企业专利档案管理制度

PAGE企业专利档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司专利档案管理，有效保护和利用专利信息资源，促进公司技术创新和知识产权保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及全体员工在专利创造、运用、保护等活动中形成的各类专利档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司专利档案由知识产权管理部门集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规和行业标准，规范专利档案管理工作。3.保密原则：对涉及公司商业秘密和技术秘密的专利档案，严格保密，防止信息泄露。4.方便利用原则：优化专利档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为公司科研、生产、经营等活动提供有效支持。二、管理职责（一）知识产权管理部门职责1.负责制定和完善公司专利档案管理制度，并组织实施。2.负责专利档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定和销毁等工作。3.负责建立和维护公司专利档案数据库，实现档案信息的数字化管理和共享。4.负责对公司各部门专利档案管理工作进行指导、监督和检查。5.负责提供专利档案的查询、借阅等服务，为公司决策和业务活动提供支持。（二）各部门职责1.负责本部门专利创造、运用、保护等活动中形成的专利档案的收集、整理，并及时移交知识产权管理部门归档。2.配合知识产权管理部门做好专利档案的管理工作，提供必要的协助和支持。3.严格遵守公司专利档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转让专利档案。（三）员工职责1.积极参与公司专利工作，及时将个人在专利活动中形成的相关文件资料提交给所在部门。2.妥善保管涉及专利的文件资料，不得私自留存、外传或泄露公司专利信息。3.配合公司做好专利档案管理工作，按照要求提供相关信息和资料。三、专利档案的收集与整理（一）收集范围1.专利申请阶段：包括专利申请书、说明书、权利要求书、附图、摘要等申请文件，以及与专利申请相关的技术交底书、检索报告、审查意见答复等。2.专利审批阶段：包括专利局发出的各类通知书、意见陈述书、补正书等文件。3.专利授权阶段：包括专利证书、专利登记簿副本等。4.专利维持阶段：包括年费缴纳凭证、专利年费监控记录等。5.专利运用阶段：包括专利转让合同、专利许可合同、专利作价入股协议等。6.专利保护阶段：包括专利侵权纠纷处理文件、专利无效宣告请求文件及相关证据等。7.其他与专利相关的文件资料，如专利奖励证书、专利项目总结报告等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责专利档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.对于在专利活动中形成的电子文件，应按照规定进行格式转换和存储，确保文件的可读性和可利用性。3.收集的专利档案资料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改或遗漏重要信息。（三）整理方法1.知识产权管理部门对收集到的专利档案资料进行分类整理，按照专利类型（发明、实用新型、外观设计）、申请时间、业务流程等进行分类编号。2.每份专利档案应编制目录，注明文件名称、编号、日期、来源等信息，便于检索和查阅。3.对于专利申请文件，应按照规定的格式和顺序进行排列，确保文件的规范性。四、专利档案的归档与保管（一）归档流程1.各部门收集整理好的专利档案资料，应定期移交知识产权管理部门。2.知识产权管理部门对移交的档案进行审核，核对档案的完整性和准确性，无误后办理归档手续。3.将归档后的专利档案资料按照分类编号顺序存放于专用档案柜或档案库中。（二）保管要求1.设立专门的专利档案保管场所，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.对专利档案进行分类存放，建立档案索引和检索目录，便于快速查找和利用。3.定期对专利档案进行清查盘点，核对档案数量和完整性，发现问题及时处理。4.对电子专利档案应进行备份存储，采用安全可靠的存储介质和存储方式，防止数据丢失。五、专利档案的检索与利用（一）检索方式1.建立专利档案数据库，通过计算机检索系统实现对专利档案信息的快速查询。2.提供手工检索工具，如档案目录索引、分类卡片等，方便用户进行传统方式的检索。（二）利用规定1.公司内部员工因科研、生产、经营等工作需要查阅专利档案的，应填写《专利档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到知识产权管理部门办理查阅手续。2.查阅专利档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或转借他人。3.如需复印专利档案资料，应经知识产权管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。4.外部单位或个人因工作需要查阅公司专利档案的，应提交正式申请函，说明查阅目的和范围，经公司主管领导批准后，由知识产权管理部门安排专人陪同查阅，并按照规定收取查阅费用。5.公司专利档案仅供内部使用，未经公司书面同意，任何单位和个人不得擅自公开或传播公司专利信息。六、专利档案的统计与鉴定（一）统计工作1.知识产权管理部门定期对专利档案的数量、类型、申请时间、授权情况等进行统计分析，形成统计报表。2.通过统计分析，掌握公司专利工作的发展态势，为公司决策提供数据支持。（二）鉴定工作1.定期对专利档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定工作由知识产权管理部门牵头，组织相关部门和专家组成鉴定小组进行。3.根据专利档案的重要性、时效性、完整性等因素，确定档案的保管期限分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）。4.对已到保管期限且无保存价值的专利档案，按照规定的程序进行销毁。七、专利档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司商业秘密和技术秘密的专利档案，应严格保密，明确保密责任人。2.在档案管理过程中，采取加密存储、限制访问权限等技术手段，防止信息泄露。3.与接触专利档案的人员签订保密协议，明确保密责任和义务。（二）安全管理1.加强专利档案保管场所的安全防范工作，安装监控设备，确保档案安全。2.制定档案安全应急预案，