档案图纸管理制度

PAGE档案图纸管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案图纸的管理，确保档案图纸的完整性、准确性和安全性，便于档案图纸的查阅、利用和保存，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及档案图纸管理的部门和人员。（三）管理原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理部门，对档案图纸进行集中统一管理，确保档案图纸管理的规范性和一致性。2.真实性原则档案图纸应如实反映公司各项业务活动的实际情况，保证其真实性和可靠性。3.完整性原则档案图纸应涵盖公司业务活动的各个方面，保证其完整性和系统性。4.保密性原则对于涉及公司机密的档案图纸，应严格按照保密制度进行管理，确保其保密性和安全性。二、档案图纸的分类与编号（一）分类1.工程图纸包括建筑工程、机械工程、电气工程、化工工程等各类工程项目的设计图纸、施工图、竣工图等。2.产品图纸公司生产的各类产品设计图纸、装配图、零件图等。3.技术文件技术标准、规范、操作规程、工艺文件等。4.管理文件公司的各项管理制度、章程、会议纪要、报告等。5.其他图纸如地质勘察图、地形图、规划图等与公司业务相关的图纸。（二）编号1.编号规则档案图纸编号采用分类号+流水号的方式。分类号按照上述分类进行编制代码，流水号为每类档案图纸的顺序号。例如：工程图纸的编号为GC001，其中GC为工程图纸的分类号，001为流水号。2.编号管理档案管理部门负责档案图纸编号的统一编制和管理，确保编号的唯一性和系统性。编号一经确定，不得随意更改。如需更改，应办理相应的审批手续，并在档案图纸目录及相关记录中注明更改情况。三、档案图纸的收集与整理（一）收集1.来源档案图纸收集的来源包括公司内部各部门在业务活动中形成的图纸、外单位提供的与公司合作项目相关的图纸、通过购买或交换等方式获取的图纸等。2.收集要求各部门应指定专人负责档案图纸的收集工作，确保档案图纸的及时、完整收集。收集的档案图纸应保持原件的完整性，如有破损、缺页等情况，应及时进行修复或补充。对于电子图纸，应确保其格式正确、内容完整，并与纸质图纸保持一致。（二）整理1.分类整理档案管理人员按照档案图纸的分类标准，对收集到的档案图纸进行分类整理，确保同类档案图纸集中存放。2.编号标注对整理好的档案图纸进行编号标注，确保每一份档案图纸都有唯一的编号，并在图纸的相应位置加盖编号章。3.编制目录根据档案图纸的分类和编号，编制档案图纸目录。目录应包括档案图纸的编号、名称、日期、来源等信息，以便于查阅和管理。4.装订成册对于纸质档案图纸，应按照一定的顺序进行装订成册。装订时应注意保持图纸的平整、牢固，不得影响图纸的查阅和使用。对于电子档案图纸，应按照分类和编号进行存储，并建立相应的索引文件，以便于快速检索。四、档案图纸的归档与保管（一）归档1.归档时间档案图纸应在形成或收到后的规定时间内归档。一般情况下，工程图纸在项目竣工后一个月内归档，产品图纸在产品定型后半个月内归档，其他档案图纸在形成或收到后一周内归档。2.归档流程档案管理人员对整理好的档案图纸进行审核，确认无误后，填写档案图纸归档登记表，办理归档手续。归档登记表应包括档案图纸的编号、名称总数、日期、归档人等信息。档案图纸归档后，应按照规定的存储方式进行存放。（二）保管1.保管环境档案图纸应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。2.存储方式档案图纸应按照分类和编号顺序存放，便于查阅和管理。对于纸质档案图纸，应存放在档案柜中，档案柜应定期进行检查和维护，确保其完好无损。对于电子档案图纸，应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.保管期限档案图纸的保管期限根据其重要性和使用价值确定。一般分为短期、中期和长期保管。短期保管期限为15年，中期保管期限为515年，长期保管期限为15年以上。具体保管期限由档案管理部门根据实际情况确定，并在档案图纸目录中注明。4.定期检查档案管理人员应定期对档案图纸进行检查，确保其保管状况良好。检查内容包括档案图纸的完整性、准确性、存储环境等。对于发现的问题，应及时采取措施进行处理，并记录在案。五、档案图纸的查阅与利用（一）查阅权限1.内部查阅公司内部人员因工作需要查阅档案图纸时，应填写档案图纸查阅申请表，注明查阅的档案图纸编号、名称、查阅目的等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。查阅申请表应留存档案管理部门备案。2.外部查阅外单位人员因工作需要查阅公司档案图纸时，应提前与公司相关部门联系，说明查阅的目的及内容。经公司主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并对查阅过程进行监督。