文旅企业档案管理制度

PAGE文旅企业档案管理制度一、总则（一）目的为加强文旅企业档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在企业经营管理、文化传承和业务发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本文旅企业及所属各部门、分支机构在经营管理活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：企业档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映企业的经营管理活动和历史面貌。3.完整性原则：全面收集、整理企业在各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及企业机密的档案进行妥善保管，防止泄露。5.便利性原则：档案管理应便于企业内部各部门查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责企业档案的日常管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本企业的档案管理制度。2.制定和完善档案管理工作的各项规章制度和业务流程。3.负责企业各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。4.建立档案检索系统，实现档案信息的快速查询和利用。5.对档案的保管、利用情况进行监督检查，确保档案安全。6.组织开展档案鉴定、销毁等工作。7.负责与上级主管部门、档案行政管理部门及其他相关单位的档案业务联系。（二）各部门兼职档案员各部门指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作，并及时移交档案管理部门。兼职档案员的职责包括：1.按照档案管理部门的要求，做好本部门档案的日常收集、整理工作，确保档案资料的齐全、完整。2.对收集到的档案进行初步分类、编号，编制简单的目录，便于查找和移交。3.定期将本部门整理好的档案移交档案管理部门，并办理交接手续。4.协助档案管理部门开展档案利用工作，提供必要的档案信息和资料。（三）档案管理工作领导小组成立以企业负责人为组长，各部门负责人为成员的档案管理工作领导小组，负责领导和协调企业档案管理工作。其主要职责包括：1.审议档案管理工作的发展规划、规章制度和年度工作计划。2.研究解决档案管理工作中的重大问题，决策档案管理工作的重要事项。3.监督检查档案管理工作的执行情况，对档案管理部门的工作进行指导和考核。三、档案的分类与编号（一）档案分类根据文旅企业的业务特点和档案内容，将档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括企业设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议记录，企业章程，管理制度，人事档案，行政公文等。2.业务经营类：涵盖市场营销策划方案、旅游产品开发资料、客户合同、订单、业务报表等。3.财务审计类：包含财务预算、决算报告，会计凭证、账簿、报表，审计报告，税务资料等。4.文化活动类：如各类文旅活动策划方案、活动照片、视频资料、宣传资料等。5.工程建设类：涉及景区建设、酒店装修等工程项目的立项文件、设计图纸、施工资料、竣工验收报告等。6.档案管理类：包括档案管理制度、档案目录、档案移交清单、档案鉴定销毁记录等。（二）编号规则为便于档案的管理和查询，对每类档案进行统一编号。编号采用“大类代码+年度+流水号”的形式，具体规则如下：1.大类代码：用两位大写字母表示各类档案，如“XG”表示行政管理类，“YW”表示业务经营类，“CW”表示财务审计类，“WH”表示文化活动类，“GC”表示工程建设类，“DA”表示档案管理类。2.年度：用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，从“001”开始依次编号。例如，行政管理类档案中2023年形成的第5份文件编号为“XG2023005”。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.企业内部各部门在履行职责过程中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的材料。2.企业与外部单位签订的合同、协议、合作项目文件等。3.企业举办或参与的各类会议、活动形成的文件、记录、纪要、照片、视频等。4.企业在工程建设、设备采购、技术研发等方面产生的文件资料。5.企业员工个人在工作中形成的重要业务资料、获奖证书等。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门产生的档案资料，确保档案的完整性和及时性。2.对于重要文件和资料，应实行双套制收集，即同时保存纸质和电子版本。3.收集的档案资料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，符合档案整理要求。（三）整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类。3.对每份档案进行编号、编目，编制档案目录清单，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。4.对档案进行装订，去除金属物，破损的档案应进行修复。5.按照档案保管期限和密级要求，对档案进行区分，分别存放。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护设施。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应按照类别和年度顺序上架存放，便于查找和管理。2.对重要档案和珍贵档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份，备份数据应异地存放。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.在清查过程中，如发现档案丢失、损坏或涂改等情况，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并报告档案管理工作领导小组。六、档案的利用（一）利用范围1.企业内部各部门因工作需要查阅档案的，可按照规定办理查阅手续。2.外单位因工作需要查阅企业档案的，须经企业负责人批准，并办理相关查阅手续。3.涉及企业机密的档案，应严格按照保密规定进行查阅和利用，限制查阅范围和使用方式。（二）利用手续1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合规定的，予以批准，并安排专人负责提供档案查阅服务。3.查阅人员应在指定的档案查阅场所进行查阅，不得擅自将档案带出查阅场所。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（三）利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、利用方式等信息，以便对档案利用情况进行统计和分析。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、保持历史联系的原则，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干和相关部门代表组成，负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定标准根据档案的形成时间、内容、来源、重要程度等因素，综合判断档案的保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对已到保管期限的档案进行鉴定，提出销毁意见，编制《档案销毁清单》。2.《档案销毁清单》经档案管理工作领导小组审核批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁。4.档案销毁过程中，应安排专人进行监督，并在《档案销毁清单》上签字确认。5.销毁后的《档案销毁清单》应作为档案管理类档案长期保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理系统功能1.档案录入功能：实现档案信息的快速录入，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等。2.检索查询功能：提供多种检索方式，可以按照档案编号、题名、日期、关键词等进行快速查询。3.权限管理功能：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全和保密。4.统计分析功能：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.数据备份功能：定期对档案信息化管理系统中的数据进行备份，确保数据安全。（三）电子档案管理1.电子档案应与纸质档案同步收集、整理和归档，确保电子档案的真实性、完整性和准确性。2.电子档案应采用通用格式进行存储，如