数字档案归档制度大学

PAGE数字档案归档制度大学一、总则（一）目的为了加强大学数字档案的管理，确保数字档案的真实、完整、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各单位在教学、科研、管理等活动中形成的具有保存价值的数字档案的归档管理。（三）基本原则1.真实性原则：数字档案应真实反映本校各项活动的实际情况，不得篡改、伪造。2.完整性原则：确保数字档案的内容、结构和背景信息完整，不遗漏重要信息。3.安全性原则：采取有效措施保障数字档案的存储安全，防止数据丢失、损坏和泄露。4.规范性原则：数字档案的形成、整理、存储、检索等应符合相关标准和规范。5.便利性原则：便于数字档案的查询、利用和共享，提高工作效率。二、数字档案的定义与范围（一）定义数字档案是指本校各部门、各单位在履行职能过程中形成的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传输的文件材料。（二）范围1.教学档案：包括教学计划、教学大纲、教案、课件、学生成绩等。2.科研档案：科研项目申报书、研究报告、论文、著作、专利等。3.管理档案：学校行政管理文件、会议纪要、工作计划与总结、人事档案、财务档案等。4.基建档案：校园建设项目的规划设计文件、施工图纸、竣工验收报告等。5.设备档案：仪器设备的购置合同、使用说明书、维修记录等。6.声像档案：照片、录音、录像等资料。7.电子公文：学校内部流转的各类电子文件。三、数字档案的形成与收集（一）形成要求1.各部门、各单位应明确数字档案的形成责任，确保数字档案在形成过程中符合规范要求。2.数字档案应使用统一的格式和软件进行制作，保证数据的通用性和兼容性。3.电子文件应采用真实可靠的电子签名或数字证书进行签署，确保文件的真实性和有效性。（二）收集职责1.各部门、各单位负责本部门形成的数字档案的收集工作，指定专人负责收集、整理和移交。2.学校档案管理部门负责对全校数字档案的收集工作进行指导和监督，定期检查各部门数字档案的收集情况。（三）收集时间1.对于常规性的数字档案，应在相关活动结束后及时收集归档。2.对于重大活动或项目形成的数字档案，应在活动或项目完成后[X]个工作日内收集归档。四、数字档案的整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.便于计算机检索和识别。（二）分类方法1.数字档案可按照年度机构保管期限进行分类。2.具体分类如下：教学档案：按照教学年度、教学单位、保管期限分类。科研档案：按照科研项目年度、项目承担单位、保管期限分类。管理档案：按照管理职能、年度、保管期限分类。基建档案：按照建设项目、阶段、保管期限分类。设备档案：按照设备类别、购置年度、保管期限分类。声像档案：按照内容主题、拍摄时间、保管期限分类。电子公文：按照发文年度、发文部门、保管期限分类。（三）编号规则1.数字档案应进行编号，编号应具有唯一性和系统性。2.编号格式为：[档案类别代码][年度][机构代码][流水号]。3.档案类别代码按照上述分类方法进行设定，如教学档案为“JX”，科研档案为“KY”等。4.年度为公元纪年，如“2023”。5.机构代码为各部门、各单位的代码。6.流水号为该类别档案的顺序号。（四）元数据著录1.数字档案应著录元数据，元数据应包括文件编号、题名、责任者、日期、来源、格式、大小等。2.元数据应准确、完整，能够反映数字档案的基本特征和背景信息。3.元数据应按照相关标准进行著录，确保数据的一致性和规范性。五、数字档案的存储（一）存储方式1.数字档案应采用多种存储方式进行备份，包括磁带、磁盘阵列、光盘等。2.存储设备应定期进行检查和维护，确保数据的安全性和完整性。3.鼓励采用云存储等先进技术，实现数字档案的异地存储和容灾备份。（二）存储环境1.数字档案的存储环境应保持适宜的温度、湿度和通风条件，防止数据受损。2.存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保数据安全。（三）存储期限1.数字档案的存储期限应根据其重要性和保管价值确定，一般分为短期、中期和长期。短期档案存储期限为[X]年，中期档案存储期限为[X]年，长期档案存储期限为[X]年以上。2.对于具有永久保存价值的数字档案，应进行长期保存，并定期进行备份和维护。六、数字档案的检索与利用（一）检索工具1.建立数字档案检索系统，提供多种检索方式，如题名检索、责任者检索、日期检索、关键词检索等。2.检索系统应具备快速、准确的检索功能，能够满足用户的查询需求。（二）利用权限1.本校教职工和学生可根据工作和学习需要，按照规定权限查询和利用数字档案。2.校外单位和个人如需查阅本校数字档案，应按照相关规定办理审批手续。（三）利用方式1.提供数字档案的在线查询、下载、打印等服务，方便用户利用。2.对于涉及机密或敏感信息的数字档案，应采取加密、脱敏等措施进行处理，确保信息安全。七、数字档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对数字档案进行鉴定，确保存储的数字档案具有保存价值。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、便于利用的原则。（二）鉴定组织1.成立数字档案鉴定小组，由学校档案管理部门、相关业务部门和专家组成。2.鉴定小组负责制定鉴定标准和程序，对数字档案进行鉴定。（三）鉴定内容1.对数字档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，判断其是否具有保存价值。2.根据鉴定结果，确定数字档案的保管期限和处置方式。（四）销毁程序1.对于失去保存价值的数字档案，应按照规定程序进行销毁。2.销毁前应进行登记造册，注明档案名称、数量、销毁原因等。3.销毁工作应在鉴定小组的监督下进行，采用物理或化学方法确保数据无法恢复。4.销毁后应填写销毁清单，由鉴定小组负责人签字确认。八、数字档案的安全管理（一）安全制度1.建立健全数字档案安全管理制度，明确安全责任和安全措施。2.加强对数字档案管理人员的安全培训，提高安全意识和操作技能。（二）安全技术1.采用先进的安全技术手段，如防火墙、入侵检测、加密技术等，保障数字档案的存储和传输安全。2.定期对数字档案系统进行安全评估和漏洞扫描，及时发现和解决安全问题。（三）应急处置1.制定数字档案安全应急预案，明确应急处置流程和责任分工。2.定期进行应急演练，提高应对突发事件的能力。3.发生安全事故时，应立即采取措施进行处理，并及时向上级主管部门报告。九、监督与检查（一）监督职责1.学校档案管理部门负责对全校数字档案归档制度的执行情况进行监督检查。2.各部门、各单位应定期对本部门数字档案的管理情况进行自查，发现问题及时整改。（二）检查内容1.数字档案的形成、收集、整理、存储、检索、利用等环节是否符合本制度要求。2.数字档案的安全管理措施是否落实到位。3.数字档案鉴定与销毁工作是否规范。（三）结果处理1.对于监督检查中