档案保存与管理制度规范

PAGE档案保存与管理制度规范一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案的科学管理，有效保护和利用档案资源，提高公司/组织的工作效率和管理水平，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本档案保存与管理制度规范。（二）适用范围本规范适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的保存与管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映公司/组织的工作活动和历史面貌，数据准确无误，手续完备。3.分类科学原则根据档案的形成领域、内容性质、时间顺序等因素进行科学分类，便于档案的整理、保管和利用。4.安全保密原则采取有效的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。5.方便利用原则建立健全档案利用制度，简化利用手续，提高档案利用效率，为公司/组织各项工作提供及时、有效的服务。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度根据国家法律法规和行业标准，结合公司/组织实际情况，制定和完善档案保存与管理制度规范，并组织实施。2.档案收集与整理负责接收、收集公司/组织各部门形成的各类档案，按照分类标准进行整理、编目，确保档案的有序存放。3.档案保管建立档案库房，配备必要的保管设备，对档案进行妥善保管，定期检查档案的保管状况，确保档案的安全。4.档案利用服务为公司/组织各部门及员工提供档案查阅、借阅等利用服务，根据利用需求及时提供档案信息，做好利用登记和反馈工作。5.档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，按照规定程序对失去保存价值的档案进行销毁处理，确保档案库存的合理性。6.档案信息化建设推进档案信息化管理，建立档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。7.业务指导与培训对公司/组织各部门的档案管理工作进行业务指导，开展档案管理知识培训，提高员工的档案管理意识和业务能力。8.档案统计与分析负责档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表，对档案管理工作进行分析评估，为公司/组织决策提供依据。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政类档案包括公司/组织的设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、规定，会议纪要、决议，工作计划、总结，人事档案、劳动合同，行政公文、函件等。2.财务类档案涵盖会计凭证、账簿、报表，财务预算、决算资料，税务申报资料，审计报告、验资报告等。3.业务类档案根据公司/组织的业务性质和特点，分为市场营销档案（市场调研报告、客户资料、销售合同等）、生产管理档案（生产计划、工艺文件、质量检验报告等）、技术研发档案（研发项目立项报告、技术方案、实验数据等）、采购供应档案（采购合同、供应商资料、物资验收记录等）等。4.项目类档案针对公司/组织的各类项目，包括项目立项文件、可行性研究报告、项目实施方案、项目进度报告、项目验收文件等。5.合同类档案各类合同文本，如买卖合同、租赁合同、服务合同、合作协议等，以及合同的签订、履行、变更、终止等相关资料。6.资质类档案公司/组织获得的各类资质证书、许可证、荣誉证书等相关文件及申报材料。7.其他类档案不属于上述分类的其他重要文件和资料，如声像档案（照片、录音、录像等）、电子档案（电子邮件、电子文档等）、实物档案（奖杯、奖牌、证书等）。（二）档案编号1.编号规则档案编号采用层次分类编号法，由全宗号、分类号、年度号、保管期限号、流水号组成。全宗号：公司/组织的档案全宗号，用于标识本公司/组织的档案整体。分类号：根据档案分类方案，对各类档案赋予相应的分类代码，如行政类档案为XZ，财务类档案为CW等。年度号：档案形成的年度，采用公元纪年，如2023年表示为“2023”。保管期限号：按照档案保管期限的规定，分别用“永久”“长期”“短期”表示，“永久”为YJ，“长期”为CQ，“短期”为DQ。流水号：同一类别、年度、保管期限内的档案按顺序编制流水号，从0001开始。2.编号示例如行政类档案中，2023年形成的一份永久保存的文件，其编号为：全宗号XZ2023YJ0001。四、档案收集与整理（一）档案收集1.收集范围明确各部门应收集的档案种类和内容，包括但不限于工作活动中形成的文件、资料、记录、报表、合同等。2.收集时间各部门应在工作活动结束后及时将相关档案移交档案管理部门，一般应在次年上半年完成上一年度档案的移交工作。对于重大项目或紧急事项形成的档案，应在项目结束或事项处理完毕后15个工作日内移交。3.收集要求档案应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备，载体形式符合要求（纸质、电子、声像等）。对于电子档案，应确保其格式规范、内容完整、存储安全，并与纸质档案内容一致。（二）档案整理1.整理原则遵循档案形成规律，保持文件之间的历史联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理步骤装订：对纸质档案进行整理装订，去除金属物，破损文件应进行修复或复制。