技术资料档案管理制度

PAGE技术资料档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司技术资料档案的管理，确保技术资料档案的完整性、准确性、系统性和安全性，充分发挥技术资料档案在公司生产、经营、科研等活动中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及下属单位在技术研发、生产制造、工程建设、质量管理等活动中形成的各类技术资料档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司技术资料档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责归口管理，确保技术资料档案的完整性和系统性。2.真实性原则技术资料档案应如实反映公司技术活动的全过程和实际情况，保证档案内容的真实性。3.完整性原则应全面收集、整理技术活动中形成的各类资料，确保档案资料的完整性，不得遗漏重要信息。4.准确性原则技术资料档案的内容应准确无误，数据可靠，文字表述清晰，图表规范。5.保密性原则对于涉及公司商业秘密、技术秘密等重要信息的技术资料档案，应严格按照保密制度进行管理，确保信息安全。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司的相关制度，制定和完善公司技术资料档案管理制度。2.负责公司技术资料档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管等日常管理工作。3.建立健全技术资料档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.定期对技术资料档案进行清查、核对，确保档案的完整性和准确性。5.负责技术资料档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行销毁处理。6.组织开展技术资料档案的开发利用工作，为公司的生产、经营、科研等活动提供档案信息支持。7.对各部门技术资料档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务素质。（二）各部门职责1.负责本部门技术资料档案的形成、积累、整理和归档工作，确保档案资料的真实、完整、准确。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门技术资料档案的日常管理，并按照公司档案管理部门的要求及时移交档案。3.严格执行公司技术资料档案管理制度，配合档案管理部门做好档案的清查、核对、鉴定、销毁等工作。4.积极开展本部门技术资料档案的开发利用工作，充分发挥档案在部门工作中的作用。（三）项目负责人职责1.负责项目技术资料档案的总体策划和组织协调工作，确保项目档案资料的收集、整理、归档工作与项目进度同步进行。2.对项目技术资料档案的完整性、准确性、系统性负责指导和审核，及时解决项目档案管理工作中出现的问题。3.在项目验收前，组织对项目技术资料档案进行自查，确保档案资料符合验收要求。三、技术资料档案的分类与编号（一）分类公司技术资料档案分为以下几大类：1.产品研发类包括产品设计图纸、技术方案、实验报告、测试数据、产品标准等。2.生产制造类涵盖生产工艺文件、操作规程、设备维护手册、工装模具图纸等。3.工程建设类有工程项目规划设计文件、施工图纸、工程变更记录、竣工验收资料等。4.质量管理类包含质量体系文件、质量检验报告、质量认证资料、不合格品处理记录等。5.技术合作与交流类涉及技术合作协议、技术转让合同、技术交流会议资料等。6.其他类如技术培训资料、技术总结、技术情报资料等。（二）编号技术资料档案编号采用分类编号法，具体编号规则如下：1.一级类目用大写字母表示，如“产品研发类”用“Y”表示，“生产制造类”用“S”表示等。2.二级类目用两位数字表示，如“产品设计图纸”用“01”表示，“技术方案”用“02”表示等。3.三级类目用三位数字表示，如“某产品设计图纸”用“01001”表示，“某技术方案”用“02002”表示等。4.档案编号按照分类顺序依次排列，如“Y01001”表示产品研发类中的某产品设计图纸。四、技术资料档案的收集与整理（一）收集1.各部门应明确专人负责技术资料档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.在技术活动开始前，应制定档案收集计划，明确档案收集的范围、内容、时间要求等。3.对于外来技术资料，如合作方提供的技术文件、采购设备的随机资料等，应及时登记、签收，并按照公司档案管理要求进行整理归档。4.档案管理人员应定期对各部门技术资料档案的收集情况进行检查，发现问题及时督促整改。（二）整理1.技术资料档案应按照分类编号规则进行分类整理，确保档案资料的系统性和规范性。2.对收集到的技术资料档案进行核对，检查资料的完整性、准确性，对不符合要求的资料及时补充、修正。3.对纸质档案资料进行装订、编目，编制档案目录清单，注明档案编号、名称、日期、来源等信息。4.对于电子档案资料，应按照规定的格式和命名规则进行整理存储，建立电子档案索引目录，便于查询和利用。五、技术资料档案的归档与保管（一）归档1.各部门应在技术资料档案整理完毕后，按照规定的时间和要求及时向公司档案管理部门归档。2.归档时应填写档案移交清单，注明档案名称、编号、数量、移交日期等信息，双方签字确认。3.档案管理部门对接收的档案进行审核，对不符合归档要求的档案退回原部门重新整理。（二）保管1.公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家有关规定。3.对纸质档案应按照类别、年度、保管期限等进行排列上架，便于查找和利用。4.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保电子档案的安全性和完整性。5.档案管理人员应定期对档案进行清查、盘点，发现问题及时处理，并做好记录。六、技术资料档案的借阅与利用（一）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅技术资料档案，应填写《技术资料档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，根据档案的密级和借阅期限进行审批，批准后向借阅人提供档案，并做好借阅登记。3.借阅人应严格按照借阅期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅人不得擅自转借、复印、涂改、损坏档案资料，如需复印档案资料，应按照规定办理审批手续。5.借阅档案时，档案管理人员应向借阅人当面清点档案数量，检查档案的完整性，借阅人归还档案时，档案管理人员应认真核对档案，如发现问题应及时查明原因并追究责任。（二）利用1.公司鼓励各部门积极开展技术资料档案的开发利用工作，充分发挥档案在公司生产、经营、科研等活动中的作用。2.各部门利用技术资料档案时，应按照规定的程序进行审批，确保档案资料用于合法、合规的目的。3.档案管理部门应定期对技术资料档案的利用情况进行统计分析，为公司的决策提供参考依据。七、技术资料档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期组织对技术资料档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，会同相关业务部门组成鉴定小组，对档案进行全面审查。3.鉴定小组应根据档案的形成时间、内容、重要性、利用价值等因素，综合考虑确定档案的保管期限，保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。（二）销毁1.对已失去保存价值的技术资料档案，经鉴定小组审核批准后，按照规定程序进行销毁。2.销毁档案时，应填写《技术资料档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，经公