公司员工档案存档制度

PAGE公司员工档案存档制度一、总则（一）目的为了加强公司员工档案管理，确保员工档案的真实性、完整性和保密性，充分发挥员工档案在公司人力资源管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：员工档案内容必须真实可靠，如实反映员工的个人信息、工作经历、业绩表现等情况。2.完整性原则：员工档案应包含员工从入职到离职全过程的各类相关资料，确保档案资料的全面性。3.保密性原则：严格遵守国家有关法律法规，对员工档案信息予以保密，未经员工本人同意，不得擅自向任何单位或个人披露。4.动态管理原则：随着员工工作情况的变化，及时更新档案内容，确保档案信息的时效性。二、员工档案的内容（一）个人基本信息1.个人简历：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等。2.身份证复印件：清晰完整的身份证正反面复印件。3.学历证书复印件：从高中及以上学历的毕业证书复印件，如为国外学历，还需提供学历认证报告。4.学位证书复印件：相应学位证书复印件。5.职业资格证书复印件：与工作相关的各类职业资格证书复印件。（二）入职材料1.入职登记表：详细记录员工入职时填写的各项信息。2.劳动合同：员工与公司签订的劳动合同文本。3.入职体检报告：入职时的体检报告，确保员工身体健康状况符合岗位要求。（三）工作经历1.工作履历表：按时间顺序记录员工在公司及其他单位的工作经历，包括入职时间、离职时间、工作岗位、工作职责、工作业绩等。2.工作变动相关材料：如调岗通知、晋升文件、降职文件等。（四）培训与学习1.培训记录：参加公司内部培训、外部培训的记录，包括培训名称、培训时间、培训地点、培训内容、培训考核结果等。2.学历进修材料：员工在职期间参加学历教育的相关材料，如录取通知书、学习成绩单、毕业证书等。（五）绩效考核1.绩效考核表：定期的绩效考核结果记录，包括考核周期、考核指标、考核得分、考核评价等。2.绩效改进计划：针对绩效考核结果制定的绩效改进计划及执行情况记录。（六）奖励与惩罚1.奖励文件：公司颁发的各类奖励证书、表彰决定等。2.惩罚记录：对员工违反公司规章制度的处罚决定及相关记录。（七）薪酬福利1.工资条：员工每月的工资发放明细。2.福利申请与发放记录：如社保、公积金缴纳记录，各类福利补贴的申请与发放凭证等。（八）职业发展1.职业规划书：员工个人制定的职业规划书。2.岗位轮换与晋升申请材料：员工申请岗位轮换、晋升的相关材料及审批结果。（九）其他材料员工认为有必要归档的其他与工作或个人发展相关的材料。三、员工档案的建立与收集（一）新员工入职时档案建立1.新员工入职报到后，人力资源部门应及时发放《员工档案材料清单》，告知员工需提交的档案材料内容及要求。2.员工应在规定时间内将个人基本信息、入职材料等相关档案材料提交至人力资源部门。人力资源部门对提交的材料进行初步审核，确保材料的真实性和完整性。3.对于审核通过的材料，人力资源部门按照档案内容分类进行整理、编号，并录入公司员工档案管理系统，建立员工个人档案。（二）档案材料的日常收集1.各部门负责及时收集本部门员工产生的各类档案材料，如工作变动材料、培训记录、绩效考核表、奖励与惩罚文件等，并定期移交至人力资源部门。2.人力资源部门负责收集薪酬福利、职业发展等相关档案材料，并确保各类材料的及时归档。3.员工本人如有需要补充或更新档案材料，应及时向所在部门或人力资源部门提出申请，经审核后办理档案材料的补充或更新手续。四、员工档案归档流程（一）材料整理1.人力资源部门收到各部门移交或员工提交的档案材料后，首先对材料进行分类整理。按照档案内容的不同类别，如个人基本信息、入职材料、工作经历等，分别进行排序。2.对每份材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。编号方式可采用年份+部门代码+流水号的形式，例如：202301001，表示2023年入职的1部门的第1份档案材料。3.对材料进行装订，确保材料整齐、牢固，便于长期保存。对于纸张较大或较多的材料，可采用A4纸规格进行折叠或裁剪后装订。（二）档案录入1.将整理好的档案材料信息录入公司员工档案管理系统。录入内容应准确、完整，与档案材料原件一致。2.在录入过程中，对档案材料中的关键信息进行标注和索引，以便于快速查询和检索。例如，在录入学历信息时，可标注学历层次、毕业院校等关键信息，方便后续按条件筛选查询。（三）档案归档1.将装订成册并录入系统的档案材料按照档案类别和编号顺序，放入专门的档案柜中进行存放。档案柜应按照一定的规则进行编号和标识，便于查找。2.建立档案存放位置索引表，详细记录每份档案在档案柜中的具体存放位置，索引表应与员工档案管理系统中的信息相对应，确保能够快速准确地找到所需档案。五、员工档案的查阅与借阅（一）查阅权限与范围1.人力资源部门：人力资源部门工作人员因工作需要，可查阅员工的全部档案信息。查阅目的主要包括员工入职审核、岗位调整、薪酬核算、绩效考核、职业发展规划等人力资源管理工作。