城管局档案归档制度

PAGE城管局档案归档制度一、总则（一）目的为加强城管局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在城市管理工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于城管局机关各科室、下属各事业单位及全体工作人员在履行职责过程中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则城管局档案工作实行集中统一管理，由局办公室负责档案管理工作的统筹协调和指导，各科室、事业单位指定专人负责本部门档案的收集、整理、归档和移交工作。2.真实完整原则档案应如实反映城市管理工作的历史面貌和实际情况，确保档案内容的真实性、完整性和准确性。3.分类科学原则按照档案的形成领域、内容性质和保管期限等进行科学分类，便于档案的管理和利用。4.安全保密原则加强档案的安全保护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以城管局局长为组长，分管副局长为副组长，各科室、事业单位负责人为成员的档案管理领导小组。领导小组负责研究决定档案管理工作中的重大事项，指导档案管理工作的开展。（二）局办公室作为档案管理的职能部门，具体负责以下工作：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责全局档案工作的统筹规划、组织协调和监督检查，指导各科室、事业单位的档案工作。3.负责接收、收集、整理、保管全局各类档案，建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具。4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定的程序和标准对已到保管期限的档案进行鉴定，提出销毁意见，经批准后组织实施。5.负责档案的查阅、借阅服务工作，严格按照规定办理查阅、借阅手续，确保档案的安全和保密。6.负责档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全局工作人员的档案意识和业务水平。（三）各科室、事业单位1.负责本部门在工作中形成的各类文件材料的收集、整理和初步归档工作，并定期向局办公室移交。2.明确一名档案兼职管理员，负责本部门档案管理的具体工作，确保档案的及时收集、整理和妥善保管。3.配合局办公室做好档案的查阅、借阅等相关工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与城市管理工作相关的文件、指示、通知等。2.本局形成的各类文件，包括党组文件、行政文件、会议文件、工作计划、总结、报告、统计报表、执法文书、审批文件、合同协议等。3.本局召开的各类会议的会议记录、纪要、决议等。4.本局开展的各类活动的方案、计划、总结、照片、录像等资料。5.本局工作人员在工作中形成的各类业务档案，如城市规划档案、市政设施档案、环境卫生档案、园林绿化档案、行政执法档案等。6.本局的财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。7.本局获得的各类荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案。8.其他与城市管理工作相关的有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室、事业单位应按照档案收集范围，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，如有破损、褪色等情况应及时修复或复制。3.对电子文件应同时收集其元数据、背景信息等相关资料，并确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照年度机构（问题）保管期限的分类方法进行整理。年度分类：将档案按形成年度进行分类，不同年度的档案分别整理。机构（问题）分类：在每个年度内，按本局内部机构或问题进行分类。如办公室、法规科、执法大队、环卫处、园林处等机构形成的档案分别归类；或按城市规划、市政管理、环境卫生、园林绿化、行政执法等问题进行分类。保管期限分类：根据档案的保存价值，将档案分为永久、定期（30年、10年）三种保管期限。3.对纸质档案进行装订、编页、编目等整理工作。装订：去除文件材料上的金属物，采用左侧装订的方式，使文件材料整齐牢固。编页：编写页码，标注在文件材料的右上角，便于统计和查找。编目：编制档案目录，包括档号、文号、责任者、题名、日期、页数、保管期限等项目，确保目录准确、清晰。4.对电子档案进行分类存储，建立电子档案数据库，按照电子文件的命名规则进行命名，并做好元数据的录入和管理工作。四、档案的归档与移交（一）归档时间1.各科室、事业单位应在次年上半年将上一年度形成的档案整理归档完毕，并向局办公室移交。2.对于一些重大活动或项目形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时整理归档并移交。（二）归档程序1.各科室、事业单位的档案兼职管理员对本部门整理好的档案进行初步审核，确保档案的齐全完整、分类准确、编目规范。2.填写档案移交清单，一式两份，详细注明档案的类别、数量、起止日期等信息。3.将档案及移交清单一并送交局办公室，局办公室档案管理人员对移交的档案进行再次审核，核对无误后双方在移交清单上签字确认，一份由局办公室留存，一份由移交部门保存。（三）移交要求1.移交的档案应保持整理后的原状，不得随意拆卷、抽取或更换文件材料。2.移交的电子档案应确保数据完整、格式正确，并与纸质档案内容一致。3.交接双方应认真履行交接手续，明确责任，确保档案移交工作的顺利进行。