人事档案材料归档制度

PAGE人事档案材料归档制度一、总则（一）目的为了规范公司人事档案材料的归档工作，确保人事档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥人事档案在公司人力资源管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工人事档案材料的归档管理。（三）基本原则1.真实性原则：归档的人事档案材料必须真实可靠，如实反映员工的实际情况。2.完整性原则：全面收集员工在各个方面形成的具有保存价值的材料，保证人事档案的完整性。3.准确性原则：对归档材料进行认真审核，确保材料内容准确无误。4.保密性原则：严格遵守保密规定，妥善保管人事档案，防止档案信息泄露。二、归档材料的范围（一）履历材料1.员工个人简历，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、学历、学位、毕业院校、专业、参加工作时间、工作经历、职务、职称等信息。2.员工的履历变更材料，如工作调动、职务晋升、降职、免职等相关文件。（二）自传材料员工撰写的自传，内容包括个人成长经历、思想演变过程等。（三）鉴定、考核、考察材料1.员工年度考核表、季度考核表、专项考核材料等。2.员工的鉴定材料，如试用期鉴定、转正鉴定、年度鉴定等。3.对员工进行考察形成的材料，如考察报告、廉政鉴定等。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料1.学历学位证书复印件、学历认证报告。2.参加各类培训的结业证书、培训记录、培训总结等材料。3.专业技术职务任职资格评审表、专业技术职称证书、聘任文件等材料。（五）政审材料1.入党、入团志愿书，入党、入团申请书，自传，政审调查报告等。2.出国（境）人员审查表，因私出国（境）相关审批材料。3.其他政审材料，如政治历史问题审查结论、复查材料等。（六）党团材料1.党员、团员登记表，党、团费缴纳记录。2.党、团组织关系介绍信及相关回执。3.党、团组织活动记录、获奖材料等。（七）奖励材料1.公司内部颁发的各类奖励证书、荣誉称号文件及相关事迹材料。2.获得的市级以上奖励的证书、文件及事迹材料。（八）处分材料1.员工受到警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等处分的决定、通报及相关调查材料。2.处分解除的决定及相关材料。（九）工资、任免、出国（境）等材料1.工资变动审批表、工资发放记录、奖金分配表等。2.员工任免文件，包括任职通知、免职通知等。3.出国（境）审批表、护照使用记录等相关材料。（十）其他可供组织参考的材料1.员工的健康体检报告、职业病诊断证明等。2.员工的劳动合同、岗位协议等。3.员工的离职证明、辞职报告、解除劳动合同协议等。4.员工的个人获奖证书、发表的文章、著作等复印件。5.其他与员工个人相关的具有保存价值的材料。三、归档材料的收集（一）各部门职责1.人力资源部门负责制定人事档案材料收集计划，明确各部门的收集任务和时间要求，并定期督促检查。2.各部门指定专人负责本部门员工人事档案材料的收集、整理和移交工作，确保材料的及时、准确、完整。（二）收集渠道1.员工个人提交：员工应按照公司要求，及时将个人形成的各类材料提交至所在部门。2.内部流转：公司内部各部门之间因工作需要产生的涉及员工人事信息的材料，应及时流转至人力资源部门。3.外部获取：通过与员工原工作单位、学校、政府部门等相关机构联系，获取需要归档的材料。（三）收集时间1.员工入职时，应提交完整的个人履历、学历学位证书、身份证等相关材料。2.每年年终，各部门应将员工当年形成的考核、培训、奖励、处分等材料收集整理后移交人力资源部门。3.员工发生职务变动、工资调整、入党入团、出国（境）等情况时，相关部门应在手续办理完毕后及时将材料移交人力资源部门。四、归档材料的整理（一）分类1.按照本制度规定的归档材料范围，将收集到的材料进行分类。2.每一类材料按照时间顺序或重要程度进行排列。（二）编号1.为每一份归档材料编制唯一的编号，编号应具有系统性和连贯性。2.编号可采用数字编码的方式，如“001”“002”等，以便于查找和管理。（三）编目1.编制人事档案材料目录，目录应包括材料名称、编号、日期、来源等信息。2.目录应打印成册，放置在人事档案卷首，便于查阅。（四）装订1.对归档材料进行装订，确保材料整齐、牢固。2.装订时应去除材料上的金属物，如订书钉、回形针等。（五）装盒1.将装订好的档案材料装入专用档案盒，档案盒应标明员工姓名、档案编号、档案类别等信息。2.档案盒应按照档案编号顺序排列存放，便于查找和管理。五、归档材料的审核（一）审核内容1.材料的真实性：审核材料内容是否真实可靠，有无伪造、篡改等情况。2.材料的完整性：审核材料是否齐全，是否符合本制度规定的归档范围。3.材料的准确性：审核材料内容是否准确无误，数据是否真实，文字表述是否清晰。4.材料的规范性：审核材料格式是否规范，签字盖章是否齐全，是否符合档案管理要求。（二）审核流程1.人力资源部门收到各部门移交的人事档案材料后，首先由档案管理人员进行初步审核，检查材料的完整性和规范性。2.对初步审核合格的材料，交由人力资源部门负责人进行审核，重点审核材料的真实性和准确性。3.对于重要的人事档案材料，如涉及员工晋升、奖惩等，应提交公司领导进行审批。（三）审核处理1.对于审核合格的材料，按照本制度规定进行整理、装订和归档。2.对于审核不合格的材料，应及时与相关部门或员工沟通，要求补充、更正或重新提供材料。3.对于伪造、篡改等虚假材料，应严肃处理，并追究相关人员的责任。六、归档材料的保管（一）保管场所1.设立专门的人事档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等条件。2.库房应配备必要的档案保管设备，如档案柜、除湿机、空调、灭火器等。（二）保管要求1.人事档案应分类存放，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。2.定期对人事档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。3.对破损、褪色的档案材料应及时进行修复或复制，防止档案信息丢失。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，未经批准不得擅自查阅或借阅人事档案。（三）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露人事档案信息。2.查阅和借阅人事档案时，应严格履行审批手续，确保档案在可控范围内流转。3.对涉及公司机密的人事档案材料，应采取特殊的保密措施，如加密存储、专人保管等。七、归档材料的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅人事档案，需经所在部门负责人批准，并填写《人事档案查阅申请表》。2.公司领导查阅人事档案，可直接查阅。3.外部单位查阅人事档案，需持有单位介绍信，并经公司人力资源部门负责人批准。（二）查阅程序1.查阅人填写《人事档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.申请表经批准后，档案管理人员按照申请表要求提供相应的档案材料，并在查阅现场进行监督。3.查阅人应在规定的时间和地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所，不得在档案材料上涂改、圈划、抽取、撤换、损坏。4.查阅完毕后，查阅人应及时将档案材料归还档案管理人员，并在《人事档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅权限1.公司内部人员借阅人事档案，需经所在部门负责人和人力资源部门负责人批准，并填写《人事档案借阅申请表》。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理审批手续。（四）借阅程序1.借阅人填写《人事档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间及归还时间等信息。2.申请表经批准后，档案管理人员将档案材料交借阅人，并办理借阅登记手续。