测绘成果档案管理制度

PAGE测绘成果档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司测绘成果档案的管理，确保测绘成果档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥测绘成果档案在公司生产、经营、管理和技术创新中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及测绘成果档案的部门、项目组及相关人员。（三）基本原则1.统一管理原则公司设立专门的测绘成果档案管理机构，对全公司的测绘成果档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.分级负责原则按照档案形成部门和保管期限，实行分级管理，明确各部门和人员在测绘成果档案管理中的职责，确保档案管理工作落到实处。3.安全保密原则严格遵守国家有关保密法律法规，采取有效措施确保测绘成果档案的安全，防止档案信息的泄露、篡改和丢失。4.方便利用原则在确保档案安全保密的前提下，充分考虑公司生产、经营和管理的需要，为档案的查阅、利用提供便利条件，提高档案的利用效率。二、管理机构与职责（一）档案管理部门公司设立测绘成果档案管理科，负责全公司测绘成果档案的集中统一管理。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关测绘成果档案管理的法律法规和行业标准，制定公司测绘成果档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管公司各类测绘成果档案，确保档案的完整、准确、系统。3.建立健全测绘成果档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。4.按照国家有关规定，对测绘成果档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。5.负责对公司各部门测绘成果档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理培训，提高档案管理人员的业务水平。6.负责测绘成果档案的统计工作，及时准确地向上级主管部门报送档案统计报表。7.积极推进测绘成果档案信息化建设，实现档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。（二）项目负责人各测绘项目负责人为本项目测绘成果档案管理的第一责任人，负责组织本项目测绘成果档案的收集、整理、归档等工作，并确保项目档案符合公司档案管理要求。其主要职责包括：1.按照公司档案管理规定，组织项目组人员及时整理项目过程中形成的各类文件材料，确保档案的齐全、完整。2.对项目档案进行初步审核，确保档案内容真实、准确、规范，签署审核意见后向档案管理部门移交。3.协助档案管理部门做好项目档案的查阅、利用等工作，提供必要的信息和支持。（三）档案管理人员档案管理人员应具备专业的档案管理知识和技能，熟悉测绘业务流程，负责具体的档案管理工作。其主要职责包括：1.负责测绘成果档案的日常接收、整理、分类、编号、装订等工作，确保档案整理规范、有序。2.按照档案保管期限和分类方案，对档案进行科学存放，便于查找和利用。3.严格执行档案借阅、查阅制度，做好档案借阅登记和归还工作，确保档案的安全。4.定期对档案进行检查、核对，发现问题及时报告并采取措施进行处理。5.负责档案管理系统的操作和维护，及时录入、更新档案信息，确保档案数据的准确和完整。三、测绘成果档案的形成与收集（一）测绘成果档案的范围1.测绘项目任务书、技术设计书、技术总结等文件材料。2.测绘仪器设备的检定证书、校准记录等资料。3.测绘原始观测数据、计算资料、成果图件等。4.测绘项目过程中形成的各类检查报告、验收报告等文件。5.与测绘项目相关的其他有保存价值的文件材料。（二）档案形成要求1.测绘项目实施过程中，项目组人员应按照国家有关测绘技术规范和公司质量管理体系要求，认真做好各项记录和文件材料的形成工作，确保档案内容真实、准确、完整。2.文件材料应使用耐久性强的书写材料和载体，字迹清晰，图像完整，签字盖章齐全。3.电子文件应采用通用格式存储，并确保其可读性和可移植性，同时按照规定进行备份。（三）档案收集程序1.项目完成后，项目负责人应及时组织项目组人员对项目档案进行收集整理，形成项目档案卷册。2.项目负责人对整理后的档案进行初步审核，确认无误后填写档案移交清单，向档案管理部门移交。3.档案管理部门对接收的档案进行认真核对，如发现问题及时与项目负责人沟通，要求补充或修正。四、测绘成果档案的整理与归档（一）整理原则测绘成果档案应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类按照测绘成果的种类、性质、时间等因素进行分类，一般可分为地形测量档案、地籍测量档案、工程测量档案等类别。2.编号对每一类测绘成果档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和管理。编号可采用年度+项目编号+档案顺序号的方式。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，确保目录清晰、准确，便于查阅。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。（三）归档要求1.档案整理完毕后，应按照分类方案和编号顺序进行归档，装入专门的档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号等信息。2.电子档案应按照规定的存储格式和命名规则进行存储，并建立相应的电子档案目录，与纸质档案相对应。3.档案归档时，应编制档案归档清单，详细记录档案的类别、编号、数量等信息，一式两份，一份由档案管理部门留存，一份交项目负责人保存。