招投标合同制度流程规范

PAGE招投标合同制度流程规范一、总则（一）目的为了规范公司/组织的招投标合同管理流程，确保招投标活动的合法性、公正性和透明度，保护公司/组织的合法权益，提高经济效益，特制定本制度流程规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及招投标及合同签订、履行、变更、终止等相关活动。（三）基本原则1.合法性原则：招投标及合同活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保各项行为合法合规。2.公正性原则：遵循公平、公正的原则，对待所有参与招投标的主体，不偏袒任何一方。3.透明度原则：招投标过程及合同条款应保持透明，接受内部监督和相关部门的检查。4.效益性原则：在保证质量和合规的前提下，追求经济效益最大化，降低成本，提高资源利用效率。二、招投标流程规范（一）招标前期准备1.项目需求确定业务部门根据公司/组织的战略规划和实际业务需求，提出招标项目申请，明确项目的目标、范围、技术要求、质量标准、时间节点等关键要素。组织相关部门对项目需求进行评审，确保需求的合理性、完整性和可行性。2.招标小组组建成立招标小组，成员包括业务部门代表、技术专家、法务人员、财务人员等。招标小组负责整个招投标活动的组织、协调和决策。明确招标小组各成员的职责分工，确保工作有序开展。3.招标文件编制招标小组根据项目需求编制招标文件，招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款、技术规格、投标文件格式等内容。招标文件中的条款应清晰明确，避免模糊不清或歧义性表述，确保投标人能够准确理解招标要求。对招标文件进行审核，确保其符合法律法规和公司/组织的相关规定。（二）招标公告发布1.根据项目特点和需求，选择合适的招标公告发布渠道，如公司官网、专业招标平台、行业媒体等。2.在招标公告中明确招标项目的基本信息、报名条件、报名时间、投标截止时间、开标时间和地点等关键内容。3.对潜在投标人的资格进行预审，要求其提供营业执照、资质证书、业绩证明、财务状况等相关资料，确保其具备参与投标的资格和能力。（三）投标文件受理1.接收潜在投标人提交的投标文件，对投标文件的完整性、密封性进行检查。2.对投标文件进行登记，记录投标文件的提交时间、投标人名称及联系方式等信息。（四）开标1.按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议，开标会议由招标小组主持。2.开标时，当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标报价、投标文件的主要内容等信息。3.对开标过程进行记录，并存档备查。（五）评标及定标1.评标委员会组建：评标委员会由招标人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数。其中，技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。2.评标：评标委员会按照招标文件规定的评标办法，对投标文件进行评审和比较。评标过程中，可要求投标人对投标文件中的有关问题进行澄清或说明，但不得改变投标文件的实质性内容。3.定标：评标委员会根据评标结果，推荐中标候选人或直接确定中标人。招标人根据评标委员会的推荐意见，确定中标人，并向中标人发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标的投标人。三、合同签订流程规范（一）合同谈判1.中标通知书发出后，招标人与中标人进行合同谈判。谈判内容主要包括合同条款的细化、合同价格的确定、合同履行期限、质量标准、违约责任等。2.谈判过程中，双方应充分沟通，协商一致，确保合同条款符合双方的意愿和利益。3.谈判结果应形成书面记录，双方代表签字确认。（二）合同起草1.根据谈判结果，由法务人员或相关专业人员起草合同文本。合同文本应符合法律法规和公司/组织的相关规定，明确双方的权利和义务。2.合同文本应包括合同首部、正文、附件等部分，正文部分应涵盖合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。3.对合同文本进行审核，确保其内容完整、条款清晰、逻辑严谨、合法合规。（三）合同审批1.将起草好的合同文本提交给相关部门进行审批，审批部门包括业务部门、法务部门、财务部门等。2.业务部门主要审核合同是否符合项目需求和业务实际情况；法务部门审核合同的合法性和风险防范措施；财务部门审核合同的价款支付方式、结算周期等财务条款。3.