小米档案归档制度改革

PAGE小米档案归档制度改革一、总则（一）目的为了加强小米公司档案管理工作，提高档案利用效率，确保档案的完整性、准确性和安全性，特制定本档案归档制度改革方案。（二）适用范围本制度适用于小米公司总部及各分支机构、子公司的各类档案归档管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：归档的档案应真实反映公司各项活动的实际情况，数据准确无误。3.便于利用原则：档案的整理和分类应便于查询和利用，提高工作效率。4.安全保密原则：加强档案的安全保密措施，防止档案信息泄露。二、档案分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括公司组织架构、规章制度、会议纪要、工作计划与总结、行政公文等。2.人力资源类：涵盖员工招聘、培训、考核、薪酬福利、劳动合同等相关文件。3.财务类：包含会计凭证、账簿、财务报表、审计报告、税务资料等。4.市场营销类：涉及市场调研、品牌推广、销售合同、广告宣传资料等。5.产品研发类：包括产品规划、设计文档、技术研发资料、测试报告等。6.供应链管理类：有采购订单、供应商资料、物流配送记录、库存管理文件等。7.法务合规类：涉及法律事务、合同审查、合规文件、知识产权保护等。8.其他类：不属于以上分类的其他重要文件和资料。（二）编号规则1.采用数字与字母相结合的方式进行编号。2.编号格式为：[分类代码][年份][流水号]。分类代码：用大写字母表示各类档案，如“XZ”代表行政管理类，“RL”代表人力资源类等。详见档案分类代码表。年份：用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。流水号：按照档案形成的先后顺序依次编号，从“001”开始。三、档案归档流程（一）文件收集1.各部门指定专人负责本部门文件的收集工作，确保文件的及时、完整。2.文件收集人员应定期对本部门产生的文件进行清理和分类，将需要归档的文件整理好。（二）文件整理1.收集到的文件应按照档案分类标准进行分类整理，确保同一类文件集中在一起。2.对文件进行编号、编目，填写文件目录清单，注明文件名称、编号、日期、来源等信息。3.对文件进行装订，确保文件整齐、牢固，便于保存和查阅。（三）档案移交1.各部门整理好的档案应定期移交至公司档案管理部门。2.移交时，双方应填写档案移交清单，注明移交档案的名称、数量、日期等信息，并签字确认。（四）档案审核1.档案管理部门收到移交的档案后，应进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。2.对不符合要求的档案，应及时通知移交部门进行补充或整改。（五）档案入库1.审核通过的档案应及时入库保存，按照档案编号顺序排列上架。2.档案管理部门应建立档案库存台账，记录档案的入库、出库、存放位置等信息。四、档案保管（一）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：包括公司章程、股东会议记录、董事会决议、年度财务报告等重要文件。长期保管的档案：保管期限为10年以上（含10年），如员工人事档案、重要合同协议等。短期保管的档案：保管期限为110年，如一般性的行政文件、业务报表等。2.档案保管期限应根据国家法律法规和公司实际情况确定，并在档案目录中注明。（二）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，确保库房安全、干燥、通风良好。2.库房应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门等。3.档案应存放在专用的档案架上，排列整齐，便于查找。（三）档案清查与盘点1.档案管理部门应定期对档案进行清查和盘点，确保档案的数量和质量。2.清查和盘点工作每年至少进行一次，填写档案清查盘点表，对发现的问题及时进行处理。五、档案利用（一）利用范围1.公司内部员工因工作需要可查阅、借阅档案。2.外部单位因业务往来需要查阅公司档案的，应按照相关规定办理审批手续。（二）利用手续1.公司内部员工查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.外部单位查阅公司档案的，应提交查阅申请函，注明查阅目的、查阅范围、查阅时间等信息，经公司分管领导签字同意后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。如需借阅档案，应按照公司对外提供档案的相关规定办理审批手续。（三）利用记录1.档案管理部门应对档案利用情况进行记录，并建立档案利用台账，记录利用时间、利用人、利用目的、档案名称、编号等信息。2.档案利用记录应妥善保存，以备查阅和审计。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素进行综合评估。（二）销毁程序1.经鉴定需要销毁的档案，应填写档案销毁申请表，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，经公司分管领导签字同意后，方可销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在销毁现场进行监销，并填写档案销毁清单，注明销毁档案的名称、编号、数量、销毁时间等信息，监销人和销毁人应签字确认。3.档案销毁清单应作为档案管理工作的重要资料妥善保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理效率和利用水平。2.将公司各类档案数据录入系统，实现档案信息的快速查询和共享。（二）系统功能要求1.档案录入功能：能够方便快捷地录入档案的基本信息、文件内容等。2.查询功能：支持按档案分类、编号、关键词等多种方式进行查询。3.借阅管理功能：实现档案借阅申请、审批、登记等流程的信息化管理。4.统计分析功能：能够对档案的数量、利用情况等进行统计分析，为公司决策提供数据支持。5.安全管理功能：设置用户权限，确保档案信息的安全保密。（三）数据维护与备份1.档案管理部门应定期对档案管理信息系统中的数据进行维护，确