理赔档案管理制度

PAGE理赔档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司理赔档案管理，确保理赔档案的完整、准确、系统和安全，提高理赔工作效率和质量，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有理赔业务档案的管理，包括但不限于各类保险理赔、事故理赔等相关档案资料。（三）基本原则1.真实性原则：理赔档案应如实反映理赔业务的全过程，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖理赔业务从受理到结案的所有相关资料，保证档案资料的全面性。3.准确性原则：档案信息准确无误，数据记录清晰，避免出现错误或歧义。4.保密性原则：严格保护理赔档案中涉及的客户隐私和商业机密，防止信息泄露。5.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的整理、分类、存储和保管，确保档案管理工作的标准化和规范化。二、管理职责（一）理赔部门职责1.负责理赔档案的收集、整理、初步审核和移交工作。2.按照规定的流程和要求，及时将理赔过程中产生的各类资料进行归档，确保档案的完整性和准确性。3.对理赔档案的日常管理进行监督和检查，发现问题及时整改。4.配合档案管理部门进行档案的查询、借阅等工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善理赔档案管理制度及相关流程。2.负责理赔档案的集中统一保管，建立健全档案保管设施，确保档案安全。3.对理赔档案进行分类、编号、编目等工作，建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.定期对理赔档案进行检查、清点和统计，对破损、变质等档案及时进行修复和处理。5.按照规定的期限和程序，对理赔档案进行鉴定和销毁。（三）其他部门职责（如财务、法务等）1.财务部门负责提供与理赔相关的费用核算资料，并协助核实档案中的财务信息。2.法务部门负责审核理赔档案中涉及的法律文件和条款，提供法律支持和指导。3.各部门应积极配合理赔档案管理工作，按照要求及时提供相关资料和信息。三、档案收集与整理（一）收集范围1.理赔申请材料：包括客户提交的理赔申请书、身份证明、保险合同、事故证明等相关文件。2.调查资料：如现场勘查记录、询问笔录、证人证言、鉴定报告、检验检测报告等。3.审批文件：各级审批环节的意见、批示、决议等。4.赔付记录：赔款计算书、支付凭证、理赔结案报告等。5.其他相关资料：与理赔业务有关的函件、会议纪要、往来文件等。（二）收集要求1.理赔人员应在理赔业务处理过程中及时收集相关资料，确保资料的完整性和及时性。2.对于客户提交的资料，应进行认真核对，确保资料真实有效，并要求客户签字确认。3.调查资料应详细、准确地记录调查过程和结果，相关人员应签字确认。4.审批文件应按照审批流程依次流转，确保审批意见清晰、明确，并由审批人签字盖章。（三）整理原则1.按照理赔案件的类别、时间顺序进行整理，确保档案资料的系统性和连贯性。2.每份理赔档案应单独装订成册，不同类别的资料应分别整理，不得混装。3.对每份资料进行编号，编号应具有唯一性，便于查询和管理。（四）整理方法1.分类：根据理赔业务类型，将档案分为财产险理赔档案、人身险理赔档案等大类，再根据具体险种和案件性质进行细分。2.排序：按照理赔流程的先后顺序，对每份档案中的资料进行排序，一般为理赔申请、调查资料、审批文件、赔付记录等。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、案件名称、客户姓名、理赔金额、档案日期、保管期限等信息，目录应清晰、准确，便于查阅。四、档案归档与存储（一）归档流程1.理赔人员整理好理赔档案后，填写档案移交清单，注明档案编号、案件名称、资料份数等信息。2.将档案移交清单及档案一并提交给档案管理部门。3.档案管理部门对移交的档案进行核对，确认无误后，在档案移交清单上签字，并将档案存入指定的档案库房。（二）存储方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存储。纸质档案应按照档案类别和保管期限进行分类存放，存放在专门的档案库房中，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.电子档案应进行备份存储，存储介质可选用光盘、硬盘等，备份应定期进行检查和更新，确保数据的安全性和完整性。电子档案应按照与纸质档案一致的分类方法进行存储，并建立电子档案索引，方便查询和利用。（三）保管期限1.理赔档案的保管期限根据国家法律法规和行业标准确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为[X]年，适用于一些简单的理赔案件或时效性较强的资料。3.中期保管期限为[X]年，适用于一般的理赔案件，具有一定的参考价值。4.长期保管期限为[X]年以上，适用于重大理赔案件、涉及法律纠纷的案件或具有重要历史意义的资料。五、档案查询与借阅（一）查询权限1.公司内部人员因工作需要查询理赔档案的，应填写档案查询申请表，注明查询目的、查询内容等信息。2.经所在部门负责人审批后，持申请表到档案管理部门进行查询。3.档案管理部门应根据查询申请表的内容，提供相应的档案资料，并做好查询记录。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅理赔档案的，应填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限等信息。2.经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅档案。3.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、损坏、转借他人，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门。（三）查阅登记1.档案管理部门应对档案的查询和借阅情况进行详细登记，包括查询或借阅日期、查询或借阅人姓名、所在部门、查询或借阅内容、审批意见等信息。2.登记记录应妥善保存，以备查阅和审计。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门、理赔部门及相关业务部门的人员组成，负责对到期理赔档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据理赔档案的保管期限、重要性、历史价值等因素，综合判断档案是否仍需保存。2.对于已过保管期限且无继续保存价值的档案，可考虑进行销毁。3.对于涉及法律纠纷、未了结事项或具有重要历史意义的档案，应适当延长保管期限。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，确定销毁清单。2.将销毁清单报公司领导审批。3.经批准后，由档案管理部门组织实施销毁工作，销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、监销人员等信息。4.销毁记录应妥善保存，以备查考。七、档案安全与保密（一）安全措施1.档案库房应配备必要的安全设施，如防火设备、防盗报警装置、温湿度控制设备等，确保档案的安全存储。2.定期对档案库房进行检查和维护，及时发现和排除安全隐患。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，防止因人为疏忽导致档案安全事故。（二）保密要求1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对理赔档案中涉及的客户隐私和商业机密予以保密。2.未经授权，不得向任何单位或个人泄露档案内容。3.在档案的