查阅人员不得擅自复制、拍照、抄录档案图纸内容。如需复制，应按照公司相关规定办理审批手续。（二）利用方式1.借阅公司内部人员因工作需要借阅档案图纸时，应填写档案图纸借阅申请表，注明借阅的档案图纸编号、名称、借阅期限等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如需延长借阅期限，应办理续借手续。档案管理人员应对借阅的档案图纸进行登记，并在借阅期满后及时收回。收回时应检查档案图纸的完整性和准确性，如有损坏或丢失，应追究借阅人的责任。2.复制公司内部人员因工作需要复制档案图纸时，应填写档案图纸复制申请表，注明复制的档案图纸编号、名称、复制份数等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理复制手续。档案管理人员应对复制的档案图纸进行登记，并按照规定收取复制费用。复制的档案图纸应加盖“复制件”章，并注明复制日期和复制人。3.现场查阅对于一些不宜借阅或复制的档案图纸，档案管理部门可根据实际情况安排查阅人员到档案库房进行现场查阅。现场查阅时，档案管理人员应提供必要的协助，并对查阅过程进行监督。查阅人员不得在档案库房内吸烟、喝水、吃东西等，不得擅自对档案图纸进行涂改、标记等操作。六、档案图纸的鉴定与销毁（一）鉴定1.鉴定时间档案管理部门应定期对保管期满的档案图纸进行鉴定，一般每年进行一次。2.鉴定组织成立档案图纸鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、技术专家等组成。鉴定小组负责对档案图纸的鉴定工作进行组织和实施。3.鉴定内容鉴定小组应根据档案图纸的保管期限、重要性、使用价值等因素，对档案图纸进行全面审查。审查内容包括档案图纸的完整性、准确性、真实性、保密性等。对于仍有保存价值的档案图纸，应继续保管；对于已无保存价值的档案图纸，应提出销毁意见。（二）销毁1.销毁审批经鉴定小组鉴定后，确需销毁的档案图纸，应填写档案图纸销毁申请表，注明销毁的档案图纸编号、名称、数量、销毁原因等信息，经公司主管领导审批后，方可进行销毁。2.销毁方式档案图纸的销毁方式应根据其载体形式确定。对于纸质档案图纸，应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁；对于电子档案图纸，应采用数据擦除或格式化等方式进行销毁。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、销毁方式、执行人员等信息。3.监销档案图纸销毁时，应安排专人进行监销。监销人员应对销毁过程进行全程监督，确保销毁工作彻底、无误。销毁工作完成后，监销人员应在档案图纸销毁申请表上签字确认。七、档案图纸的保密管理（一）保密措施1.人员管理档案管理人员应经过严格的审查和培训，签订保密协议，明确其保密责任和义务。档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案图纸的内容。2.存储管理档案图纸的存储设备应设置密码保护，并定期更换密码。存储设备应存放在安全可靠的地方，防止被盗或损坏。对于涉及公司机密的档案图纸，应采用加密存储等技术手段进行保护。3.查阅管理严格控制档案图纸的查阅权限，查阅人员应在规定的范围内查阅档案图纸，不得擅自扩大查阅范围。查阅过程中，档案管理人员应进行监督，防止查阅人员泄露档案图纸内容。对于涉及公司机密的档案图纸，查阅人员应签署保密承诺书。4.传递管理档案图纸的传递应采用安全可靠的方式，如专人送达、加密邮件等。传递过程中，应确保档案图纸的保密性和完整性。对于涉及公司机密的档案图纸，传递人员应签署保密承诺书。（二）保密监督与检查1.监督机制公司设立保密监督机构，定期对档案图纸的保密管理工作进行监督检查。保密监督机构有权对档案管理人员的工作进行检查，对违反保密制度的行为进行调查和处理。2.检查内容保密监督检查的内容包括档案图纸的存储环境、查阅记录、传递记录等。对于发现的问题，应及时责令整改，并对相关责任人进行批评教育或处罚。八、档案图纸管理的信息化建设（一）信息化系统建设1.建立档案图纸管理系统公司应建立档案图纸管理信息化系统，实现档案图纸的电子化管理。档案图纸管理系统应具备档案图纸的录入、存储、检索、查询、借阅、复制、鉴定、销毁等功能，提高档案图纸管理的效率和准确性。2.数据录入与维护档案管理人员应及时将档案图纸的相关信息录入档案图纸管理系统，并定期对系统数据进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。（二）信息化安全管理1.网络安全档案图纸管理系统应采取必要的网络安全措施，如防火墙、入侵检测系统等，防止网络攻击和数据泄露。2.数据备份与恢复定期对档案图纸管理系统的数据进行备份，备份数据应存储在异地，以防止数据丢失。建立数据恢复机制，