五、测绘成果档案的保管（一）保管场所公司应设立专门的测绘成果档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。（二）保管方式1.纸质档案应按照档案类别、保管期限等进行分类存放，排列有序，便于查找。2.电子档案应采用磁带、光盘、硬盘等存储介质进行备份，并分别存储在不同的物理位置，防止数据丢失。同时，应定期对电子档案进行检查和维护，确保数据的完整性和可读性。3.对重要的测绘成果档案应实行异地备份保管，以应对突发情况。（三）保管期限测绘成果档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具体保管期限按照国家有关规定和公司实际情况确定。1.永久保管的档案具有重要历史价值和科学研究价值的测绘成果档案。涉及国家机密、国家安全和重大利益的测绘成果档案。2.长期保管的档案一般的地形测量、地籍测量、工程测量等成果档案，保管期限为10年以上（含10年）。公司重要项目的测绘成果档案，保管期限根据项目重要性和实际需要确定，但不少于10年。3.短期保管的档案一般性的测绘项目成果档案，保管期限为5年以下（不含5年）。（四）档案检查与维护1.档案管理部门应定期对测绘成果档案进行检查，检查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，发现问题及时处理。2.每年应对档案库房进行全面检查，对档案存储设备进行维护和保养，确保档案保管环境符合要求。3.对超过保管期限的档案，应按照规定进行鉴定，确定是否需要销毁。对仍有保存价值的档案，应延长保管期限。六、测绘成果档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则严格遵守国家有关法律法规和公司档案管理制度，确保测绘成果档案的利用合法合规。2.审批登记原则档案利用应经过严格的审批程序，办理登记手续，明确利用目的、范围和期限等。3.确保安全原则在档案利用过程中，应采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息的泄露、篡改和丢失。（二）利用范围1.公司内部各部门因生产、经营、管理等工作需要查阅测绘成果档案。2.公司外单位因工作需要查阅测绘成果档案，应按照国家有关规定和公司审批程序办理相关手续。3.因国家法律法规规定或司法机关办案需要，查阅测绘成果档案的，应提供相应的证明文件，并按照公司规定办理查阅手续。（三）利用程序1.档案利用者应填写档案利用申请表，注明利用目的、范围、期限等内容，经所在部门负责人审核签字后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对利用申请表进行审核，符合规定的，予以批准，并开具档案查阅通知单。3.档案利用者凭档案查阅通知单到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应按照规定提供档案，并做好查阅登记工作。4.档案利用者如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。复印、摘录的档案内容应与原件一致，并注明出处。5.档案利用完毕后，档案利用者应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行认真核对，确保档案完好无损。（四）利用期限档案利用期限应根据利用目的和实际需要确定，一般不得超过规定的期限。如需延长利用期限，应重新办理审批手续。七、测绘成果档案的保密与安全（一）保密制度1.公司应建立健全测绘成果档案保密制度（制度内容可参考国家相关法律法规和行业标准，详细列举保密措施和要求），明确保密责任，加强对档案管理人员和利用者的保密教育。2.对涉及国家机密、商业秘密等重要测绘成果档案，应严格按照保密规定进行管理，采取加密存储、专人保管、限制查阅等措施，防止档案信息的泄露。3.档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得擅自泄露档案内容，不得将档案带出规定的保管场所。4.档案利用者应严格遵守保密制度，不得擅自复制、传播档案内容，如需对外提供档案信息，应按照国家有关规定和公司审批程序办理相关手续。（二）安全制度1.公司应加强测绘成果档案库房的安全管理，配备必要的安全设施和设备，如消防器材、防盗报警装置等，确保档案库房的安全。2.建立健全档案安全检查制度，定期对档案库房进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。3.对档案管理人员进行安全培训，提高其安全意识和应急处理能力，确保在突发情况下能够迅速采取有效措施保护档案安全。4.加强对档案存储设备的管理，定期对存储设备进行维护和保养，防止数据丢失或损坏。同时，应对存储设备进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。八、测绘成果档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立测绘成果档案鉴定小组，由档案管理部门、业务部门和相关技术专家组成，负责对超过保管期限的测绘成果档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.依据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定测绘成果档案鉴定标准。鉴定标准应明确档案的价值判断、保管期限确定等内容。2.对档案的鉴定应从档案的内容、历史价值、现实利用价值等方面进行综合评估，确保鉴定结果的科学性和准确性。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对超过保管期限的档案进行清理，列出需鉴定的档案清单，并提交鉴定小组。2.鉴定小组对需鉴定的档案进行逐一审查，根据鉴定标准，确定档案的存毁意见。3.对鉴定为销毁的档案，应编制档案销毁清单，经公司主管领导批准后