急救中心档案管理制度

PAGE急救中心档案管理制度一、总则（一）目的为加强急救中心档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在急救中心各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于急救中心各科室及全体工作人员在工作中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：急救中心档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映急救中心的工作实际情况，保证档案内容的真实性。3.保密性原则：对涉及急救中心机密、患者隐私等内容的档案，应严格保密，防止信息泄露。4.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门急救中心设立独立的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善急救中心档案管理制度。2.负责收集、整理、保管急救中心各类档案，确保档案的完整和安全。3.根据档案的内容和性质，进行科学分类、编号、编目，建立健全档案检索体系。4.负责档案的查阅、借阅、利用等服务工作，严格按照规定办理相关手续。5.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，按规定程序进行销毁。6.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。7.组织开展档案管理业务培训和宣传工作，提高全体工作人员的档案意识。（三）各科室职责1.负责本科室档案的收集、整理、移交工作，确保本科室档案的齐全、完整。2.明确专人负责档案管理工作，配合档案管理部门做好档案管理相关工作。3.按照档案管理部门的要求，及时将本科室形成的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理档案：包括急救中心的各项规章制度、工作计划、总结、会议记录、文件收发、人事档案、财务档案等。2.医疗业务档案：包括病历档案、急救记录、会诊记录、手术记录、护理记录、检验检查报告等。3.科研教学档案：包括科研项目申报书、研究成果、教学计划、教案、教学总结等。4.设备物资档案：包括设备采购合同、设备验收报告、设备维护记录、物资采购清单等。5.其他档案：包括上级部门下发的与急救中心工作相关的文件、资料，以及急救中心在对外交流、宣传等活动中形成的档案。（二）收集要求1.各科室应明确档案收集责任人，及时收集本科室工作中形成的各类档案，确保档案的及时、完整。2.档案收集应遵循真实性、完整性、准确性的原则，不得对档案内容进行涂改、伪造。3.对于重要的档案资料应进行备份，防止档案丢失或损坏。（三）整理方法1.分类：按照档案的性质和内容，将档案分为行政管理、医疗业务、科研教学、设备物资等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便快速检索档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、起止日期等信息。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、通风良好，并配备必要的消防器材和温湿度调节设备。（二）保管方式1.纸质档案应按照类别、年度、保管期限等顺序排列存放，便于查找和管理。2.电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的安全。3.对重要的档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。（三）保管期限1.急救中心档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括急救中心的重要规章制度、历史沿革、重大事件记录等。3.长期保管的档案保管期限为10年以上，主要包括医疗业务档案、科研教学档案等。4.短期保管的档案保管期限为110年，主要包括行政管理档案、设备物资档案等。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。3.清查结果应形成报告，上报急救中心领导，并对存在的问题提出整改意见。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案的正常使用和信息安全。2.档案利用应优先满足急救中心内部工作需要，为急救中心的管理、医疗、科研、教学等工作提供支持。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供档案查阅服务。查阅档案时，利用者应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经所在科室负责人和档案管理部门负责人批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期应办理续借手续。3.复制：对于需要复制的档案，利用者应填写复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，以保证其真实性和有效性。（三）利用手续1.利用者查阅、借阅档案时，应出示有效证件，并填写档案利用登记表，详细记录利用时间、利用内容、利用目的等信息。2.档案管理人员应按照规定对利用者的身份和利用目的进行审核，确保档案利用的合法性和合理性。3.借阅档案归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和保密性，如发现档案有损坏、丢失或信息泄露等情况，应及时追究利用者的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、准确判断、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.档案鉴定应根据档案的保管期限、现实利用价值等因素，综合考虑档案的保存必要性。（二）鉴定组织1.急救中心成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务专家、财务人员等组成。2.档案鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案销毁意见。（三）鉴定方法1.档案鉴定工作小组应逐卷审查档案的内容、价值和保管期限，对档案进行全面评估。2.对于保管期限已满但仍有利用价值的档案，应延长其保管期限；对于已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。（四）销毁程序1.经档案鉴定工作小组鉴定后，确需销毁的档案，应填写档案销毁申请表，报急救中心领导批准。2.档案销毁应在档案管理部门和相关科室人员的监督下进行，确保销毁过程的安全、彻底。3.档案销毁后，应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立急救中心档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。2.通过档案信息化建设，实现档案信息的快速检索、共享利用，为急救中心的决策提供支持。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对急救中心现有的纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.系统开发：开发档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全过程的信息化管理。3.安全保障：建立档案信息化安全保障体系，确保档案信息的安全存储和传输。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统