各审批部门应在规定的时间内完成审批，并签署审批意见。如发现合同存在问题，应及时反馈给起草部门进行修改。（四）合同签订1.合同经审批通过后，由双方授权代表在合同上签字盖章。签字盖章应确保合同的真实性和有效性。2.对合同签订过程进行记录，并存档备查。合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，以便各部门履行各自的职责。四、合同履行流程规范（一）合同交底1.合同签订后，由业务部门组织相关人员进行合同交底，向参与合同履行的人员详细介绍合同的主要内容、双方的权利义务、履行要求、注意事项等。2.合同交底应形成书面记录，确保参与合同履行的人员清楚了解合同要求。（二）履行计划制定1.根据合同约定，业务部门制定合同履行计划，明确合同履行的各个阶段、时间节点、责任人等。2.履行计划应具有可操作性和可监控性，确保合同能够按时、按质履行。（三）合同执行1.各部门按照合同履行计划和各自的职责，组织实施合同履行工作。在履行过程中，应严格遵守合同约定，确保各项工作符合质量标准和时间要求。2.建立合同履行台账，对合同履行情况进行详细记录，包括合同执行进度、款项支付情况、质量验收情况、变更情况等。3.定期对合同履行情况进行检查和评估，及时发现问题并采取措施加以解决。（四）合同变更1.在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款，应按照以下程序进行：提出变更申请：由合同执行部门或相关业务部门提出合同变更申请，说明变更的原因、内容及对合同履行的影响。变更评估：对变更申请进行评估，分析变更的必要性、可行性和风险，评估变更对合同价格、履行期限、质量标准等方面产生的影响。协商一致：与对方就合同变更事项进行协商，达成一致意见后签订书面的合同变更协议。变更审批：将合同变更协议提交给相关部门进行审批，审批流程与合同签订时相同。变更执行：按照变更协议的要求，组织实施合同变更工作，并及时调整合同履行计划和台账。2.合同变更应遵循合法、公平、合理的原则，确保变更后的合同条款符合双方利益和法律法规要求。（五）合同付款1.财务部门根据合同约定和合同履行情况，审核付款申请。付款申请应包括付款金额、付款依据、收款方信息等内容。2.按照公司/组织的财务管理制度和审批流程，办理付款手续。付款时应确保资金安全，严格控制付款进度和金额。3.对合同付款情况进行记录，并存档备查。五、合同验收流程规范（一）验收准备1.在合同履行接近尾声时或达到约定的验收条件时，业务部门组织相关人员进行验收准备工作。2.明确验收标准和验收方法，准备验收所需的文件、资料、工具等。（二）验收实施1.按照验收标准和方法，对合同标的进行全面检查和测试，包括质量、数量、性能、规格等方面。2.验收过程中，可邀请专业技术人员或第三方检测机构参与，确保验收结果的准确性和公正性。3.对验收过程进行记录，形成验收报告。验收报告应包括验收依据、验收内容、验收结果、存在问题及整改建议等内容。（三）验收结果处理1.如验收合格，双方签署验收文件，确认合同履行完毕。2.如验收不合格，应根据合同约定和验收报告，要求对方限期整改。整改完成后，重新进行验收，直至验收合格为止。3.对验收过程中发现的问题进行分析总结，采取措施加以改进，避免类似问题在今后的合同履行中再次出现。六、合同终止流程规范（一）合同终止条件1.合同约定的履行期限届满，双方履行完毕合同义务，合同自然终止。2.合同履行过程中，因不可抗力、政策调整等原因导致合同无法继续履行，经双方协商一致，可以终止合同。3.一方严重违反合同约定，另一方有权解除合同，导致合同终止。（二）终止申请与审批1.符合合同终止条件的，由合同执行部门或相关业务部门提出合同终止申请，说明终止的原因、依据及对合同履行的影响。2.合同终止申请提交给相关部门进行审批，审批部门包括业务部门、法务部门、财务部门等。各审批部门应在规定的时间内完成审批，并签署审批意见。3.如涉及经济赔偿、债权债务清理等问题，应在合同终止前妥善处理完毕。（三）终止通知与交接1.合同终止申请经审批通过后，由提出方及时通知对方，并办理相关的交接手续。2.交接手续包括合同文件、资料、资产、债权债务等方面的交接，确保交接清楚，避免出现遗漏或纠纷。3.对合同终止过程进行记录，并存档备查。七、监督与检查（一）内部监督1.建立健全内部监督机制，定期对招投标及合同管理流程进行检查和评估。2.审计部门负责对招投标及合同活动进行审计监督，检查其合法性、合规性和效益性。3.纪检监察部门负责对招投标及合同活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护公司/组织的正常秩序。（二）外部监督1.