学校档案管理制度及机构

PAGE学校档案管理制度及机构一、总则（一）目的学校档案是学校各项工作的真实记录，是学校发展历程的重要见证，也是学校教育教学、行政管理、科学研究等工作的重要依据。为加强学校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各年级组、各班级及全体教职工。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案实行集中统一管理，由学校档案管理机构负责全校档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则：全面收集学校在各项工作中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的齐全完整。4.准确性原则：档案的整理、分类、编号等要准确规范，便于查找和利用。5.安全性原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失、泄密等情况发生。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组学校成立档案管理领导小组，由校长担任组长，各副校长担任副组长，各部门负责人为成员。档案管理领导小组的职责如下：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案工作的规章制度和发展规划。2.指导、监督和检查学校各部门的档案工作，协调解决档案工作中的重大问题。3.审定学校档案管理机构的设置和人员配备，保障档案工作所需的经费和设备。4.定期听取档案工作汇报，对档案工作进行考核和评估。（二）档案管理机构学校设立综合档案室，作为学校档案管理的专门机构，负责全校档案的集中统一管理。综合档案室配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。综合档案室的职责如下：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，以及学校档案管理的规章制度。2.负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编研和利用等工作。3.指导学校各部门的档案工作，对兼职档案人员进行业务培训。4.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。5.开发档案信息资源，为学校的教育教学、行政管理、科学研究等工作提供服务。（三）各部门兼职档案人员职责学校各部门设立兼职档案人员，负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作。兼职档案人员的职责如下：1.负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作，确保文件材料的齐全完整。2.按照学校档案管理的要求，对本部门的档案进行分类整理，编制目录，装订成册。3.妥善保管本部门的档案，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.定期将本部门整理好的档案移交学校综合档案室。5.协助学校综合档案室做好档案的利用工作，提供相关档案资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围学校档案的收集范围包括以下几个方面：1.上级机关文件材料：包括上级党委、政府、教育行政部门等下发的与学校工作有关的文件、通知、指示等。2.学校党政管理文件材料：包括学校党委、行政制定的规章制度、工作计划、工作总结、会议记录、决议、决定等。3.教学文件材料：包括教学计划、教学大纲、课程标准、教材、教案、教学课件、考试试卷、学生成绩等。4.科研文件材料：包括科研项目申报书、研究报告、学术论文、著作、科研成果鉴定材料等。5.学生管理文件材料：包括学生学籍档案、奖惩记录、综合素质评价材料等。6.师资队伍建设文件材料：包括教师招聘、培训、考核、职称评定等方面的文件材料。7.财务文件材料：包括财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表等。8.基建文件材料：包括学校基本建设项目的规划、设计、施工、验收等方面的文件材料。9.设备仪器文件材料：包括学校教学、科研、行政等方面使用的设备仪器的购置、验收、使用、维护等方面的文件材料。10.外事文件材料：包括学校对外交流合作、出访来访等方面的文件材料。11.声像档案：包括学校重大活动、会议、教学科研成果等方面的照片、录音、录像等。12.电子档案：包括学校各部门形成的电子文件、数据等。（二）收集要求1.各部门兼职档案人员要及时收集本部门在工作中形成的文件材料，确保文件材料的齐全完整。2.对收集到的文件材料要进行认真核对，确保文件材料的真实性、准确性和完整性。3.对重要文件材料要进行备份，防止文件材料的丢失。4.收集的文件材料要按照学校档案管理的要求进行分类整理，便于归档。（三）整理方法1.分类：学校档案按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类。年度分类以文件形成的年度为依据；机构（问题）分类根据学校的组织机构或问题性质进行分类；保管期限分类按照档案的重要程度和保存价值分为永久、长期、短期三种。2.编号：对分类后的档案进行编号，编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则。编号方法可采用全宗号、年度号、保管期限号、目录号、案卷号等组成。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。案卷目录应包括案卷号、题名、年度、保管期限、页数、备注等内容；卷内文件目录应包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等内容。4.装订：对整理好的档案进行装订，装订应牢固、整齐，便于保管和利用。四、档案的保管（一）保管场所学校综合档案室应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序排列上架，便于查找和利用。2.对珍贵档案和易损档案应采取特殊的保管措施，如复制备份、专柜存放等。3.定期对档案进行清查和盘点，核对档案的数量、质量和保管状况，发现问题及时处理。（三）档案的鉴定与销毁1.鉴定：学校档案管理机构应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理人员和有关业务人员参加。鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，对档案的价值进行评估，确定档案的保管期限。2.销毁：对已到保管期限且无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。销毁档案应填写销毁清册，经学校档案管理领导小组批准后，由两人以上监销，并在销毁清册上签字。销毁清册应永久保存。五、档案的利用（一）利用范围学校档案的利用范围包括以下几个方面：1.为学校的教育教学、行政管理、科学研究等工作提供依据和参考。2.为学校的招生、就业、职称评定等工作提供证明材料。3.为社会有关方面提供学校的历史资料和信息。（二）利用方式1.查阅：利用者可到学校综合档案室查阅档案。查阅档案应填写查阅登记表，并遵守档案查阅的有关规定。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经学校档案管理机构负责人批准后，办理借阅手续。借阅档案应按时归还，不得转借他人。3.复制：利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经学校档案管理机构负责人批准后，由档案管理人员负责复制。复制档案应注明出处，并加盖学校档案管理机构印章。（三）利用要求1.利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换等。2.利用者不得擅自公布档案内容，如需公布档案内容，应经学校档案管理机构负责人批准。3.利用者在利用档案过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时向学校档案管理机构报告。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标学校应加强档案信息化建设，建立档案信息管理系统，实现档案的数字化管理和网络化利用。档案信息化建设应达到以下目标：1.实现档案信息的集中管理，提高档案管理的效率和水平。2.方便档案的查阅和利用，提高档案的服务质量。3.加强档案信息的安全保护，防止档案信息的泄露和丢失。（二）信息化管理措施1.档案数字化：对学校现有的档案进行数字化处理，将纸质档案转化为电子档案。档案数字化应按照国家有关标准和规范进行，确保电子档案的质量。2.档案信息管理系统建设：建立档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。档案