人社部门档案管理制度

PAGE人社部门档案管理制度一、总则（一）目的为加强人社部门档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在人力资源和社会保障工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于人社部门在履行职责过程中形成的各类档案，包括但不限于人事档案、业务档案、财务档案、文书档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则人社部门的档案实行集中统一管理，由专门的档案管理机构或指定专人负责，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则档案内容必须真实、准确、完整，如实反映人社部门的工作活动和历史面貌，严禁篡改、伪造档案。3.安全保密原则加强档案的安全保护措施，确保档案的安全与保密，防止档案的丢失、损坏、泄露等情况发生。4.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、利用，提高工作效率，为人力资源和社会保障工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置人社部门应设立专门的档案管理机构，如档案科、档案室等，配备必要的档案管理人员。（二）档案管理机构职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本部门档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管人社部门各类档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.开展档案的鉴定、销毁工作，定期对档案进行清理，剔除无保存价值的档案。4.提供档案查阅、借阅服务，根据工作需要及时准确地提供档案资料。5.对档案管理工作进行监督检查，指导下属单位的档案管理工作6.负责档案信息化建设，推进档案管理的现代化、数字化进程。7.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理队伍的素质。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.人事档案包括干部职工的履历、考核、任免、奖惩、工资、学历、学位、专业技术职务等方面的材料。2.业务档案涵盖就业创业、社会保险、人事人才、劳动关系等业务领域形成的各类文件、报表、记录等。3.财务档案包含会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务方面的资料。4.文书档案各类公文、函件、会议纪要、工作计划、总结等文件材料。5.其他档案如声像档案、实物档案等与人社部门工作相关的资料。（二）档案收集要求1.各部门应明确专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料及时、准确、完整地收集齐全。2.收集的档案材料应符合国家有关规定和标准，字迹清晰、格式规范、签字盖章齐全。3.对电子文件的收集，应确保其真实性、完整性和可读性，按照规定进行格式转换和存储。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的规范和标准，做到分类科学、编号有序、排列整齐。（四）档案整理方法1.分类根据档案的内容和性质，将档案分为不同的类别，如人事档案类、业务档案类、财务档案类、文书档案类等。每个类别下再根据具体情况进行细分。2.编号为每一份档案或档案盒编制唯一的编号，以便于管理和查找。编号应遵循一定的规则和顺序，确保系统性和连贯性。3.编目编制档案目录，包括档案的编号、名称、日期、来源等信息，方便查阅和检索。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保护档案内容，避免损坏文件。四、档案的保管（一）档案保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的设备，如空调、除湿机、防虫药品、消防器材等。（二）档案保管方式1.纸质档案应分类存放于档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放，确保数据安全。3.声像档案、实物档案等应根据其特点进行妥善保管，如照片应冲印成册、实物应专柜存放等。（三）档案保管期限1.根据国家有关规定和档案的重要程度、利用价值等因素，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要是反映人社部门重大历史事件、重要政策法规、核心业务等方面的档案。3.长期保管的档案一般是保存10年以上至50年的档案，主要包括较为重要的业务档案、人事档案等。4.短期保管的档案是保存10年以下的档案，如一般性的文件材料、临时性的业务记录等。（四）档案定期检查1.档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。2.每年至少进行一次全面的档案检查，对发现的问题及时进行处理，如修复破损档案、更换防虫药品等。3.建立档案检查记录，记录检查时间、检查人员、检查情况及处理结果等信息。五、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.定期对保管期满的档案进行鉴定，由档案管理机构组织相关人员组成鉴定小组，对档案进行全面审查。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，确定档案的存毁。3.对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，应编制销毁清册。（二）档案销毁1.档案销毁应严格按照规定的程序进行，经主管领导批准后，方可实施销毁。2.销毁档案时应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。3.销毁档案后，监销人员应在销毁清册上签字确认，并将销毁清册归档保存。六、档案的查阅与借阅（一）查阅原则1.档案查阅应遵循合法、合规、合理的原则，严格按照规定的程序进行。2.查阅档案应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经相关部门负责人批准后，方可查阅。（二）查阅方式1.档案管理人员应根据查阅申请表，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督。2.查阅档案时，查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。3.如需复印档案资料，应经档案管理机构同意，并按照规定进行登记。（三）借阅原则1.档案借阅应严格控制，确因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经主管领导批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过规定时间，如需延期借阅，应办理续借手续。（四）借阅要求1.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围。2.借阅人员应按时归还档案，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理机构，并承担相应的责任。3.档案管理人员应对借阅档案的情况进行跟踪和记录，确保档案按时归还。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的人社部门档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作的效率和质量，为人力资源和社会保障工作提供更加便捷、高效的服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，建立电子档案数据库。2.系统开发开发档案信息化管理系统，实现档案的录入、存储、检索、借阅、统计等功能。3.安全保障建立档案信息化安全保障体系，确保电子档案的安全与保密。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统