旅行社业务档案制度

PAGE旅行社业务档案制度一、总则（一）目的为加强本旅行社业务档案管理，确保业务档案的完整、准确、系统和安全，便于业务查询、统计分析以及为旅行社的经营决策提供依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本旅行社各部门在业务经营活动中形成的各类业务档案，包括但不限于旅游合同、行程安排、客户资料、交通票务、住宿预订、导游服务记录等相关文件和资料。（三）基本原则1.真实性原则：业务档案应如实反映旅行社业务活动的真实情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：涵盖业务活动全过程的各类文件资料，确保档案内容完整无缺。3.系统性原则：按照一定的分类标准和方法进行整理归档，保持档案之间的有机联系和系统性。4.安全性原则：采取有效措施确保业务档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄露。二、业务档案的分类与编号（一）分类1.旅游合同类：包括国内旅游合同、出境旅游合同、入境旅游合同等，按照合同签订时间、客户类型等进行细分。2.行程安排类：根据旅游目的地、旅游线路、团队性质等分类，记录详细的行程规划、景点安排、活动内容等。3.客户资料类：涵盖客户基本信息（姓名、性别、年龄、联系方式等）、客户偏好、历史旅游记录等。4.交通票务类：包含机票、火车票、船票等预订凭证及相关变更记录。5.住宿预订类：酒店、民宿等住宿预订确认单及变更信息。6.导游服务类：导游带团记录、游客评价、导游反馈等。7.其他类：如旅游保险购买记录、特殊要求处理记录等杂项业务资料。（二）编号1.采用统一的编号规则，确保每个业务档案编号唯一。编号格式为：[年份][部门代码][流水号]。“年份”为业务发生年份的后两位数字，如“23”表示2023年。“部门代码”根据旅行社内部部门设置进行编制，例如“01”表示外联部，“02”表示计调部等。“流水号”按照业务档案生成的先后顺序依次编排，从0001开始。2.例如，2023年外联部签订的第12份国内旅游合同编号为：23010012。三、业务档案的收集与整理（一）收集1.各部门在业务活动结束后，应及时将相关业务文件资料收集齐全，并移交至档案管理部门。2.对于重要业务活动，如大型团队旅游、特殊定制旅游等，相关部门应指定专人负责跟踪收集全过程的文件资料，确保档案的完整性。3.收集的文件资料应包括原件、复印件、电子文档等多种形式，确保信息的全面性。（二）整理1.档案管理部门收到业务文件资料后，按照分类标准进行初步整理。2.对每份文件资料进行核对，确保内容准确无误，如有缺失或错误应及时与相关部门沟通补充或更正。3.去除文件资料中的无关附件、重复页等，对纸张大小不一致的文件进行统一裁剪。4.按照编号规则为每份业务档案编号，并在文件资料首页右上角加盖编号章。5.将整理好的业务档案按照类别顺序排列，装入档案盒或文件夹，并在盒脊或文件夹封面注明类别名称、年份、起止编号等信息。四、业务档案的归档与保管（一）归档1.整理后的业务档案应定期归档，原则上每月归档一次。2.归档时，档案管理人员应填写《业务档案归档登记表》，详细记录档案类别、编号、名称、数量、归档日期等信息。3.将归档的业务档案存放在专门的档案库房或档案柜中，确保存放有序，便于查找。（二）保管1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全设施，保持适宜的温度和湿度。2.对电子业务档案，应定期进行备份，并存储在不同的介质和地点，防止数据丢失。3.档案管理人员应定期对业务档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需查阅档案的，应办理相关手续，并在档案管理人员的监督下进行查阅。5.业务档案的保管期限根据相关法律法规和行业标准确定，一般分为短期（13年）、中期（35年）和长期（5年以上）。具体保管期限如下：旅游合同类：长期保管。行程安排类：中期保管。客户资料类：长期保管。交通票务类：短期保管。住宿预订类：短期保管。导游服务类：中期保管。其他类：根据实际情况确定保管期限，但一般不少于1年。五、业务档案的查阅与借阅（一）查阅1.本旅行社员工因工作需要查阅业务档案的，应填写《业务档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案类别、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理人员应根据申请表提供相应的业务档案，并在查阅现场进行监督，确保查阅过程规范、有序。3.查阅人员不得在业务档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏，如需摘录或复制相关内容，应经档案管理人员同意，并登记摘录或复制的内容、用途等信息。（二）借阅1.外单位人员因特殊原因需要借阅本旅行社业务档案的，须持有单位介绍信，注明借阅目的、档案内容范围等，经本旅行社总经理批准后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应填写《业务档案借阅登记表》，明确借阅档案的类别、编号、名称、借阅日期、预计归还日期等信息，并承诺遵守档案借阅规定。4.档案管理人员应对借阅的业务档案进行详细登记，并跟踪借阅期限，到期及时催还。如发现借阅档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。六、业务档案的保密与安全（一）保密1.业务档案涉及旅行社的商业机密、客户隐私等重要信息，档案管理人员和所有接触业务档案的人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.在档案查阅、借阅过程中，查阅和借阅人员应妥善保管业务档案，防止信息泄露。3.对因工作需要知悉业务档案内容的人员，应与其签订保密协议，明确保密责任和义务。（二）安全1.加强档案库房的安全管理，安装必要的安全监控设备，确保档案库房24小时处于监控状态。2.定期对档案库房的安全设施进行检查和维护，确保防火、防潮、防虫、防盗等设施完好有效。3.对电子业务档案，应采取加密存储、访问控制等安全措施，防止数据被非法获取或篡改。4.如发生业务档案丢失、损坏、泄露等安全事故，应立即采取措施进行补救，并及时报告旅行社管理层，配合相关部门进行调查处理。七、业务档案的销毁（一）销毁条件1.业务档案保管期限届满，且已无继续保存价值的，可进行销毁。2.因不可抗力等原因导致业务档案损坏、丢失，无法恢复且已无利用价值的，经批准后可予以销毁。（二）销毁程序1.档案管理人员定期对超过保管期限的业务档案进行清理核对，提出销毁意见，并填写《业务档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的类别、编号、名称、数量等信息。2.《业务档案销毁申请表》经档案管理部门负责人审核签字后，报旅行社总经理审批。3.经批准销毁的业务档案，由档案管理人员会同相关部门人员共同实施销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，并由参与人员签字确认。4.严禁将业务档案作