河南机关档案管理制度

PAGE河南机关档案管理制度一、总则（一）目的为加强河南机关档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在机关工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合河南机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于河南各级各类机关及其所属单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则机关档案工作实行统一领导、统一制度、统一标准、统一管理，确保档案管理工作的规范化和科学化。2.真实性原则档案应如实反映机关各项工作活动的真实情况，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集、整理机关在工作活动中形成的各种门类和载体的档案，确保档案的完整性。4.安全性原则采取有效措施，保障档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构与人员（一）档案管理机构1.设立专门档案管理部门河南各级机关应设立专门的档案管理部门，负责本机关档案的集中统一管理。档案管理部门应配备必要的办公设备和档案保管设施，确保档案管理工作的正常开展。2.明确档案管理职责档案管理部门负责制定档案管理制度、规划档案工作发展、组织档案收集整理、保管利用以及档案信息化建设等工作。同时，负责对机关各部门档案工作进行监督指导。（二）档案管理人员1.配备专业档案管理人员档案管理部门应配备具有档案专业知识和技能的管理人员，档案管理人员应具备大专以上学历，经过档案专业培训，并取得档案管理岗位资格证书。2.档案管理人员职责档案管理人员负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管、检索、利用等。同时，负责档案信息化系统的操作与维护，对档案数据进行备份和安全管理。此外，档案管理人员还应积极开展档案编研工作，为机关工作提供参考依据。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.文书档案收集机关在履行职能活动中形成的各种文件材料，包括收文、发文、内部文件、会议文件、工作计划、总结、统计报表等。2.科技档案收集机关在科研、基建、设备仪器等方面形成的文件材料，如科研项目立项报告、研究成果报告、基建工程图纸、设备仪器说明书等。3.人事档案收集机关工作人员的个人档案，包括履历、考核、任免、奖惩、工资、职称、党团组织关系等方面的材料。4.会计档案收集机关财务活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报表等文件材料。5.声像档案收集机关在工作活动中形成的照片、录音、录像等声像材料，如重大活动照片、会议录像、工作场景录音等。6.电子档案收集机关在信息化建设过程中形成的电子文件，包括办公自动化系统产生的文件、业务系统生成的数据文件等。（二）档案收集要求1.及时收集机关各部门应按照档案管理部门的要求，及时将本部门形成的档案材料移交档案管理部门，确保档案收集的及时性。2.完整齐全档案收集应做到全面、完整，不得遗漏重要文件材料。同时，要保证档案材料的质量，字迹清晰、格式规范、签署完备。3.真实可靠档案收集的文件材料应是原始的、真实的，不得篡改、伪造档案内容。（三）档案整理1.分类标准按照档案的形成领域、时间、来源、内容等因素，对档案进行科学分类。文书档案可采用年度机构保管期限分类法；科技档案可按项目分类；人事档案按类别分类；会计档案按年度保管期限分类；声像档案按内容分类；电子档案按载体和信息类别分类。2.整理方法档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。文书档案应进行装订、编页、编号、编目等工作；科技档案应绘制竣工图、填写档案目录等；人事档案应进行材料鉴别、分类排序、装订成册等；会计档案应进行凭证装订、账簿整理等；声像档案应进行标注、编目等；电子档案应进行元数据著录、格式转换等。四、档案的保管（一）保管场所1.建设专门档案库房机关应建设符合档案保管要求的专门库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。库房面积应根据机关档案数量和未来发展需求合理确定。2.配备必要的保管设备库房内应配备档案密集架、档案柜、温湿度调控设备、消防设备、防虫药品、防盗报警装置等保管设备，确保档案的安全保管。（二）档案保管要求1.分类存放档案应按照分类方案进行存放，不同门类、不同保管期限的档案应分开存放，便于查找和管理。2.定期检查档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。对发现的问题应及时采取措施进行处理，如修复破损档案、更换防虫药品等。