中农利华档案管理制度

PAGE中农利华档案管理制度一、总则（一）目的为加强中农利华档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司生产、经营、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中农利华公司总部及所属各部门、各分支机构在各项活动中形成的具有保存价值的各种载体形式的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则。档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则。全面收集、整理公司在各个阶段形成的档案，保证档案内容的完整。4.保密性原则。严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则。建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、利用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。3.指导和监督公司各部门的档案管理工作，定期对各部门档案管理情况进行检查和考核。4.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化进程。5.组织开展档案宣传、教育和培训工作，提高公司员工的档案意识。（二）各部门档案管理职责1.设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作。2.按照公司档案管理制度的要求，及时将本部门形成的档案整理归档，并向档案管理部门移交。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，确保档案的合理使用。4.负责本部门档案的安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄露。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理档案：包括公司文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.业务管理档案：涵盖市场营销档案、生产管理档案、质量管理档案、技术研发档案、物资采购档案等。3.项目档案：针对公司各类项目，包括项目立项文件、可行性研究报告、项目合同、项目进度报告、项目验收文件等。4.客户档案：记录公司客户的基本信息、业务往来情况、客户反馈等。5.其他具有保存价值的档案。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门在工作活动中形成的各种文件材料，确保档案的齐全完整。2.对收集到的档案材料，应进行初步筛选，剔除无关的、重复的文件。3.收集的档案材料应保持其原始状态，不得随意涂改、损坏。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类。可分为年度分类法、组织机构分类法、问题分类法相结合的方式。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应具有系统性和唯一性。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，详细记录档案的题名、日期、责任者、文号等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的鉴定与保管（一）鉴定工作1.定期对已归档的档案进行鉴定，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门、相关业务部门和公司领导等组成。鉴定小组负责对档案的价值进行评估和鉴定。3.鉴定时，应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合考虑其历史价值、现实利用价值和保存价值。4.对失去保存价值的档案，应编制销毁清册，经公司领导批准后进行销毁。销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。（二）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对不同保管期限、不同类型的档案应进行分类存放，便于查找和管理。4.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息。5.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全完整。五、档案的统计与编研（一）统计工作1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.档案管理部门应定期编制档案统计报表，向上级主管部门和公司领导报送档案统计信息。3.统计数据应准确、及时、完整，为档案管理决策提供依据。（二）编研工作1.根据公司发展需要和档案利用需求，开展档案编研工作。编研成果可以包括档案汇编、大事记、组织沿革、专题资料等。2.档案编研工作应注重实用性和针对性，为公司的生产、经营、管理等工作提供参考和借鉴。3.编研人员应认真查阅档案资料，确保编研成果的准确性和可靠性。4.编研成果应进行审核和批准，并存档备查。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则。档案利用应遵守国家法律法规和公司档案管理制度的规定。2.服务公司原则。档案利用应围绕公司的中心工作，为公司的生产、经营、管理等提供有效服务。3.方便快捷原则。简化档案利用手续，提高档案利用效率，方便公司员工查阅和利用档案。（二）利用范围1.公司内部人员因工作需要查阅档案。2.外部单位因工作需要查阅公司档案，应按照规定办理相关手续。3.涉及公司诉讼、仲裁等法律事务时，档案作为证据使用。（三）利用手续1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外部单位查阅公司档案，应提前向档案管理部门提交查阅申请函，说明查阅目的、范围等，经公司领导批准后，方可查阅。查阅时，应在档案管理部门指定的地点进行，并有专人陪同。3.查阅档案时，应严格遵守档案查阅纪律，不得擅自涂改、抽取、复制、转借档案。如需复制档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复制手续。七、档案的保密与安全（一）保密措施1.加强档案保密教育，提高公司员工的保密意识。2.对涉及公司机密的档案，应严格限制查阅范围，实行专人专管。3.档案管理人员应严格遵守保密制度,不得泄露档案内容。4.在档案利用过程中，对涉及机密的档案应采取必要的保密措施，如限制使用场所、对复制件进行标识等。（二）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强档案库房的安全防范工作。2.配备必要的安全设施，如消防器材、监控设备等，并定期