合同专用章规范管理制度

PAGE合同专用章规范管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同专用章的管理，规范合同签订行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位在对外签订、履行合同过程中对合同专用章的使用和管理。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家法律法规和行业标准，确保合同专用章的使用符合法律规定。2.专人专管原则明确专人负责合同专用章的保管和使用，实行严格的登记制度。3.风险防控原则强化合同签订过程中的风险意识，通过规范管理降低合同风险。二、合同专用章的刻制与启用（一）刻制1.合同专用章由公司办公室统一负责刻制。2.刻制合同专用章必须严格按照国家有关规定办理审批手续，确保印章的合法性和规范性。3.合同专用章的样式、规格应符合公司的规定，并报公司领导批准。（二）启用1.合同专用章刻制完成后，由办公室负责填写《合同专用章启用登记表》，详细记录印章的启用时间、启用范围、保管人等信息。2.启用后的合同专用章应及时移交专人保管，并在公司内部进行备案。三、合同专用章的保管（一）保管人员1.合同专用章由公司指定的专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心。2.保管人员应熟悉合同签订流程和相关法律法规，能够正确使用合同专用章。（二）保管要求1.合同专用章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.保管人员不得擅自将合同专用章转借他人使用，如因工作需要临时借用，必须经过严格的审批手续，并在规定时间内归还。3.保管人员应定期对合同专用章进行检查，如发现印章损坏、遗失等情况，应及时报告并采取相应的措施。四、合同专用章的使用（一）使用范围1.合同专用章仅用于公司对外签订的各类合同、协议等法律文件。2.未经公司书面授权，任何部门和个人不得使用合同专用章签订其他文件或从事其他活动。（二）使用流程1.合同承办部门在签订合同前，应填写《合同专用章使用申请表》，详细说明合同的基本情况、签订对象、签订时间等信息，并经部门负责人审核签字。2.《合同专用章使用申请表》提交至公司分管领导审批，分管领导应认真审查合同内容，确保合同的合法性和合理性。3.经分管领导审批同意后，保管人员凭《合同专用章使用申请表》在指定位置加盖合同专用章，并做好使用登记。4.合同签订完成后，保管人员应及时收回合同专用章，并在《合同专用章使用登记表》上记录使用情况。（三）使用审批1.合同金额在[X]万元以下的，由公司分管领导审批。2.合同金额在[X]万元以上的，需经公司总经理审批。3.涉及重大合同或特殊合同的，应提交公司董事会或股东会审议通过后，方可加盖合同专用章。（四）使用监督1.公司审计部门应对合同专用章的使用情况进行定期审计，检查合同签订的合法性、合规性和真实性。2.如发现合同专用章使用过程中存在违规行为，审计部门应及时提出整改意见，并追究相关人员的责任。五、合同专用章的更换与注销（一）更换1.因公司名称变更、印章损坏等原因需要更换合同专用章的，由办公室提出申请，经公司领导批准后，按照规定程序重新刻制印章。2.新印章启用后，原合同专用章应及时办理注销手续。（二）注销1.合同专用章因遗失、被盗等原因需要注销的，保管人员应立即向公司办公室报告，并采取相应的挂失措施。2.经公司领导批准后，办公室负责办理合同专用章的注销手续，并在公司内部进行公告。六、合同专用章使用的风险防范（一）合同审查1.合同承办部门在签订合同前，应认真审查合同条款，确保合同内容合法、合规、明确、具体，避免出现模糊不清、歧义或漏洞等问题。2.对于涉及重大利益、复杂法律关系或风险较高的合同，应组织相关部门和专业人员进行会审，充分评估合同风险。（二）授权管理1.明确合同签订的授权范围和程序，严禁超越授权签订合同。2.对于授权签订合同的人员，应建立严格的档案管理制度，记录其授权范围、授权期限等信息。（三）印章保管与使用监督1.加强对合同专用章保管人员的培训和教育，提高其风险意识和责任意识。2.建立健全印章保管和使用的监督机制，定期对印章使用情况进行检查和评估，及时发现和纠正存在的问题。（四）合同履行跟踪1.合同签订后，合同承办部门应负责跟踪合同的履行情况，及时掌握合同的执行进度和存在的问题。2.如发现合同履行过程中出现风险或纠纷，应及时采取措施进行处理，并向公司领导报告。七、合同专用章使用的责任追究（一）违规责任1.凡违反本制度规定使用合同专用章的，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分。2.因违规使用合同专用章给公司造成经济损失或其他不良影响的，违规人员应承担相应的赔偿责任。（二）法律责任1.对于故意使用合同专用章签订虚假合同或从事其他违法活动的，公司将依法追究其法律责任。2.因合同