职业教育档案管理制度

PAGE职业教育档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司职业教育档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在职业教育工作中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内与职业教育相关的各类档案管理，包括但不限于员工培训记录、教学资料、考核评估材料、校企合作档案等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映职业教育活动的实际情况。2.完整性原则：涵盖职业教育工作的各个方面，确保档案资料齐全。3.系统性原则：对档案进行科学分类、编号和整理，保持内在联系。4.保密性原则：严格遵守保密规定，确保档案信息安全。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善职业教育档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司职业教育档案，进行分类、编号、整理、装订和保管。3.建立档案检索系统，方便查询和利用档案。4.定期对档案进行鉴定、销毁和统计工作。5.监督、指导各部门做好职业教育档案的收集、整理和移交工作。（二）各部门职责1.负责本部门职业教育档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时、准确归档。3.配合档案管理部门做好档案的查询、借阅等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.员工培训计划、培训方案、培训教材、讲义等。2.培训课程表、授课记录、学员签到表等。3.考核试卷、成绩登记表、评估报告等。4.校企合作协议、合作项目资料、学生实习报告等。5.职业技能鉴定相关材料，如鉴定申请表、鉴定成绩等。6.其他与职业教育有关的文件、资料、图片、音像等。（二）收集要求1.各部门应在职业教育活动结束后及时收集相关档案资料，并确保资料的完整性和准确性。2.对于重要的档案资料，应一式多份，分别保存于不同介质，如纸质、电子等。3.收集的档案资料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全。（三）整理方法1.分类：按照职业教育的不同类别和阶段，将档案分为培训档案、教学档案、考核档案、校企合作档案等。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年份和顺序号。3.装订：对纸质档案进行整理装订，确保整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息，便于查询和管理。四、档案的保管（一）保管方式1.纸质档案：采用专用档案柜存放，按照类别和编号顺序排列，确保存放有序、便于查找。2.电子档案：存储在专用服务器或存储设备上，进行备份，并按照电子文件管理要求进行分类存储。（二）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案安全。（三）保管期限1.短期档案：保管期限为15年，主要包括一般性的培训资料、临时文件等。2.中期档案：保管期限为510年，如阶段性的教学成果、考核记录等。3.长期档案：保管期限为10年以上，包括重要的校企合作协议、职业教育发展规划等。五、档案的利用（一）利用范围1.为公司职业教育决策提供参考依据。2.用于员工培训、教学研究、技能提升等工作。3.满足外部单位（如教育部门、合作院校等）的查询需求。（二）利用方式1.查询：内部人员通过档案管理部门的检索系统或档案目录进行查询。外部单位查询需经公司相关部门批准，并办理查阅手续。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经部门负责人和档案管理部门批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：根据利用需求，可对档案进行复制，但应确保复制件与原件一致，并注明复制日期和用途。（三）利用记录对档案的利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、利用目的、档案名称和编号等信息，以便跟踪和统计。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行鉴定，成立鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案专家组成。2.鉴定小组根据档案的价值和保管期限，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。（二）销毁1.对确无保存价值的档案，经公司领导批准后，予以销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的合规性和彻底性。3.销毁记录应详细记载销毁档案的名称、数量、日期、销毁原因等信息，并由监销人员签字确认。七、档案的统计与移交（一）统计1.档案管理部门定期对职业教育档案进行统计，包括档案数量、类别、保管期限、利用情况等。2.统计结果应形成报表，上报公司领导，并抄送相关部门，为公司职业教育管理提供数据支持。（二）移交1.公司内部机构调整或人员变动时，涉及职业教育档案的部门应及时办理档案移交手续。