审批档案管理制度

PAGE审批档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司审批档案管理，确保审批档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类审批档案的管理，包括但不限于行政审批、财务审批、人事审批、业务审批等相关档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司审批档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则审批档案应如实反映审批过程和结果，保证档案内容的真实性和完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.安全保密原则加强审批档案的安全保护措施，确保档案信息不泄露、不丢失，严格限制无关人员查阅档案。4.便于利用原则建立科学合理的档案分类和检索体系，方便公司内部人员查阅和利用审批档案，提高工作效率。二、审批档案的收集与整理（一）收集范围1.各类审批申请表、报告、文件等纸质和电子文档。2.审批过程中产生的相关签批意见、会议纪要、补充材料等。3.与审批事项相关的合同、协议、发票等附件。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责审批档案的收集工作，确保档案及时、准确地收集齐全。2.对于纸质档案，应保持原件的完整性，不得随意裁剪、折叠或损坏。3.电子档案应按照统一的命名规则和存储路径进行保存，确保文件名清晰、准确，便于识别和查找。（三）整理方法1.分类根据审批事项的性质和类别，将审批档案分为行政类、财务类、人事类、业务类等若干大类，每大类下再细分若干小类。例如，行政类可分为办公用品采购审批、办公设备维修审批等；财务类可分为费用报销审批、预算审批等。2.编号为每一份审批档案编制唯一的档案编号，编号应体现档案的类别、年份和顺序号。例如，行政类档案编号格式为：XZ[年份][顺序号]，财务类档案编号格式为：CW[年份][顺序号]。3.装订对于纸质档案，应按照档案编号顺序进行装订，确保档案页面整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式，不得使用钉书钉装订。4.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、档案名称、审批日期、审批部门、审批事项、档案页数等信息。档案目录应一式两份，一份随档案装订成册，另一份单独保存，便于查阅。三、审批档案的归档与保管（一）归档时间审批流程结束后，相关部门应在[X]个工作日内将审批档案整理归档，移交至档案管理部门。（二）归档要求1.档案管理部门应对接收的审批档案进行认真核对，确保档案的完整性和准确性。2.对于不符合归档要求的档案，档案管理部门应及时通知相关部门进行补充或更正。3.审批档案应按照档案类别和编号顺序进行存放，便于查找和管理。（三）保管期限1.短期档案保管期限为[X]年的审批档案，主要包括一般性的行政事务审批、临时性业务审批等档案。2.中期档案保管期限为[X]年的审批档案，主要包括涉及公司一定时期内经营管理活动的审批档案，如年度预算审批、重要业务合同审批等档案。3.长期档案保管期限为[X]年以上的审批档案，主要包括涉及公司重大决策、战略规划、产权变更等重要审批档案，以及法律法规规定需长期保存的档案。（四）保管措施1.档案库房管理档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全设施，保持库房内温度、湿度适宜，确保档案的安全保管。2.档案存储设备管理采用安全可靠的档案存储设备，如档案密集架、光盘库、磁带库等，定期对存储设备进行检查和维护，确保档案数据的安全存储。3.档案数字化管理对重要的审批档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案的电子化存储和查阅，提高档案利用效率。同时，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。4.档案保密管理严格限制档案库房的访问权限，只有经过授权的档案管理人员才能进入库房查阅和管理档案。对涉及公司机密的审批档案，应采取加密存储、专人保管等保密措施，防止档案信息泄露。四、审批档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅审批档案的公司内部人员，应填写《审批档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅档案的类别和编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅档案。2.外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司审批档案的外部单位或个人，应提前向公司提出书面申请，说明查阅目的、查阅档案的类别和编号等信息，并提供相关证明材料。经公司分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并对查阅过程进行监督。（二）查阅流程1.申请查阅人员填写《审批档案查阅申请表》，提交所在部门负责人签字。2.审批申请表经所在部门负责人签字后，提交至档案管理部门。档案管理部门对申请进行审核，对于符合查阅权限的申请，报档案管理部门负责人审批。3.查阅经审批同意后，查阅人员凭有效证件到档案管理部门查阅档案。档案管理人员应按照查阅申请表的要求，提供相应的档案，并对查阅过程进行登记。4.归还查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门。档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案完好无损。（三）利用规定1.公司内部人员查阅审批档案后，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行操作。2.外部单位或个人查阅公司审批档案后，如需复印或摘录档案内容，应经公司分管领导批准，并与公司签订保密协议。复印或摘录的档案内容应注明出处，并加盖档案管理部门公章。3.审批档案的利用应严格遵守国家法律法规和公司的保密制度，不得将档案用于与工作无关的目的，不得泄露档案信息。五、审批档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限和实际利用价值，定期对审批档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和专业档案人员组成的档案鉴定小组，负责审批档案的鉴定工作。（三）鉴定方法1.审查档案内容对档案的审批事项、签批意见、相关附件等内容进行全面审查，判断档案的重要性和保存价值。2.参考利用情况查阅档案的利用记录，了解档案的实际利用频率和利用效果，评估档案的现实利用价值。3.结合法律法规依据国家法律法规和公司的档案管理制度，判断档案是否符合保管期限要求和销毁条件。（四）销毁程序1.编制销毁清单档案鉴定小组对拟销毁的审批档案进行逐一登记，编制《审批档案销毁清单》，清单应包括档案编号、档案名称、审批日期、保管期限、鉴定意见等信息。2.审批销毁《审批档案销毁清单》经档案鉴定小组组长签字后，报公司分管领导审批。3.组织销毁经公司分管领导批准后，由档案管理部门负责组织销毁工作。销毁过程应指定专人负责监督，确保档案彻底销毁，不得遗漏。4.销毁记录对审批档案的销毁过程进行详细记录，记录内容应包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、监督人员等信息。销毁记录应与《审批档案销毁清单》一并保存，以备查考。六、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对公司各部门的审批档案管理工作进行监督检查，确保档案管理工作符合本制度的要求。2.监督检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用、鉴定、销毁等环节的工作情况。（二）考核评价1.将审批档案管理工作纳入公司各部门的绩效考核体系，对档案管理工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励。2.对违反本制度规定