湖南省档案管理制度

PAGE湖南省档案管理制度一、总则（一）目的为加强湖南省档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于湖南省行政区域内各级各类机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下统称单位）的档案管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：单位的档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案管理的集中、规范和高效。2.真实性原则：档案应如实反映单位各项工作的历史过程和实际情况，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集、整理单位在各项活动中形成的各类档案，保证档案的齐全和完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案信息化水平，为单位各项工作和社会利用提供便捷、高效的档案服务。二、档案管理机构与人员（一）档案管理机构设置1.各级各类单位应根据工作需要，设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作。档案管理机构应配备与工作任务相适应的人员，确保档案管理工作的正常开展。2.大型企业、事业单位应设立独立的档案管理部门，配备档案管理人员若干名。档案管理部门应明确职责分工，负责本单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.机关、团体和中小型企业事业单位可根据实际情况，设立综合档案室或指定专人负责档案管理工作。综合档案室应集中管理本单位各类档案，确保档案的统一保管和有效利用。（二）档案管理人员职责1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉国家有关档案管理的法律法规和行业标准。档案管理人员应定期参加业务培训，不断提高自身业务水平。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作，确保档案的整理规范、排列有序。3.做好档案的安全保管工作，采取必要的防护措施，防止档案损坏、丢失、霉变、虫蛀等。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.按照规定的程序和方法，对档案进行鉴定和销毁。对已超过保管期限且无保存价值的档案，应编制销毁清册，经单位领导批准后，予以销毁。5.积极开展档案利用工作，为单位各项工作和社会利用提供档案信息服务。根据利用者的需求，及时准确地提供档案资料，并做好利用登记工作。6.负责档案信息化建设工作，推进档案数字化管理。建立档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享利用。7.参与单位各项工作的文件材料收集、整理和归档指导工作，确保文件材料的形成、积累和归档符合档案管理要求。三、档案的收集与整理（一）文件材料的形成与积累1.单位各部门应明确专人负责文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料的齐全、完整和准确。2.文件材料应按照国家有关规定和单位内部管理制度的要求，及时形成并妥善保存。严禁私自留存、销毁应归档的文件材料。3.在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像文件等，均应纳入档案收集范围。（二）档案收集范围1.文书档案：包括单位在行政管理、业务管理等活动中形成的各类文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要等。2.科技档案：包括单位在科研、生产、工程建设等活动中形成的项目立项、研究报告、设计图纸、技术文件、试验记录、竣工验收等文件材料。3.会计档案：包括单位在财务管理活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告等文件材料。4.人事档案：包括单位在职人员的履历、考核、任免、奖惩、工资、福利、培训、专业技术职务等文件材料。5.业务档案：包括单位在业务工作中形成的各类业务文件、合同协议、业务报表、客户资料等。6.声像档案：包括单位在各项活动中形成的照片、录音、录像等声像资料。7.电子档案：包括单位在办公自动化、信息化建设等过程中形成的电子文件、数据库等。（三）档案整理要求1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理。2.文书档案应按照《归档文件整理规则》的要求，进行装订、分类、编号、编目等工作。归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。3.科技档案应按照项目、专业等进行分类整理。项目档案应按照项目周期，从项目立项开始，收集整理项目各个阶段形成的文件材料，确保项目档案的完整性和系统性。4.会计档案应按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类整理。会计档案应按照保管期限分别装订成册，并编制会计档案保管清册。5.人事档案应按照干部人事档案管理的有关规定进行整理。人事档案应做到材料齐全、内容真实、整理规范、分类准确。6.业务档案应根据业务工作特点，制定相应的整理方案。业务档案应按照业务流程和类别进行分类整理，便于查询和利用。7.声像档案应按照载体形式、内容等进行分类整理。声像档案应注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，并进行数字化处理，以便长期保存和利用。8.电子档案应按照国家有关电子文件管理的规定进行整理。电子档案应进行元数据采集和整理，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。四、档案的保管（一）档案保管场所建设1.单位应根据档案管理的需要，建设符合安全保密要求的档案保管场所。档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案保管场所应设置专门的档案库房、阅档室、整理室、数字化工作室等功能区域。档案库房应配备必要的档案装具，如档案架、档案柜、光盘柜等。3.档案保管场所应安装监控设备、防盗报警设备、消防设备等安全设施，确保档案的安全保管。（二）档案保管要求1.档案应按照分类方案进行排列上架，标识清晰。档案装具应排列整齐，便于查找和利用。2.对重要、珍贵的档案应采取特殊的保管措施，如复制备份、异地存放等，确保档案的安全。3.定期对档案进行检查和清点，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题。对破损、褪色、变质的档案应及时进行修复或复制。4.严格遵守档案借阅制度，确保档案的安全。档案借阅应办理借阅手续，借阅人员应在规定的时间内归还档案，不得擅自转借、涂改、抽取、撤换、损坏档案。5.做好档案的统计工作，及时掌握档案的数量、种类、保管期限等情况。档案统计应做到数据准确、上报及时。（三）档案数字化管理1.积极推进档案数字化管理工作，提高档案管理的信息化水平。单位应根据实际情况，制定档案数字化工作计划，逐步实现档案的数字化存储和利用。2.档案数字化应遵循国家有关标准和规范，确保数字化档案的质量。数字化档案应与纸质档案内容一致，图像清晰、完整，元数据准确、齐全。3.建立档案数据库，对数字化档案进行分类存储和管理。档案数据库应具备检索、查询、统计、打印等功能，方便档案的利用。4.加强对档案数字化工作的管理，确保数字化过程的安全和保密。档案数字化工作应在符合安全保密要求的场所进行，操作人员应严格遵守操作规程，防止档案信息泄露。五、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。档案鉴定工作应成立由档案管理人员、业务人员和单位领导组成的鉴定小组，按照国家有关规定和单位实际情况，对档案进行全面审查和评估。2.档案鉴定应根据档案的形成时间、内容、来源、形式等因素，综合判断档案的保存价值。对具有重要历史价值、现实利用价值和凭证作用的档案，应延长保管期限；对已失去保存价值的档案，应予以销毁。3.档案鉴定小组应形成鉴定意见，编制档案鉴定报告。档案鉴定报告应包括档案的基本情况、鉴定依据、鉴定结论等内容，并经单位领导批准后存档。（二）档案销毁1.对已超过保管期限且无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。档案销毁应编制销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清册应经单位领导批准后，由两名以上档案管理人员负责监销。监销人员应在销毁清册上签字确认，确保档案销毁工作的真实性和合法性。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等。严禁将档案出售或赠送他人。4.对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应按照国家有关保密规定进行销毁，确保信息安全。六、档案的利用（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案利用工作的正常开展。2.单位应积极主动地为档案利用者提供服务，满足其合理的利用需求。档案利用者应遵守档案利用制度，爱护档案资料。（二）利用方式1.档案查阅：档案利用者可根据需要，到档案管理部门查阅档案。查阅档案应填写查阅登记表，经档案管理部门负责人批准后，在阅档室内查阅。2.档案借阅：对确需借出档案的利用者，应办理借阅手续。借阅档案应注明借阅期限，借阅人员应按时归还档案。3.档案复制：档案利用者可根据需要，申请复制档案。复制档案应经档案管理部门负责人批准，按照规定的程序进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，注明复制日期和出处。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录。档案利用登记应包括利用者姓名、