未成年人保护站档案制度

PAGE未成年人保护站档案制度一、总则（一）目的为加强未成年人保护站档案管理，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，保障未成年人的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于未成年人保护站在开展未成年人保护工作过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映未成年人保护站的工作实际情况。2.完整性原则：确保档案资料涵盖未成年人保护工作的各个方面，不遗漏重要信息。3.保密性原则：对涉及未成年人个人隐私和敏感信息的档案严格保密。4.规范化原则：按照统一的标准和流程进行档案管理，保证管理工作的规范有序。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理未成年人保护站的各类档案，进行分类、编号、整理、装订和保管。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。5.负责档案的鉴定、销毁工作，并按规定办理相关手续。（二）各业务部门职责1.负责本部门在未成年人保护工作中形成档案资料的收集、整理和移交。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时、准确归档。3.配合档案管理部门做好档案的查询、利用等工作。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握档案管理的基本知识和技能。2.认真做好档案的收集、整理、编目、保管、统计等工作，确保档案质量。3.严格遵守档案管理的各项规章制度，保守档案机密。4.积极为档案的利用提供服务，及时、准确地查找和提供所需档案资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.未成年人基本信息档案：包括未成年人的个人身份信息、家庭情况、健康状况等。2.救助帮扶档案：记录未成年人接受救助帮扶的申请、审核、实施过程及结果等相关资料。3.权益保护档案：涉及未成年人权益受到侵害时的报案、调查、处理等文件材料。4.心理辅导档案：未成年人接受心理辅导的记录、评估报告等。5.教育支持档案：有关未成年人教育情况、学习辅导、培训等方面的资料。6.活动开展档案：未成年人保护站组织开展各类活动的策划方案、活动记录照片、总结报告等。7.工作文件档案：上级部门下发的与未成年人保护工作相关的文件、通知、规定等，以及未成年人保护站制定的内部工作制度、工作计划、工作总结等。8.其他档案：与未成年人保护工作相关的其他有保存价值的资料。（二）收集要求1.各业务部门应在工作完成后及时将形成的档案资料收集齐全，确保资料的完整性。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，并确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为综合管理类、未成年人基本信息类、救助帮扶类、权益保护类、心理辅导类、教育支持类、活动开展类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速检索档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于长期保存。四、档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等条件。库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。2.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并保持清洁卫生。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类、编号顺序排列存放，便于查找和利用。2.电子档案应进行备份，分别存放在不同的存储介质上，并定期进行检查和维护。电子档案应按照规定的格式和命名规则进行存储，确保其可读性和可利用性。3.对重要的档案资料应进行加密存储，防止信息泄露。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久保存、长期保存和短期保存。2.永久保存的档案包括未成年人保护站的重要工作文件、涉及未成年人重大权益保护的档案等。3.长期保存的档案保管期限一般为10年以上，包括未成年人基本信息档案、救助帮扶档案等。4.短期保存的档案保管期限一般为110年，包括一般性的活动开展档案、临时性的工作文件等。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。2.对清查中发现的问题应及时进行处理，如档案缺失、损坏等情况应及时查明原因并采取补救措施。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应符合国家法律法规和未成年人保护站的相关规定。2.合理利用原则：在确保档案安全和保密的前提下，合理提供档案利用服务，满足工作需要。3.申请审批原则：利用档案需填写申请表，经相关部门负责人审批后方可查阅、借阅或复制。（二）利用方式1.查阅：因工作需要查阅档案的，应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经审批后到档案管理部门查阅。查阅档案应在指定地点进行，不得擅自将档案带出。2.借阅：如需借阅档案，应填写借阅申请表，经审批后办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.复制：如需复制档案，应填写复制申请表，经审批后由档案管理部门负责复制。复制的档案应与原件核对无误，并加盖档案管理部门公章。（三）利用登记1.对档案的利用情况应进行详细登记，包括利用时间、利用人姓名、利用目的、查阅或借阅档案内容、归还时间等。2.登记记录应妥善保存，以备查询和统计分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员组成鉴定小组进行鉴定。2.鉴定小组应根据档案的保存价值和现实利用情况，提出鉴定意见，确定档案的存毁。（二）销毁程序1.对确无保存价值的档案，应编制销毁清册，经主管领导批准后进行销毁。2.销毁档案时应指定专人负责监销，确保销毁彻底。监销人应在销毁清册上签字确认。3.销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的未成年人保护站档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.通过信息化手段提高档案管理工作效率，提升档案服务水平，为未成年人保护工作提供有力支持。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化转换，建立电子档案数据库。2.系统功能模块：档案信息化管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能模块，满足档案管理工作的各项需求。3.数据安全管理：加强对电子档案数据的安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，防止数据丢失、泄露和被篡改。（三）信息化培训与维护1.定期组织档案管理人员进行信息化培训，提高其信息化