2.部门负责人：部门负责人在其职责范围内，可查阅本部门员工的档案信息。查阅目的主要是了解员工工作表现、工作经历等情况，以便更好地进行部门管理和工作安排。查阅内容仅限于与工作相关的部分，如工作履历、绩效考核结果等。3.公司高层管理人员：公司高层管理人员因决策需要，可查阅员工的部分档案信息。查阅内容主要涉及员工的关键业绩指标完成情况、职业发展潜力等与公司战略决策相关的信息。查阅需经人力资源部门负责人审核，并报公司领导批准。4.其他人员：其他人员原则上不得查阅员工档案信息。如有特殊情况，需经公司领导批准，并由人力资源部门指定专人陪同查阅，查阅范围仅限于经批准的特定内容。（二）查阅流程1.查阅申请：查阅人需填写《员工档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。申请表应由查阅人所在部门负责人签字审批（如为公司高层管理人员查阅，还需报公司领导批准）。2.申请审核：人力资源部门收到查阅申请表后，对申请进行审核。审核内容包括查阅权限是否符合规定、查阅目的是否合理、查阅内容是否与工作相关等。对于审核通过的申请，人力资源部门安排专人负责提供档案查阅服务。3.档案查阅：查阅人在人力资源部门指定的地点进行档案查阅，并在查阅过程中不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，应及时归还档案，并在《员工档案查阅登记表》上签字确认查阅情况。（三）借阅权限与范围1.原则上不允许借阅员工档案。如有特殊情况确需借阅的，需经公司领导批准。2.借阅范围仅限于与工作相关的重要档案材料，且借阅时间一般不得超过[X]个工作日。（四）借阅流程1.借阅申请：借阅人填写《员工档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，并经所在部门负责人签字审批（如为公司高层管理人员借阅，还需报公司领导批准）。2.申请审核：人力资源部门对借阅申请表进行审核，审核通过后，办理档案借阅手续。3.档案借阅：人力资源部门将借阅的档案材料复印或提供电子副本给借阅人，并要求借阅人出具借条，注明借阅档案的名称、数量、借阅时间等信息。借阅人应妥善保管借阅的档案材料，不得转借他人，不得在档案材料上进行任何标记或损坏。4.档案归还：借阅人应在规定的借阅时间内归还档案材料。归还时，人力资源部门对档案材料进行检查，如发现档案材料有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应的责任。六、员工档案的保管与保密（一）保管要求1.公司设立专门的档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案材料的安全存放。2.档案保管室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应控制在适宜的范围内，以防止档案材料发霉、变质、损坏。3.定期对档案进行检查和清点，确保档案材料的完整性和准确性。如发现档案材料有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。4.按照档案保管期限的要求，对档案材料进行分类存放和管理。对于超过保管期限的档案材料，应按照规定的程序进行销毁处理。（二）保密措施1.严格限制接触员工档案的人员范围，只有经过授权的人员才能查阅、借阅档案。2.对涉及员工个人隐私的档案信息，如工资收入、健康状况、家庭情况等，应严格保密，不得泄露给无关人员。3.在档案管理过程中，如复印、扫描、传输档案材料等，应采取必要的保密措施，防止档案信息被非法获取或泄露。4.与档案管理相关的工作人员应签订保密协议，明确其保密责任和义务。如因工作失误或违反保密规定导致档案信息泄露，应依法追究相关人员的责任。七、员工档案的转移与离职处理（一）档案转移1.员工因工作调动、辞职、退休等原因离开公司时，人力资源部门应及时办理员工档案转移手续。2.工作调动：员工在公司内部进行工作调动时，人力资源部门应将员工档案中的相关材料进行整理和更新，并随员工调动通知一并移交至新的工作部门。新部门在接收档案后，应及时将档案纳入本部门的档案管理体系。3.辞职：员工辞职时，人力资源部门应在员工办理完离职手续后，将员工档案密封，并按照员工提供的档案接收地址，通过机要交通或专人送达等方式，将档案转移至员工新的工作单位或档案管理机构。如员工未明确档案接收地址，人力资源部门应按照国家有关规定，将档案移交至当地公共就业和人才服务机构。4.退休：员工退休时，人力资源部门应按照国家有关规定，将员工档案移交至当地社会保险经办机构或档案管理机构。在移交档案前，应确保档案材料的完整性和准确性，并对档案进行最后的审核和整理。（二）离职档案处理1.员工离职后，人力资源部门应将员工档案中的部分材料进行留存备份，以备后续查询和审计使用。留存材料包括劳动合同、绩效考核记录、奖励与惩罚文件等与员工工作表现和劳动关系相关的重要材料。2.对离职员工的档案进行封存，封存期限按照国家有关规定执行