资料档案借阅管理制度

PAGE资料档案借阅管理制度一、总则（一）目的为了加强公司资料档案的管理，规范资料档案的借阅行为，确保资料档案的安全与完整，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、员工以及因工作需要借阅公司资料档案的外部单位和个人。（三）基本原则1.严格审批原则：借阅资料档案必须经过严格的审批流程，确保借阅用途合理、必要。2.安全保密原则：在资料档案借阅过程中，要采取有效措施确保资料档案的安全，防止信息泄露。3.限期归还原则：借阅资料档案必须按照规定的期限归还，不得逾期。二、资料档案的分类与编号（一）资料档案分类1.行政文件类：包括公司发布的各类规章制度、通知、报告等。2.业务合同类：公司签订的各类业务合同、协议等。3.财务档案类：会计凭证、账簿、报表等财务资料。4.人事档案类：员工个人信息、劳动合同、考勤记录等。5.技术资料类：公司的技术研发成果、产品设计图纸、工艺文件等。6.其他资料类：不属于以上分类的其他资料档案。（二）编号规则为便于资料档案的管理和查询，对各类资料档案进行统一编号。编号采用[具体编号方式]，例如：行政文件类编号为XZ[年份][序号]，业务合同类编号为YW[年份][序号]等。三、借阅申请与审批（一）借阅申请1.公司内部员工因工作需要借阅资料档案，应填写《资料档案借阅申请表》，注明借阅资料档案的名称、编号、借阅用途、预计归还日期等信息。2.外部单位和个人因工作需要借阅公司资料档案，应提前向公司相关部门提交借阅申请函，说明借阅的目的、范围、期限等，并加盖单位公章。（二）审批流程1.部门负责人审批：员工所在部门负责人对借阅申请进行审核，签署意见，确认借阅用途合理、必要后，报分管领导审批。2.分管领导审批：分管领导对借阅申请进行审批，对于涉及重要资料档案或敏感信息的借阅申请，需报公司总经理审批。3.档案管理部门审批：档案管理部门对审批通过的借阅申请进行最终审核，确认资料档案的可借阅性，并办理借阅登记手续。四、借阅期限与归还（一）借阅期限1.一般资料档案的借阅期限为[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。2.重要资料档案和涉及公司机密的资料档案借阅期限不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，须经公司总经理批准。（二）归还要求1.借阅人应在规定的借阅期限内归还所借资料档案，如需续借，应提前办理续借手续。2.归还资料档案时，借阅人应确保资料档案的完整性和准确性，不得擅自涂改、损坏、丢失资料档案。3.档案管理部门在收到归还的资料档案后，应进行认真核对，如发现资料档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。五、借阅资料档案的使用与保管（一）使用要求1.借阅人应按照借阅申请的用途使用所借资料档案，不得擅自转借、复印、传播资料档案内容。2.如需对资料档案进行复印或摘录，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可进行。复印或摘录的资料档案应注明出处，并妥善保管。（二）保管要求1.借阅人应妥善保管所借资料档案，不得将资料档案带出公司指定的借阅场所。如需带出公司，应经档案管理部门批准，并办理相关手续。2.在借阅期间，借阅人应确保资料档案的安全，防止资料档案被盗、被抢、被篡改等情况发生。如发生资料档案丢失或损坏等情况，借阅人应及时向档案管理部门报告，并承担相应的赔偿责任。六、保密规定（一）保密责任1.借阅人在借阅资料档案过程中，应严格遵守公司的保密制度，对所接触到的公司机密信息予以保密。2.档案管理部门工作人员在办理借阅登记、归还等手续时，应严格遵守保密规定，不得泄露资料档案的内容和借阅情况。（二）保密措施1.对于涉及公司机密的资料档案，应在借阅申请表中注明“机密”字样，并采取加密存储、专人保管等措施。2.借阅人在使用涉及公司机密的资料档案时，应在指定的保密场所进行，不得在公共场所谈论或传播资料档案内容。3.借阅人归还涉及公司机密的资料档案时，档案管理部门应进行严格的检查，确保资料档案的保密性。七、监督与检查（一）定期检查档案管理部门应定期对资料档案的借阅情况进行检查，包括借阅记录、归还情况、资料档案的完整性等，确保资料档案借阅管理制度的有效执行。（二）违规处理1.对于违反本制度规定的借阅行为，档案管理部门应及时制止，并视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理。2.对于因违规借阅导致公司资料档案丢失、损坏、泄露等情况的，应依法追究相关人员的责任，并要求其承担相应的赔