涉密档案资料管理制度

PAGE涉密档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织涉密档案资料的管理，确保国家秘密和公司/组织商业秘密的安全，维护公司/组织的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内涉及国家秘密、商业秘密以及其他需要保密的档案资料的管理。包括但不限于文件、合同、图纸、数据、报告、会议记录等各类载体形式的涉密信息。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家有关保密法律法规以及行业标准，确保涉密档案资料管理工作合法合规。2.分级负责原则：按照涉密程度对档案资料进行分级，明确各级管理责任，确保管理工作落到实处。3.严格保密原则：采取有效措施，防止涉密档案资料的泄露、丢失和损坏，确保信息安全。4.便捷高效原则：在确保安全保密的前提下，合理优化管理流程，提高工作效率，满足公司/组织业务发展对涉密档案资料的需求。二、涉密档案资料的范围与密级划分（一）涉密档案资料的范围1.国家秘密类涉及国家政治、经济、军事、外交等方面的机密信息，如国家重大政策文件、国防科研数据等。依照国家保密法律法规确定为国家秘密的其他档案资料。2.商业秘密类公司/组织的核心技术、工艺、配方、设计方案等，如未公开的新产品研发资料、独特的生产工艺流程等。客户信息，包括客户名单、联系方式、交易记录、商业需求等。公司/组织的财务信息，如财务报表、预算方案、成本核算资料等。未公开的市场战略、营销策略、招投标文件等经营信息。3.其他需要保密类公司/组织内部制定的涉及重要管理决策、人事任免、内部规章制度等不宜公开的文件资料。与合作方签订的保密协议中约定需要保密的档案资料。（二）密级划分1.绝密级一旦泄露会使国家或公司/组织的安全和利益遭受特别严重损害的档案资料。如国家核心机密技术资料、公司/组织尚未公开的重大战略决策文件等。2.机密级泄露会使国家或公司/组织的安全和利益遭受严重损害的档案资料。例如重要的国防科研阶段性成果数据、公司/组织关键业务流程中的核心技术文档等。3.秘密级泄露会使国家或公司/组织的安全和利益遭受损害的档案资料。像一般性的商业合作协议、内部管理中的敏感人事信息等。三、涉密档案资料的管理职责（一）保密委员会职责1.全面领导公司/组织的保密工作，制定保密工作方针、政策和制度。2.审批涉密档案资料管理的重大事项，如密级调整、解密等。3.监督检查各部门保密工作的执行情况，对违反保密制度的行为进行处理。（二）档案管理部门职责1.负责制定和完善涉密档案资料管理制度，并组织实施。2.对涉密档案资料进行统一收集、整理、归档、保管和利用，确保档案资料的完整与安全。3.定期对涉密档案资料进行清查、核对，及时发现和处理问题。4.指导和监督各部门的涉密档案资料管理工作，开展保密培训和宣传教育。（三）各部门职责1.负责本部门产生的涉密档案资料的收集、整理和初步分类，并及时移交档案管理部门。2.严格执行公司/组织的涉密档案资料管理制度，对本部门保管和使用的涉密档案资料负责。3.明确专人负责本部门涉密档案资料的管理，确保涉密信息在流转过程中的安全。4.对本部门员工进行保密教育，提高员工的保密意识，防止涉密事件的发生。（四）涉密人员职责1.严格遵守公司/组织的保密制度，自觉履行保密义务。2.妥善保管自己工作中接触到的涉密档案资料，不得私自留存、复制、传播。3.在使用涉密档案资料时，按照规定的程序和要求进行操作，确保信息安全。4.发现涉密档案资料存在安全隐患或发生泄密事件时，及时报告并采取措施进行处理。四、涉密档案资料的收集与整理（一）收集要求1.各部门在工作过程中形成的涉密档案资料，应及时收集齐全，不得遗漏。2.对于重要会议、项目等活动产生的涉密文件资料，承办部门应在活动结束后[X]个工作日内收集整理完毕，并移交档案管理部门。3.收集涉密档案资料时，要确保资料的真实性、完整性和准确性，对不符合要求的资料应及时补充或修正。（二）整理规范1.档案管理部门按照分类标准对收集到的涉密档案资料进行整理。2.涉密档案资料应按照年度、保管期限、密级等进行分类编号，编制目录索引，便于查询和管理。3.对于电子文档形式的涉密档案资料，应按照规范的命名规则进行命名，并建立相应的电子存储目录结构，确保存储有序。4.整理过程中要对涉密档案资料进行检查，发现有损坏、模糊不清等情况的，应及时进行修复或复制。五、涉密档案资料的存储与保管（一）存储方式1.