查询和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、类别、题名、日期、页数、保管期限等内容，目录应打印成册，并与档案一同存放。4.装订：对整理好的档案材料进行装订，采用线装或胶装方式，确保档案整齐、牢固，便于翻阅和保管。四、档案保管（一）库房建设1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等功能。2.库房内配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠设施等。3.库房应保持清洁、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案存放1.按照档案类别、保管期限等进行分类存放，不同类别的档案应分开存放，便于查找和管理。2.档案应存放在专用的档案柜或货架上，档案柜或货架应排列整齐，并有明显的标识。3.对珍贵、易损的档案应采取特殊的保护措施，如单独存放、使用专门的保护材料等。（三）保管期限1.常住人口档案中，居民户口簿、居民身份证申领登记表等长期保存；其他相关材料根据实际需要确定保管期限，一般不少于10年。2.暂住人口档案保存期限为自注销登记之日起不少于5年。3.出生登记档案、死亡注销档案、户口迁移档案等保存期限为自业务办结之日起不少于10年。4.法律法规另有规定的，从其规定。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，重点检查档案的数量、质量、保管状况等。2.清查过程中发现档案丢失、损坏、霉变等问题，应及时查明原因，采取补救措施，并向上级主管部门报告。3.对清查结果进行详细记录，形成清查报告，归档保存。五、档案利用（一）查阅权限1.公安机关内部因工作需要查阅户政档案的，可以按照规定程序查阅。2.司法机关、国家安全机关等因办案需要查阅户政档案的，应出具相关证明文件，并按照规定办理查阅手续。3.公民本人因办理相关事务需要查阅本人户籍档案的，应提供有效身份证件，经户籍民警核实后，按照规定办理查阅手续。（二）查阅手续1.查阅档案应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、查阅目的等信息。2.查阅人应在档案管理人员的监督下查阅档案，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.查阅结束后，档案管理人员应及时将档案归还原位，并对档案进行检查，确保档案完整无损（三）借阅规定1.一般情况下，户政档案不对外借阅。因特殊情况确需借阅的，应经户政部门负责人批准，并严格办理借阅手续。2.借阅档案应填写《档案借阅登记表》，注明借阅日期、借阅人姓名、单位、借阅内容、借阅期限等信息。3.借阅期限一般不超过7个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复印档案内容。5.借阅期满后，借阅人应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时查明原因并追究借阅人的责任。（四）证明出具1.公安机关根据工作需要，可以为公民出具户籍证明等相关证明文件。2.出具证明应严格按照规定程序进行，核实相关档案信息，确保证明内容真实、准确。3.证明文件应加盖派出所公章，并注明出具日期和有效期。六、档案信息化管理（一）数据录入1.按照档案管理要求，将纸质档案中的相关信息录入计算机系统，建立户政档案数据库。2.数据录入应准确、完整、及时，确保录入数据与纸质档案内容一致。3.对录入的数据进行严格审核，发现错误及时更正。（二）系统维护1.安排专人负责户政档案管理系统的日常维护，确保系统正常运行。2.定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。3.及时更新系统软件，优化系统功能，提高档案管理效率。（三）信息安全1.加强户政档案信息安全管理，采取数据加密、用户认证、访问控制等措施，防止信息泄露。2.严格限制系统用户的操作权限，确保不同人员只能访问其工作所需的档案信息。3.定期对系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并处理安全隐患。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对保管期满的档案进行鉴定，由户政部门负责人组织档案管理人员、户籍民警等组成鉴定小组，对档案进行逐卷审查。2.鉴定小组根据档案的保存价值、历史意义、现实利用情况等因素，确定档案的存毁意见。3.对鉴定过程和结果进行详细记录，形成鉴定报告，归档保存。（二）销毁程序1.经鉴定需要销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，注明档案编号、类别、题名、日期、保管期限等信息。2.《