3.数字化备份对重要档案应进行数字化备份，建立电子档案数据库，确保档案信息的长期保存和安全利用。数字化备份应采用异地存储等方式，防止数据丢失。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规利用档案利用应严格遵守国家法律法规和本机关档案管理制度，确保档案利用的合法性和规范性。2.服务机关工作档案利用应紧密围绕机关工作需要，为机关决策、行政管理、业务开展等提供有力支持。3.保护档案安全在档案利用过程中，应采取有效措施保护档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。（二）利用方式1.查阅机关工作人员因工作需要可到档案管理部门查阅档案，查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等。档案管理人员应按照规定提供档案，并做好查阅服务工作。2.借阅因特殊情况需要借阅档案的，应经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造档案内容。3.复制根据利用者的需求，档案管理部门可提供档案复制件。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制用途。复制件应加盖档案管理部门印章，与原件具有同等效力。（三）利用登记与统计1.利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记，登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案名称、数量等。2.利用统计定期对档案利用情况进行统计分析，统计内容包括利用人次、利用档案数量、利用目的分布等。通过统计分析，了解档案利用需求，为档案管理工作提供参考依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间、价值等因素，准确判断档案的保存价值。2.定期鉴定档案管理部门应定期对档案进行鉴定，一般每[X]年进行一次全面鉴定，确保档案鉴定工作的及时性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员、档案专家等组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定标准1.保管期限划分根据档案的重要程度、历史价值、现实利用价值等因素，将档案保管期限划分为永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）。2.销毁标准对失去保存价值的档案，经鉴定小组鉴定并报机关负责人批准后，予以销毁。销毁档案应符合国家有关规定，严禁擅自销毁档案。（四）销毁程序1.编制销毁清册对拟销毁的档案，档案管理部门应编制销毁清册，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等内容。销毁清册应一式两份，一份留存档案管理部门，一份报机关负责人审批。2.审批销毁经机关负责人批准后，档案管理部门应组织专人对档案进行销毁。销毁档案时，应指定监销人员，确保销毁工作的真实性和彻底性。监销人员应在销毁清册上签字，并注明销毁日期。3.销毁记录档案管理部门应将销毁档案的情况进行记录，包括销毁时间、地点、监销人员等信息。销毁记录应长期保存，以备查考。七、档案信息化建设（一）建设目标1.提高档案管理效率通过档案信息化建设，实现档案管理工作的自动化、信息化，提高档案收集、整理、保管、利用等工作的效率。2.提升档案服务水平利用信息化手段，为机关工作人员和社会公众提供更加便捷、高效的档案信息服务，满足多样化的档案利用需求。3.保障档案安全管理建立档案信息化安全管理体系，确保档案信息在存储、传输、利用过程中的安全。（二）建设内容1.档案管理系统建设构建功能完善的档案管理系统，实现档案的数字化采集、整理、存储、检索、利用等功能。档案管理系统应具备用户管理、权限管理、流程管理、数据备份与恢复等功能模块。2.档案数据库建设建立档案数据库，将纸质档案和电子档案进行数字化存储，形成统一的档案信息资源库。档案数据库应采用先进的数据库管理系统，确保数据的安全性、稳定性和可扩展性。3.档案数字化加工对纸质档案进行数字化加工，包括扫描、图像处理、数据挂接、存储等工作。数字化加工应遵循相关标准和规范，确保数字化档案的质量。4.档案信息化安全保障体系建设建立档案信息化安全保障体系，包括网络安全防护、数据安全加密、用户认证授权、安全审计等措施，保障档案信息的安全。（三）建设要求1.遵循标准规范档案信息化建设应遵循国家和行业相关标准规范，如《电子文件归档与电子档案管理规范》《纸质档案数字化技术规范》等，确保档案信息化建设的规范化和标准化。2.注重数据质量加强档案数字化加工过程中的质量控制，确保数字化档案的数据