分类：按照档案分类方案，将收集到的档案进行分类。编目：编制档案目录，包括案卷题名、年度、保管期限、起止日期、件数、页数、档号等内容。装盒：将整理好的档案装入档案盒，在档案盒上标明档号、年度、保管期限、盒内序号等信息。五、档案保管（一）保管场所1.档案库房建设档案库房应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点，具备必要的安全防护设施，如消防设备、温湿度调节设备、防虫防鼠设备等。2.库房布局库房内设置档案架、档案柜等存储设备，按照档案类别、年度、保管期限等进行分区存放，便于查找和管理。（二）保管条件1.温湿度控制档案库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。每天定时记录温湿度数据，当温湿度超出规定范围时，应及时采取调节措施。2.防火防盗档案库房应配备火灾自动报警系统、灭火设备等消防设施，定期进行检查和维护，确保其正常运行。加强库房的安全保卫工作，安装防盗门窗、监控设备等，严格限制无关人员进入库房。3.防虫防鼠定期对档案进行检查，发现虫害、鼠害迹象时，应及时采取防治措施，如使用防虫药品、放置鼠夹鼠药等。保持库房环境整洁，防止害虫和老鼠滋生。（三）档案保管期限1.保管期限划分根据国家有关规定和公司/组织实际情况，档案保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。2.确定方法对于反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的重要文件、合同、项目资料等，应列为永久保管；对于在一定时期内具有查考利用价值的文件，可根据其重要程度和实际需要确定为长期或短期保管。（四）档案清查与盘点1.清查周期每年定期对档案进行清查盘点，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.清查内容检查档案的完整性、准确性，核对档案的数量与目录是否一致，查看档案的保管状况，有无损坏、丢失等情况。3.盘点记录对清查盘点情况进行详细记录，发现问题及时报告并采取相应措施进行处理。六、档案利用（一）利用范围公司/组织内部各部门及员工因工作需要，可查阅、借阅相关档案。涉及对外提供档案信息的，应按照国家法律法规和公司/组织相关规定办理审批手续。（二）利用方式1.查阅因工作需要查阅档案的，查阅人员应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、档号等信息，并经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门查阅。查阅时，档案管理人员应在现场监督查阅，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。2.借阅如需借阅档案，借阅人员应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的用途、归还时间等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损，如有损坏或丢失，应承担相应责任。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）档案名称、档号、查阅（借阅）目的、归还日期等信息。（四）利用反馈档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计分析，收集利用人员的反馈意见，了解档案利用效果，及时发现档案管理工作中存在的问题，以便对档案管理制度和服务方式进行调整和改进。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责对档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准根据档案保管期限的规定和公司/组织实际情况，制定档案鉴定标准，综合考虑档案的内容价值、历史意义、现实利用需求等因素，确定档案是否失去保存价值。（三）鉴定程序1.初步审查档案管理部门对拟鉴定的档案进行初步审查，提出初步鉴定意见，确定需要鉴定的档案清单。2.详细审查鉴定工作小组对列入鉴定清单的档案进行详细审查，逐份分析档案的内容和价值，形成鉴定意见。3.审批确定将鉴定意见提交公司/组织领导审批，根据审批结果确定需要销毁的档案清单。（四）销毁程序1.编制销毁清册对批准销毁的档案，编制销毁清册，注明档案名称、档号、年度、保管期限、数量等信息。2.监销销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。监销人员应在销毁清册上签字确认。3.销毁记录对档案销毁情况进行详细记录，包括销毁日期、档案名称、档号、数量、销毁方式等信息，并存档备查。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化采集、存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平，促进档案资源的共享和开发利用。（二）数字化采集对纸质档案、声像档案等进行数字化处理，通过扫描、拍照、录音、录像等方式将档案内容转化为电子数据，确保数字化档案与原始档案内容一致。（三）数据录入与挂接将数字化档案数据录入档案信息管理系统，建立电子档案与纸质档案的对应关系，实现档案的关联检索和利用。（四）系统功能模块