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的办公设备，如档案架、档案柜、温湿度计、吸尘器、灭火器等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）档案保管期限1.永久保管本局制定的具有长远查考利用价值的法规性文件、重要会议文件、年度综合统计报表、机构演变、人事任免文件等。本局与其他单位签订的具有法律效力的合同、协议等。本局获得的省部级以上荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案。其他需要永久保存的重要档案。2.定期保管30年保管：本局形成的一般性文件材料、业务档案等，在30年内具有查考利用价值的。10年保管：本局形成的短期性文件材料、临时性活动档案等，在10年内具有查考利用价值的。（三）档案保管措施1.对档案进行分类存放，按照档案的类别、保管期限等进行排列，便于查找和管理。2.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、查阅、借阅、销毁等情况，确保档案数量准确、流向清晰。3.定期对档案进行检查和清点，核对档案的数量、保管状况等，发现问题及时处理。4.对破损、褪色、字迹模糊等档案及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。5.加强对电子档案的保管，定期进行数据备份，存储在不同的介质上，并异地存放，防止数据丢失。六、档案的查阅与借阅（一）查阅范围本局工作人员因工作需要，可查阅本局保管的档案。外单位查阅本局档案，应按照有关规定办理查阅手续。（二）查阅手续1.本局工作人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等，经所在科室、事业单位负责人签字同意后，到局办公室办理查阅手续。2.外单位查阅本局档案，应提前向局办公室提交查阅申请函，注明查阅单位名称、查阅目的、查阅内容、查阅期限等，并加盖单位公章。局办公室审核同意后，通知查阅单位来人办理查阅手续。3.查阅人员应持有效证件到局办公室档案查阅室进行查阅，查阅时应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自将档案带出查阅室。（三）借阅手续1.本局工作人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等，经所在科室、事业单位负责人签字同意后，报局办公室主任审批。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应持有效证件到局办公室办理借阅手续，领取档案后应妥善保管，不得转借他人，不得擅自涂改、抽取、污损档案。4.借阅人员归还档案时，应在档案管理人员的监督下进行清点，确认档案完整无损后，办理归还手续。（四）查阅、借阅要求1.查阅、借阅档案应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密制度进行管理。2.查阅、借阅人员应爱护档案，不得在档案上圈划、批注、污损，不得擅自拆卷、抽页。3.查阅、借阅人员如需复印档案，应经档案管理人员同意，并按照规定办理复印手续。复印的档案应与原件内容一致，复印件应加盖档案管理部门印章。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织与标准1.成立档案鉴定小组，由局办公室负责人、档案管理人员及相关业务人员组成。鉴定小组负责对已到保管期限的档案进行鉴定。2.档案鉴定应根据国家有关档案保管期限的规定和本局档案管理的实际情况，结合档案的历史价值、现实利用价值等因素，综合判断档案的保存价值。3.具有保存价值的档案反映本局主要职能活动和基本历史面貌，对本局工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案。本局在城市管理工作中形成的重要业务档案，如重大项目档案、重点工程档案、执法典型案例档案等。本局获得的具有重要意义的荣誉档案、实物档案等。其他具有保存价值的档案。4.无保存价值的档案保管期限已满且确无保存价值的档案。重复、冗余、内容虚假或已被新的文件材料替代的档案。经鉴定小组认定无保存价值的其他档案。（二）鉴定程序1.档案管理人员对已到保管期限的档案进行初步清理，列出档案清单，注明档案的类别、数量、形成时间、保管期限等信息。2.档案鉴定小组对档案清单进行审核，根据鉴定标准，对每一份档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.对拟销毁的档案，鉴定小组应进行集体审议，形成鉴定报告，经局办公室主任审核，报分管副局长批准后，方可实施销毁。（三）销毁方法与监督1.对无保存价值的档案，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.档案销毁时，应指定专人负责监销，监销人员应在销毁清册上签字确认，销毁清册应永久保存。3.销毁过程中应做好记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等信息，以备查考。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案管理的数字化、网络化、智能化，提高档案管理效率和服务水平，为城市管理工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、存储设备、网络设备等硬件设施，满足档案信息化管理的需要。2.选用适合本局档案管理的信息化管理软件，实现档案的收集、整理、归档、存储、检索、查阅、借阅、统计等功能的自动化管理。3.加强档案信息化安全管理，采取防火墙、入侵