村档案工作管理制度

PAGE村档案工作管理制度一、总则（一）目的为加强本村档案工作的规范化、科学化管理，有效保护和利用档案资源，为村庄的发展、决策、管理等提供有力支持，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本村各类档案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：本村档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映本村各项工作的实际情况，数据准确无误。3.及时归档原则：各项工作形成的档案应及时整理归档，不得积压。4.方便利用原则：档案管理应便于查询、借阅和使用，提高档案利用效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以村党支部书记为组长，村委会主任为副组长，各相关部门负责人为成员的档案管理领导小组。负责统筹协调本村档案工作，制定档案工作发展规划和年度计划，审议档案工作重大事项。（二）档案管理人员职责1.档案收集：负责收集本村在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料。2.档案整理：按照档案管理的有关规定，对收集的档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作。3.档案保管：妥善保管档案，做好档案库房的安全防范工作，确保档案的安全与完整。4.档案利用：负责档案的查阅、借阅登记和服务工作，根据规定为利用者提供档案信息。5.档案统计：定期对档案的收进、移出、整理、利用等情况进行统计，向上级主管部门报送档案统计报表。6.档案鉴定与销毁：对已超过保管期限的档案进行鉴定，提出销毁意见，经批准后实施销毁工作，并做好销毁记录。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.党群工作类：村党组织建设、党员管理、思想政治工作等方面形成的文件材料。2.行政管理类：村委会工作计划、总结、会议记录、决议、合同协议、人事任免等文件材料。3.经济发展类：本村产业规划、招商引资、财务收支、资产清查等文件材料。4.社会事务类：民政、社保、计生、教育、卫生、文化等方面的文件材料。5.农业农村类：农业生产、农村建设、土地管理、水利设施等方面的文件材料。6.其他类：反映本村特色、重大活动、突发事件等方面的文件材料。（二）收集要求1.各部门和个人应及时将工作中形成的档案材料收集齐全，不得遗漏。2.收集的档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续完备。3.对于电子文件，应同时收集其元数据信息，并确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）归档时间1.当年形成的档案，应在次年上半年完成归档工作。2.对于重大活动、重点项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时归档。（四）归档程序1.各部门将收集整理好的档案材料移交至档案管理人员。2.档案管理人员按照档案分类方案对档案进行分类、编号。3.编制档案目录，将档案的编号、名称、日期、保管期限等信息录入档案管理系统。4.装订成册，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、年度等信息。四、档案的整理与分类（一）整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法采用年度机构（问题）保管期限的分类方法。1.年度：按照文件形成的年度进行分类。2.机构（问题）：根据文件内容所涉及的部门或问题进行分类。3.保管期限：根据档案的重要程度和保存价值，将档案划分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种保管期限。（三）编号规则档案编号采用“年度+机构（问题）代码+顺序号”的形式。1.年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。2.机构（问题）代码：根据分类方案，为每个机构或问题赋予一个两位代码，如“01”表示党支部，“02”表示村委会等。3.顺序号：按照档案在该类别中的排列顺序，从“001”开始依次编号。（四）编目要求1.编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限、密级等信息。2.目录应打印或书写清晰，一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册作为检索工具。3.档案目录应定期更新，确保与档案实际情况相符。五、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。档案库房应保持清洁、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%Rh60%之间。（二）档案装具采用符合国家标准的档案柜、档案盒等装具，对档案进行分类存放。档案柜应排列整齐，便于查找和管理。（三）档案存放按照档案分类方案，将档案依次存放在档案柜中。同一类别的档案应集中存放，不同保管期限的档案应分开存放。（四）安全管理1.建立健全档案库房安全管理制度，配备必要的消防器材和安全设施。2.档案管理人员应定期对档案库房进行检查，确保档案的安全。3.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需进入的，应经档案管理部门负责人批准，并进行登记。4.做好档案的防盗、防火、防潮、防虫、防鼠等工作，定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理。六、档案的利用（一）利用原则1.严格遵守国家有关法律法规和保密规定，确保档案信息的安全。2.本着方便利用的原则，为利用者提供优质、高效的服务。3.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理和利用。（二）利用范围1.本村内部各部门因工作需要查阅档案。2.上级主管部门、相关单位因工作需要查阅档案。3.村民因合法权益需要查阅与其自身相关的档案。（三）利用手续1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.档案管理人员对查阅申请进行审核，符合规定的予以批准，并提供相应的档案。3.查阅档案应在档案管理人员指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案库房。4.如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并进行登记。（四）借阅手续1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限、借阅范围等信息，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意。2.档案管理人员对借阅申请进行审核，符合规定的予以批准，并办理借阅手续。3.借阅档案应使用档案管理人员提供的专用借阅袋，不得自行拆封、涂改、转借。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。5.借阅人员应按时归还档案，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理人员，并承担相应的责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则定期对档案进行鉴定，准确判定档案的保存价值，确保档案的真实性、完整性和系统性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。负责对档案进行鉴定工作。（三）鉴定方法1.根据档案的形成时间、内容、来源、保管状况等因素，综合分析档案的保存价值。2.对保管期限已满的档案，应重点审查其是否仍具有查考利用价值。3.对于涉及重要历史事件、重大决策、关键业务等方面的档案，应适当延长保管期限。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐卷审查，提出销毁意见。2.将销毁意见报档案管理领导小组审批。3.经批准后，编制《档案销毁清册》，注明档案编号、名称、日期、保管期限等信息。4.按照规定的程序进行销毁，销毁时应指定专人负责监销，并在《档案销毁清册》上签字。5.销毁完毕后，将《档案销毁清册》归档保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理的效率和水平，为档案利用提供更加便捷的服务。（二）信息化管理内容1.建立档案管理信息系统，将档案的基本信息、目录信息、数字化副本等录入系统，实现档案信息的计算机检索和管理。2.对重要档案进行数字化处理，形成电子档案，实现档案的在线查阅和利用。3.利用信息化手段对档案的收集、整理、保管、利用等环节进行全程监控和管理，提高档案管理的规范化程度。（三）数据安全与维护1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。2.定期对档案管理信息系统进行维护和更新，确保系统的正常运行。3.做好电子档案的数据备份工作，防止数据丢失。九、监督与检查（一）监督检查机制建立健全档案工作监督检查机制，定期对档案工作进行检查和评估。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。3.档案管理设施设备的配备和使用情况。4.档案信息化建设情况。（三）检查方式1.定期检查：每年组织一次全面