完善合同档案管理制度

PAGE完善合同档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥合同档案在公司经营管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门签订的各类合同档案的管理，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：合同档案由公司指定的档案管理部门统一负责收集、整理、保管和利用。2.真实完整原则：确保合同档案内容真实、准确、完整，不得擅自篡改或销毁。3.便于利用原则：建立科学合理的分类体系和检索工具，方便公司内部各部门查阅和使用合同档案。二、合同档案的收集与整理（一）收集范围公司各部门在签订合同后，应及时将合同文本及相关附件收集齐全，移交档案管理部门。合同相关附件包括但不限于合同审批表、招投标文件、往来函件、补充协议等。（二）收集要求1.合同签订部门应在合同签订后[X]个工作日内，将合同原件及附件一式两份提交给档案管理部门，其中一份由档案管理部门存档，另一份由合同签订部门留存备查。2.提交的合同文本应字迹清晰、内容完整，签字盖章齐全。如有修改，应在修改处加盖双方公章或签字确认。3.对于电子合同，应确保其格式规范、内容完整，并按照公司电子档案管理规定进行备份和存储。（三）整理方法1.档案管理部门收到合同档案后，应按照合同类别、签订时间、项目名称等进行分类整理。2.每份合同档案应编制唯一的档案编号，并建立相应的档案目录。档案编号应包含合同类别、年份、流水号等信息，以便于查询和管理。3.合同档案应按照顺序排列，附件应与合同正文一并装订。对于篇幅较多的合同附件，可单独成册，并在封面注明“合同附件[X]”及相关信息。4.在整理过程中，应检查合同档案的完整性和准确性，如有缺失或错误，应及时与合同签订部门沟通补充或更正。三、合同档案的保管（一）保管期限合同档案的保管期限根据合同性质和重要程度确定，一般分为短期、中期和长期。具体保管期限如下：1.短期保管合同：保管期限为[X]年，主要包括一般性的买卖合同、租赁合同等。2.中期保管合同：保管期限为[X]年，主要包括涉及金额较大、期限较长的合同，如重大项目合作合同、长期借款合同等。3.长期保管合同：保管期限为[X]年以上，主要包括涉及公司核心业务、知识产权、重大资产处置等重要合同，如技术合作合同、股权交易合同等。（二）保管方式1.纸质合同档案应存放在专门的档案柜中，按照档案编号顺序排列，便于查找和取用。档案柜应保持清洁、干燥，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.对于电子合同档案，应按照公司电子档案管理系统的要求进行存储和备份。电子档案应定期进行检查和维护，确保数据的安全性和完整性。3.档案管理部门应建立合同档案借阅登记制度，对档案的借阅情况进行详细记录，包括借阅时间、借阅人、借阅内容等。借阅人应在规定时间内归还档案，如因特殊原因需要延期借阅，应办理相关手续。（三）安全保护1.档案管理部门应采取必要的安全措施，确保合同档案的安全。如安装防火、防盗、防潮、防虫等设备，定期对档案进行检查和维护。2.严格限制无关人员进入档案库房，档案管理人员应妥善保管钥匙和密码，不得随意泄露。3.对于涉及公司商业秘密和敏感信息的合同档案，应按照公司保密制度的要求进行管理，严格控制查阅和使用范围。四、合同档案的利用（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅和使用合同档案。查阅和使用合同档案应遵循本制度的规定，不得擅自复制、外传或用于其他非工作目的。（二）利用流程1.查阅人应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅合同的名称、编号、查阅目的等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.档案管理部门收到查阅申请表后，应根据申请内容进行审核，如符合查阅条件，应安排专人陪同查阅，并提供必要的协助。3.查阅人应在指定的档案查阅室进行查阅，不得擅自将合同档案带出查阅室。如需复印或摘录合同档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅完毕后，查阅人应将合同档案归还档案管理部门，并在《合同档案查阅登记表》上签字确认。（三）利用限制1.涉及公司商业秘密、知识产权等敏感信息的合同档案，未经公司授权，不得对外提供查阅和使用。2.合同档案的利用应遵循合法、合规、合理的原则，不得损害公司利益和声誉。五、合同档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则合同档案的鉴定工作应定期进行，根据合同档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，确定是否需要继续保存或销毁。（二）鉴定流程1.档案管理部门应每年定期对合同档案进行清查，编制《合同档案鉴定意见书》，提出合同档案的存毁意见。2.《合同档案鉴定意见书》应提交公司档案鉴定小组进行审核。档案鉴定小组由公司分管领导、档案管理部门负责人、法务部门负责人等组成。3.档案鉴定小组应根据《合同档案鉴定意见书》进行审议，对拟销毁的合同档案进行逐一审核，并签署审核意见。4.经档案鉴定小组审核同意销毁的合同档案，应报公司总经理批准后，方可进行销毁。（三）销毁方法1.对于纸质合同档案，应采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，并确保销毁彻底，无法恢复。2.对于电子合同档案，应按照公司电子档案管理规定进行删除，并进行数据擦除处理，确保数据无法恢复。3.销毁合同档案时，应指定专人负责监销，并填写《合同档案销毁登记表》，记录销毁合同档案的名称、编号、数量、销毁时间、销毁方式等信息。监销人应在《合同档案销毁登记表》上签字确认。六、监督与检查（一）监督职责公司档案管理部门负责对合同档案管理工作进行日常监督和检查，确保合同档案管理工作符合本制度的要求。（二）检查内容1.合同档案的收集、整理、保管、利用等环节是否符合本制度的规定。2.合同档案的完整性、准确性、系统性是否得到保证。3.合同档案的安全保护措施是否落实到位。（三）检查方式1.定期检查：档案管理部门应每年定期对合同档案管理工作进行全面检查，形成检查报告，并向公司领导汇报。2.不定期抽查：档案管理部门可根据工作