档案保密规章制度范本

PAGE档案保密规章制度范本一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案信息的安全与保密，维护公司的合法权益，特制定本档案保密规章制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、临时工、实习生以及外包服务人员等在工作过程中涉及公司档案的所有人员。（三）定义1.档案：指公司在各项业务活动中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、信函、电子邮件、音频视频资料等。2.保密档案：涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息、客户信息等敏感内容，需要严格保密的档案。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。2.集中统一管理公司各类档案，包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等工作。3.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的完整与安全。4.组织开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作，并按照规定定期移交至档案管理部门。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案的日常管理和保密工作。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，确保档案的合理使用。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案保密制度，认真履行档案管理职责，确保档案信息的安全。2.负责档案的分类、编号、编目、装订等整理工作，保证档案的规范化管理。3.做好档案的存储、保管工作，定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理。4.按照规定办理档案的查阅、借阅手续，对查阅、借阅情况进行登记。5.不得擅自复制、传播、销毁档案，如有特殊情况需经批准后方可进行。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在经营管理活动中形成的各类文件、资料，包括上级文件、内部发文、会议纪要、工作计划、工作总结等。2.公司签订的各类合同、协议，包括采购合同、销售合同、租赁合同、技术合同等。3.公司的财务报表、审计报告、税务资料等财务档案。4.公司的技术研发资料，包括项目方案、技术图纸、实验数据、专利文件等。5.公司的客户信息档案，包括客户资料、业务往来记录、售后服务档案等。6.公司的人力资源档案，包括员工简历、劳动合同、培训记录、绩效考核资料等。7.其他具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各部门应及时收集本部门在工作过程中产生的各类档案资料，确保档案的完整性。2.档案资料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改。3.对于重要的档案资料，应一式多份，分别保存于不同的地点，以防止意外丢失。（三）整理原则1.遵循档案形成的规律和特点，保持档案之间的有机联系。2.区分档案的不同类别、保管期限和密级，进行分类整理。3.采用科学的分类方法，如年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等，便于档案的查找和利用。（四）整理方法1.对纸质档案进行分类、编号、编目、装订，编制档案目录。2.对电子档案进行分类存储，建立电子档案数据库，按照规定进行命名和标注。3.对于照片、音频视频等特殊载体档案，应进行相应的整理和标注，确保其真实性和完整性。四、档案的归档与保管（一）归档期限1.各部门应在每年年底前将本年度形成的档案资料整理完毕，并移交至档案管理部门归档。2.根据档案的性质和特点，确定不同档案的具体归档期限，如合同档案应在合同履行完毕后一个月内归档，财务档案应按照会计年度归档等。（二）归档程序1.各部门档案管理人员对本部门整理好的档案进行初步审核，确保档案的质量。2.填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、类别、保管期限等信息，一式两份，双方签字确认。3.档案管理部门接收档案后，按照规定进行再次审核和整理，将档案归入相应的档案库。（三）保管要求1.档案保管应具备安全可靠的场所和设施，确保档案不受损坏、丢失、泄露等风险。2.档案库应保持适宜的温度、湿度，配备防火、防潮、防虫、防盗等设备。3.对保密档案应实行专人专柜保管，严格限制接触范围。4.定期对档案进行清查、盘点，核对档案的数量、完整性等情况，发现问题及时报告并处理。（四）保管期限根据档案的重要程度和实际利用价值，确定档案的保管期限，一般分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。具体保管期限按照国家有关规定和公司实际情况执行。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，经所在部门负责人批准后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及保密档案的查阅，需经公司保密委员会或相关领导批准，并在档案管理部门指定的地点进行查阅。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司档案的，必须持有单位介绍信或相关证明文件，经公司主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并严格限制查阅范围。（二）查阅程序1.查阅申请人填写《档案查阅申请表》，提交相关审批人签字批准。2.档案管理部门根据审批意见，提供相应的档案，并做好查阅登记工作。3.查阅人员应在规定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出指定场所，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏等。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后，在查阅登记表上注明归还情况。（三）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可办理借阅手续。2.涉及保密档案的借阅，需经公司保密委员会或相关领导批准，并严格控制借阅期限和归还时间。3.外部单位或个人原则上不得借阅公司档案，如因特殊情况确需借阅的，必须按照公司规定办理相关审批手续，并缴纳一定的押金。（四）借阅程序1.借阅申请人填写《档案借阅申请表》，提交相关审批人签字批准。破折号中间内容过多，排版上显得混乱，建议简化或分段处理，例如：（四）借阅程序1.借阅申请人填写《档案借阅申请表》，提交相关审批人签字批准。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长的，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管所借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播、泄露档案内容。2.档案管理部门根据审批意见，办理借阅手续，收取借阅押金（如有需要），并将档案交付借阅人员。3.借阅人员在借阅期限届满后，应及时归还档案，档案管理人员核对无误后，退还借阅押金，并在借阅登记表上注明归还情况。六、档案的保密措施（一）保密教育1.公司定期组织员工参加档案保密知识培训，提高员工的保密意识和技能。2.新员工入职时，应进行档案保密知识的专项培训，使其了解公司档案保密制度的相关规定。3.在涉及档案管理的重要岗位调整时，应对相关人员进行离岗保密提醒和培训。（二）保密标识1.对保密档案应在封面、扉页等显著位置标注“保密”字样，并注明保密期限和密级。2.电子档案应设置相应的加密措施和访问权限，对涉及保密内容的文件进行标识。（三）保密环境1.档案管理场所应采取必要的安全保密措施，如门禁系统、监控设备等，防止无关人员进入。2.档案管理人员在工作期间应妥善保管档案，不得随意放置，离开工作岗位时应将档案妥善存放。（四）保密监督1.公司设立档案保密监督检查小组，定期对各部门的档案保密工作进行检查，发现问题及时督促整改。2.对违反档案保密制度的行为，应及时进行调查处理，视情节轻重给予相应的纪律处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。七、档案的销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无继续保存价值的档案。2.因保管不善等原因造成损坏、变质，无法修复且无利用价值的档案。3.经公司批准同意销毁的其他档案。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对达到销毁条件的档案进行清理，编制《档案销毁清单》，注明档案的名称、数量、类别、保管期限等信息。2.《档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核后，报公司主管领导批准。3.档案销毁应在公司指定的地点进行，由档案管理部门和相关部门人员共同监督销毁过程。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认，并将销毁情况记录存档。（三）特殊情