外部供应商档案管理制度

PAGE外部供应商档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司对外部供应商的管理，规范供应商档案的建立、维护和使用，确保供应商提供的产品和服务符合公司要求，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于与公司有业务往来的所有外部供应商，包括原材料供应商、零部件供应商、服务供应商等。（三）基本原则1.合法性原则：供应商档案管理应符合国家法律法规及相关行业标准的要求。2.准确性原则：档案信息应真实、准确、完整，能够反映供应商的实际情况。3.保密性原则：严格保护供应商档案中的敏感信息，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据供应商的表现和合作情况，及时更新档案信息，确保档案的有效性。二、供应商档案的建立（一）供应商信息收集1.基本信息：包括供应商名称、法定代表人、地址、联系方式、经营范围等。2.资质证明：营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书、行业资质证书等。3.生产能力：生产设备清单、生产工艺流程图、产能规模、人员配备等。4.质量管理体系：质量管理手册、质量控制流程、检验检测设备清单、质量认证情况等。5.财务状况：近年度财务报表、银行资信证明、纳税记录等。6.业绩情况：近年度主要客户名单、销售业绩、市场份额等。7.环保情况：环保审批文件、污染物排放监测报告等。（二）信息审核1.采购部门负责对收集到的供应商信息进行初步审核，确保信息的完整性和准确性。2.质量部门对供应商的质量管理体系、产品质量认证等情况进行审核，评估其质量保证能力。3.法务部门对供应商的资质证明、合法性等进行审核，确保供应商符合法律法规要求。（三）档案录入1.经过审核的供应商信息由采购部门指定专人录入公司的供应商档案管理系统。2.档案录入应按照系统设定的格式和要求进行，确保信息的规范和统一。3.录入完成后，应进行核对，确保录入信息与原始资料一致。三、供应商档案的分类与编号（一）分类标准根据供应商提供的产品或服务类型、行业类别、合作性质等因素，对供应商档案进行分类。具体分类如下：1.原材料供应商档案：包括各类原材料的生产厂家档案。2.零部件供应商档案：涵盖各种零部件的供应商档案。3.服务供应商档案：如物流服务、设备维修服务、技术咨询服务等供应商档案。4.其他供应商档案：不属于以上分类的其他供应商档案。（二）编号规则1.供应商档案编号采用统一的编码格式，以便于识别和管理。2.编号由字母和数字组成，前两位字母表示供应商类别，如“YL”表示原材料供应商，“LB”表示零部件供应商，“FW”表示服务供应商，“QT”表示其他供应商。3.中间四位数字表示供应商的顺序号，按照档案建立的先后顺序依次编排。4.最后两位数字为校验码，用于验证编号的准确性。例如：YL000112，其中“YL”表示原材料供应商，“0001”为顺序号，“12”为校验码。四、供应商档案的维护（一）定期更新1.采购部门应定期对供应商档案进行更新，确保档案信息的时效性。2.每年至少对供应商的基本信息、业绩情况等进行一次全面更新。3.对于供应商的重大变更事项，如法定代表人变更、经营范围变更、生产地址变更等，应及时进行更新。（二）动态评估1.质量部门应定期对供应商的产品质量进行评估，根据检验检测结果、客户反馈等情况，对供应商的质量表现进行打分。2.采购部门应根据供应商的交货及时性、价格合理性等方面进行评估，记录供应商的服务表现。3.根据评估结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告或采取其他措施。（三）问题处理1.当发现供应商存在产品质量问题、交货延迟、服务不到位等情况时，采购部门应及时与供应商沟通，要求其采取措施解决问题。2.对于严重问题，应启动问题处理流程，组织相关部门进行调查和分析，制定整改措施，并跟踪整改效果。3.问题处理结果应及时记录在供应商档案中，作为对供应商评估的重要依据。五、供应商档案的查阅与使用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅供应商档案的，应填写《供应商档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等。2.申请表经部门负责人审批后，交采购部门档案管理人员进行查阅。3.档案管理人员应严格按照审批内容提供查阅服务，不得擅自扩大查阅范围。（二）使用规定1.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、损坏。2.未经采购部门同意，查阅人员不得擅自复制、摘抄供应商档案内容。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并办理归还手续。（三）信息共享1.采购部门应根据公司内部各部门的需求，定期共享供应商档案信息，确保各部门能够及时了解供应商情况。2.共享信息应遵循保密原则，不得将供应商档案信息泄露给无关人员。六（此处数字有误，应与前文逻辑对应，改为五）、供应商档案的安全与保密（一）安全管理1.采购部门应采取必要的安全措施，确保供应商档案的存储安全，防止档案数据丢失、损坏或被盗。2.定期对档案管理系统进行维护和备份，确保数据的完整性和可恢复性。3.加强对档案管理人员的安全培训，提高其安全意识和操作技能。（二）保密措施1.严格限制供应商档案的知悉范围，只有经过授权的人员才能接触和使用档案信息。2.与档案管理人员签订保密协议，明确其保密责任和义务。3.在档案查阅、使用过程中，采取必要的保密措施，如对敏感信息进行加密处理等。七、供应商档案的销毁（一）销毁条件1.供应商与公司终止合作关系，且档案信息已超过保存期限。2.供应商档案中的信息已不再具有使用价值，如供应商已注销、资质过期等。（二）销毁流程1.采购部门提出供应商档案销毁申请，注明销毁原因、档案编号、销毁时间等。2.申请经部门负责人审批后，交档案管理人员进行核对。3.档案管理人员核对无误后，组织相关人员对档案进行销毁。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等。5.销毁记录应保存一定期限，以备查阅。八、附则（一）解释权本制度由公司采购部门负责解释。