幼儿园保健室档案规整制度

PAGE幼儿园保健室档案规整制度一、总则1.目的为加强幼儿园保健室档案管理，确保档案资料的完整性、准确性和规范性，为幼儿园卫生保健工作提供科学依据和有力支持，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于幼儿园保健室各类档案的整理、归档、保管、查阅和销毁等管理活动。3.基本原则档案管理应遵循真实性、完整性、准确性、系统性和保密性原则，确保档案资料能够真实反映幼儿园卫生保健工作实际情况，便于查询和利用。二、档案分类与编号1.档案分类幼儿健康档案：包括幼儿入园健康检查表、定期健康体检表、视力筛查记录、听力筛查记录、口腔检查记录、预防接种证查验记录等。卫生保健工作记录：涵盖晨检记录、全日健康观察记录、消毒记录、传染病防控记录、营养膳食管理记录等。卫生保健工作计划与总结：如年度工作计划、学期工作总结、专项工作总结等。卫生保健培训资料：包含教师卫生保健培训记录、保育员培训记录、家长健康教育资料等。其他相关资料：如卫生保健设施设备档案、食品安全档案、环境卫生监测报告等。2.编号规则幼儿健康档案：以幼儿学号为编号，格式为“学号健康档案”。例如，学号为20230101的幼儿，其健康档案编号为“20230101健康档案”。卫生保健工作记录：按照记录时间顺序编号，格式为“年份+月份+日期+记录类别编号”。如2023年5月10日的晨检记录，编号为“20230510晨检记录”。卫生保健工作计划与总结：根据计划或总结的年份编号，格式为“年份+计划/总结类别编号”。例如，2023年度工作计划编号为“2023工作计划”，2023年学期工作总结编号为“2023学期总结”。卫生保健培训资料：以培训日期和培训内容为编号依据，格式为“培训日期+培训内容关键词编号”。如2023年6月15日教师卫生保健培训记录，编号为“20230615教师卫生保健培训”。其他相关资料：根据资料类别和日期编号，格式为“资料类别编号+年份+月份+日期”。如食品安全档案编号为“食品安全档案20230501”。三、档案整理1.整理要求各类档案应按照分类和编号规则进行整理，确保档案资料齐全、完整。每份档案资料应进行排序，使其条理清晰，便于查阅。对于破损、褪色的档案资料，应进行修复或复制，以保证档案的质量。2.整理流程收集：各岗位工作人员按照职责范围，定期收集相关档案资料，并移交至保健室档案管理人员。分类：档案管理人员根据档案分类标准，对收集到的资料进行分类。编号：按照编号规则为每份档案资料编号。装订：对于成册的档案资料，应使用统一规格的档案夹或装订机进行装订，确保牢固整齐。上架：将整理好的档案资料上架存放，按照类别和编号顺序排列，便于查找。四、档案归档1.归档原则档案应及时归档，归档资料应真实、准确、完整，归档过程应严格按照分类和编号规则进行。2.归档时间幼儿健康档案在幼儿入园或体检结束后一周内归档。卫生保健工作记录应在工作完成后及时归档，一般不超过三个工作日。卫生保健工作计划与总结应在计划实施完毕或学期结束后两周内归档。卫生保健培训资料在培训结束后一周内归档。其他相关资料根据资料形成时间，按照规定时间归档。3.归档流程档案管理人员对整理好的档案资料进行审核，检查资料的完整性、准确性和编号的规范性。审核无误后，将档案资料装入档案盒或文件夹，并在盒面或文件夹上标注档案类别、编号、起止日期等信息。将归档后的档案资料存放在专门的档案柜中，按照类别和编号顺序排列整齐。五、档案保管1.保管场所幼儿园应设立专门的档案保管室，档案保管室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案安全。2.保管期限幼儿健康档案应长期保存。卫生保健工作记录保存期限为三年。卫生保健工作计划与总结保存期限为三年。卫生保健培训资料保存期限为三年。其他相关资料根据资料性质和要求确定保管期限，但一般不少于三年。3.保管措施定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案及时进行修复或复制。做好档案保管室的清洁卫生工作，保持室内整洁。采取必要的安全防范措施，如安装监控设备、配备消防器材等。六、档案查阅1.查阅权限幼儿园内部工作人员因工作需要查阅档案的，需填写《档案查阅申请表》，经保健室负责人批准后，方可查阅。外部单位或个人因特殊原因需要查阅档案的，须持单位介绍信或相关证明材料，经幼儿园主管领导批准后，由保健室档案管理人员陪同查阅。2.查阅程序申请：查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的类别、编号、查阅目的等信息。审批：申请表经相关负责人审批签字。查阅：档案管理人员根据审批意见，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督。登记：查阅人查阅档案时，应进行登记，记录查阅时间、查阅内容、查阅人等信息。归还：查阅完毕后，查阅人应及时将档案资料归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。3.查阅要求查阅人应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。未经批准，查阅人不得擅自复制、拍照、传播档案内容。七、档案销毁1.销毁范围超过保管期限且无保存价值的档案资料。因保管不善导致破损、霉变无法修复的档案资料。2.销毁程序鉴定：由保健室负责人组织相关人员对拟销毁的档案进行鉴定，确定是否符合销毁条件。审批：填写《档案销毁申请表》，经幼儿园主管领导批准。销毁：在指定地点，由两人以上共同监督销毁，并在《档案销毁登记表》上签字确认。记录：档案管理人员对销毁情况进行记录，包括销毁时间、销毁档案类别、数量