纸质档案：应存放在专门的保密档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.电子档案：存储在专用的服务器或存储设备上，采用加密存储技术，确保数据安全。存储设备应定期进行备份，备份数据应异地存放。3.存储环境要求：保密档案室温度应控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。电子存储设备应放置在稳定、安全的环境中，避免受到电磁干扰、温度变化等影响。（二）保管措施1.建立严格的档案出入库登记制度，对涉密档案资料的借阅、归还等情况进行详细记录。2.保密档案室应配备专人负责管理，管理人员应经过严格的保密审查和培训，具备良好的保密意识和业务能力。3.定期对涉密档案资料进行清查盘点，核对档案数量、存储位置等信息，确保档案资料的安全完整。4.对于超过保管期限或已失去保存价值的涉密档案资料，应按照规定的程序进行鉴定和销毁，销毁过程要有专人监督，并做好记录。六、涉密档案资料的借阅与使用（一）借阅审批1.因工作需要借阅涉密档案资料的，应填写《涉密档案资料借阅申请表》，注明借阅目的、内容、期限等信息。2.申请表经所在部门负责人审核签字后，报档案管理部门审批。档案管理部门根据借阅内容的密级和重要程度进行审批，绝密级档案资料需经保密委员会批准。3.审批通过后，借阅人凭审批后的申请表到档案管理部门办理借阅手续。（二）借阅期限1.涉密档案资料的借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.对于紧急情况下的借阅，借阅人应在借阅后尽快归还，最长借阅期限不得超过[X]小时，并及时向档案管理部门说明情况。（三）使用要求1.借阅人应严格按照批准的范围使用涉密档案资料，不得擅自扩大使用范围或转借他人。2.在使用过程中应妥善保管涉密档案资料，不得在非保密场所查阅、摘抄、复制，不得在连接外网设备上处理涉密信息。3.使用完毕后，借阅人应及时将涉密档案资料归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理部门应对归还的档案资料进行检查，确保资料完整无损。七、涉密档案资料的传输与共享（一）传输方式1.涉密档案资料的传输应采用加密传输技术，确保传输过程中的信息安全。2.严禁通过互联网、普通电子邮件等非加密方式传输涉密档案资料。3.对于需要传输的涉密档案资料，应提前与接收方沟通协调，确保传输渠道安全可靠。（二）共享原则1.涉密档案资料的共享应遵循最小化原则，严格控制共享范围，只向工作需要的人员提供必要的信息。2.共享涉密档案资料时，应按照规定的审批程序进行，明确共享目的、期限、使用要求等，并对共享过程进行监督。3.共享双方应签订保密协议，明确双方的保密责任和义务，确保涉密信息在共享过程中的安全。八、涉密档案资料的保密监督与检查（一）监督机制1.公司/组织建立保密监督检查机制，定期对各部门涉密档案资料管理情况进行检查。2.档案管理部门负责日常的保密监督检查工作，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.各部门应定期开展自查自纠，及时发现和解决本部门在涉密档案资料管理方面存在的问题。（二）检查内容1.涉密档案资料管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、存储、保管、借阅、使用、传输、共享等环节。2.保密设施设备的配备和运行情况，如保密档案室的安全设施、电子存储设备的加密措施等。3.涉密人员的保密意识和行为规范，是否存在违规操作、泄露涉密信息等情况。（三）违规处理1.对于违反涉密档案资料管理制度的行为，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理。2.对造成涉密档案资料泄露的责任人，依法依规追究其法律责任，并要求其采取措施消除泄密影响。3.因违规行为给公司/组织造成经济损失的，责任人应承担相应的赔偿责任。九、涉密档案资料的解密与销毁（一）解密程序1.涉密档案资料在保密期限届满后，由档案管理部门提出解密申请，填写《涉密档案资料解密申请表》。2.申请表经所在部门负责人审核签字后，报保密委员会审批。保密委员会根据档案资料的实际情况进行审查，决定是否解密。3.经批准解密的涉密档案资料，档案管理部门应及时调整其密级，并按照非涉密档案资料进行管理。（二）销毁规定1.对于已失去保存价值或需要销毁的涉密档案资料，档案管理部门应按照规定的程序进行鉴定和销毁。2.销毁涉密档案资料应采用安全可靠的方式，如粉碎、焚烧等，确保信息无法恢复。