系统集成档案管理制度

PAGE系统集成档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司系统集成项目档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司生产、经营、管理和技术创新中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有系统集成项目档案的管理，包括项目从立项、实施到验收全过程中形成的各类文件、资料、图表、数据等。（三）管理原则1.集中统一管理原则公司系统集成项目档案由公司档案管理部门集中统一管理，各项目组应指定专人负责项目档案的收集、整理和移交工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.完整性原则项目档案应全面反映项目建设的全过程，包括项目前期文件、项目实施过程中的各类文件以及项目验收文件等，保证档案内容的完整性。3.准确性原则档案内容应真实、准确地反映项目实际情况，数据准确无误，文字表述清晰，图表规范统一。4.及时性原则项目档案应随项目进展同步收集、整理，确保档案形成的及时性，避免事后补档造成档案信息的缺失或不准确。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度根据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定和修订系统集成项目档案管理制度，明确档案管理的流程、方法和要求。2.指导和监督项目档案管理工作对各项目组的档案管理工作进行指导和监督，定期检查项目档案的收集、整理和保管情况，及时发现问题并提出整改意见。3.集中保管项目档案负责接收、整理、保管公司系统集成项目档案，建立档案数据库，实现档案的信息化管理，确保档案的安全和有效利用。4.组织档案的鉴定和销毁按照国家有关规定和公司档案管理制度，定期组织对已超过保管期限的项目档案进行鉴定，提出销毁意见，经公司批准后实施销毁。5.提供档案查阅和利用服务根据公司内部各部门和外部相关单位的需要，提供项目档案的查阅和利用服务，严格履行档案查阅审批手续，确保档案信息的安全。（二）项目组职责1.指定专人负责项目档案管理项目组应明确一名档案管理人员，负责本项目档案的日常管理工作，确保项目档案的及时收集、整理和归档。2.收集和整理项目档案项目档案管理人员应按照档案管理要求，及时收集项目实施过程中产生的各类文件、资料、图表、数据等，并进行分类整理，确保档案的完整性和准确性。3.配合档案管理部门进行档案移交在项目结束后，项目组应按照档案管理部门的要求，及时将整理好的项目档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。4.遵守档案管理制度项目组全体成员应遵守公司档案管理制度，爱护项目档案，不得擅自销毁、涂改、转借或丢失项目档案。三、档案分类与编号（一）档案分类1.项目前期文件包括项目立项批复、可行性研究报告、项目招投标文件、合同协议等。2.项目实施文件设计文件：系统设计方案、技术方案、图纸等。施工文件：施工组织设计、施工记录、工程变更单等。测试文件：测试计划、测试报告、测试记录等。会议文件：项目例会纪要、技术研讨会纪要、协调会纪要等。来往文件：与客户、供应商、合作伙伴等的往来函件、传真、电子邮件等。3.项目验收文件包括项目验收申请、验收报告、验收证书等。4.其他文件如项目总结报告、项目成果证明、知识产权文件等。（二）编号规则为便于档案的管理和查找，对系统集成项目档案进行编号。编号采用“项目名称+年份+流水号”的格式，例如：“XX系统集成项目2023001”。其中，“项目名称”为系统集成项目的具体名称，“年份”为项目实施的年份，“流水号”为该项目档案的顺序号。四、档案收集与整理（一）收集要求1.及时性项目档案管理人员应及时收集项目实施过程中产生的各类文件，确保文件的时效性。对于重要文件，应在文件形成后立即收集。2.完整性收集的档案应涵盖项目从立项到验收全过程的所有文件，包括纸质文件、电子文件、图表等，确保档案内容的完整性。3.准确性收集的文件应真实、准确，数据无误，文字表述清晰，图表规范统一。（二）整理方法1.分类整理按照档案分类标准，对收集到的文件进行分类，将同一类别的文件放在一起。2.编号标识对每份文件进行编号，并在文件首页右上角加盖编号章，编号应与档案编号一致。3.编制目录根据分类整理后的文件，编制档案目录，目录应包括文件编号、文件名称、日期、来源等信息，便于查找和核对。4.装订成册对于纸质文件，应按照一定的顺序装订成册，确保文件的整齐和牢固。装订时应注意保护文件的原貌，不得随意裁剪或折叠文件。五、档案归档与保管（一）归档要求1.定期归档项目档案管理人员应定期将整理好的项目档案移交至档案管理部门进行归档，归档时间原则上为项目结束后一个月内。2.归档清单移交档案时，应填写档案移交清单，清单应包括档案编号、文件名称、数量、移交日期等信息，并由移交人和接收人签字确认。（二）保管方式1.纸质档案保管档案管理部门应设置专门的档案库房，对纸质档案进行分类存放，并配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全。2.电子档案保管建立电子档案数据库，对电子档案进行分类存储，并定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。同时，应采取有效的安全防护措施，防止电子档案被篡改、丢失或损坏。（三）保管期限1.短期档案保管期限为15年，主要包括项目实施过程中的一般性文件、测试记录等。2.中期档案保管期限为510年，主要包括项目设计文件、施工文件、会议文件等。3.长期档案保管期限为10年以上，主要包括项目立项批复、可行性研究报告、项目验收文件、项目总结报告等重要文件。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部查阅公司内部各部门因工作需要查阅项目档案时，应填写档案查阅申请表，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。查阅申请表应包括查阅人姓名、部门、查阅目的、查阅档案名称及编号等信息。2.外部查阅外部单位因工作需要查阅公司项目档案时，应提交查阅申请函，注明查阅目的、查阅档案名称及编号等信息，并加盖单位公章。经公司分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复制或拍照档案内容。（二）利用方式1.查阅档案管理人员应根据查阅申请，提供相应的档案供查阅人查阅，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅人姓名、部门、查阅日期、查阅档案名称及编号等信息。2.复制因工作需要复制项目档案时，应填写档案复制申请表，经档案管理部门负责人签字同意后，方可复制。复制的档案应加盖档案管理部门公章，并注明“复制件”字样。3.借阅公司内部人员因工作需要借阅项目档案时，应填写档案借阅申请表，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、涂改、污损或丢失档案。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定档案管理部门应定期对已超过保管期限的项目档案进行鉴定，原则上每年进行一次。2.全面审查鉴定工作应全面审查档案的内容、价值和保管期限，确保鉴定结果的准确性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）销毁程序1.编制销毁清单经鉴定小组鉴定后，对确无保存价值的档案，编制档案销毁清单，清单应包括档案编号、文件名称、数量、销毁原因等信息。2.审批销毁档案销毁清单经公司分管领导批准后，方可实施销毁。3.销毁实施档案销毁应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，确保档案信息的彻底销毁。销毁过程中应做好记录，记录内容包括销毁日期、销毁档案名称及编号、销毁方式等信