供货档案资料管理制度

PAGE供货档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司供货档案资料的管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，提高公司对供货环节的管理效率和决策科学性，依据相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有与供货相关的档案资料管理，包括但不限于供应商资质文件、采购合同、订单、到货验收记录、质量检验报告、售后服务记录等。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映供货活动的实际情况，不得虚假记录或篡改。2.完整性原则：涵盖供货过程中的各个环节和相关信息，确保档案资料的全面性。3.准确性原则：数据准确、表述清晰，避免模糊或歧义。4.安全性原则：采取有效措施保障档案资料的安全，防止丢失、损坏和泄露。5.规范性原则：按照统一的格式、标准和流程进行管理，确保档案资料的规范性和一致性。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善供货档案资料管理制度，并监督执行。2.集中管理公司的供货档案资料，建立档案数据库，确保档案资料的有序存储和便捷查询。3.定期对档案资料进行整理、归档、分类和编号，保证档案资料的完整性和规范性。4.负责档案资料的安全保管，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案资料的安全。5.按照规定的流程和权限，为公司内部各部门提供档案资料查阅、借阅服务。6.对档案资料的销毁进行审核和监督，确保档案资料的销毁符合规定。（二）采购部门职责1.负责收集、整理和提交与采购业务相关的档案资料，包括供应商筛选资料、采购申请、采购合同等。2.确保采购档案资料的真实性、准确性和完整性，及时将档案资料移交档案管理部门。3.在采购过程中，按照档案管理要求，规范填写各类记录和文件，为档案管理提供基础数据。4.根据业务需要，向档案管理部门提出档案资料查阅、借阅申请，并配合档案管理部门进行相关工作。（三）质量部门职责1.负责提供与供货质量相关的档案资料，如质量检验报告、不合格品处理记录等。2.对供货质量档案资料进行审核和把关，确保质量信息的准确可靠。3.参与对供应商质量档案的评估和管理，为公司选择优质供应商提供质量依据。4.根据质量管理要求，及时更新和维护质量档案资料，为质量追溯和质量改进提供支持。（四）其他部门职责各部门应按照本制度要求，负责本部门产生的与供货相关档案资料的收集、整理和保管，并及时移交档案管理部门。在业务活动中，应积极配合档案管理部门的工作，确保档案资料的顺利流转和有效利用三、档案资料的分类与编号（一）分类1.供应商档案类：包括供应商基本信息、营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证文件、业绩证明、联系方式等。2.采购合同类：采购合同文本及相关补充协议、变更记录等。3.订单类：采购订单、销售订单、退货订单等，记录订单的下达、执行和变更情况。4.到货验收类：到货验收单、验收报告、检验记录、不合格品处理记录等。5.质量检验类：质量检验报告、质量标准文件、质量改进记录等。6.售后服务类：售后服务协议、维修记录、客户投诉处理记录等。7.其他类：与供货相关的其他文件、资料，如往来信函、会议纪要、培训记录等。（二）编号档案资料编号应遵循唯一性、系统性和可扩展性原则。编号采用数字与字母相结合的方式，具体格式如下：[年份][部门代码][类别代码][流水号]1.年份：用四位数字表示档案资料形成的年份，如“2023”。2.部门代码：用两位字母表示产生档案资料的部门，如“CG”表示采购部门，“ZL”表示质量部门等。3.类别代码：用两位字母表示档案资料的类别，如“GY”表示供应商档案，“HT”表示采购合同等。4.流水号：用四位数字表示同一类别档案资料的顺序号，从“0001”开始依次编号。例如，采购部门2023年的第5份采购合同编号为：2023CGHT0005四、档案资料的收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责本部门与供货相关档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整。2.在业务活动结束后，相关人员应按照档案管理要求，及时将产生的档案资料整理齐全，移交本部门档案管理人员。3.档案管理人员应定期对各部门移交的档案资料进行检查，发现问题及时通知相关部门补充或更正。（二）整理1.档案管理人员收到档案资料后，应按照分类标准进行整理，去除无关的附件和重复的内容。2.对整理后的档案资料进行编号、编目，编制目录清单，注明档案资料的名称、编号、日期、来源等信息，便于查询和管理。3.对于纸张档案资料，应进行装订或装盒，确保档案资料的整齐、牢固。对于电子档案资料，应进行分类存储，建立相应的文件夹和文件名规范，便于识别和检索。五、档案资料的归档与存储（一）归档1.整理后的档案资料应及时归档，按照编号顺序放入相应的档案柜或存储设备中。2.归档时应填写档案归档登记表，注明档案资料的名称、编号、归档日期、保管期限等信息，并由档案管理人员签字确认。3.对于重要的档案资料，应进行备份存储，防止因意外事件导致档案资料丢失。备份存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性。（二）存储1.档案资料应存储在专门的档案库房或存储设备中，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.档案柜应按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。档案资料应分类存放，标识清晰，不得混放。3.电子档案资料应存储在服务器或专用存储设备中，定期进行数据备份和清理，确保数据的安全和有效。同时，应建立电子档案资料的访问权限管理制度，防止数据泄露。六、档案资料的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部各部门因工作需要查阅供货档案资料时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经本部门负责人签字批准。2.档案管理部门收到查阅申请表后，应按照规定的权限进行审核，审核通过后，为查阅人员提供相应的档案资料，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、归还时间等信息。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案资料，不得擅自将档案资料带出或转借他人。查阅过程中应爱护档案资料，不得涂改、损坏或丢失。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案资料的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅供货档案资料时，借阅人员应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、预计归还时间等信息，并经本部门负责人和档案管理部门负责人签字批准。2.档案管理部门根据审批意见，为借阅人员办理借阅手续，借阅人员应在借阅登记表上签字确认。借阅登记表应包括借阅时间、借阅人员、借阅内容、预计归还时间、实际归还时间等信息。3.借阅人员应按照规定的时间归还档案资料，如需延期归还，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。4.借阅人员应对借阅的档案资料妥善保管，不得擅自复制、传播或泄露档案资料内容。如因保管不善导致档案资料丢失、损坏或泄露，借阅人员应承担相应的责任。七、档案资料的保密与安全（一）保密1.公司所有员工应严格遵守档案资料保密制度，不得擅自泄露档案资料内容。2.档案管理人员应对档案资料的保密工作负责，定期对档案资料的保管情况进行检查，发现问题及时采取措施。3.在查阅、借阅档案资料时，档案管理人员应提醒查阅、借阅人员注意保密事项，不得在无关人员面前谈论档案资料内容。4.对于涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案资料，应采取加密存储、限制访问等措施，确保档案资料的安全。（二）安全1.档案管理部门应加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如防火设备、防盗设备、防潮设备等。2.档案管理人员应定期对档案资料进行检查和维护，发现档案资料有损坏、变质等情况时，应及时采取措施进行修复或处理。3.对于电子档案资料，应采取数据备份、病毒防护、网络安全等措施，防止数据丢失、损坏或被非法获取。4.发生档案资料丢失、损坏或泄露等安全事故时，档案管理部门应及时报告公司领导，并采取相应的措施进行处理，防止事故扩大。同时，应查明原因，追究相关人员的责任。八、档案资料的保管期限与销毁（一）保管期限1.供货档案资料的保管期限应根据相关法律法规和行业标准确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为13年，适用于一般性的采购订单、到货验收记录等档案资料。3.中期保管期限为310年，适用于采购合同、质量检验报告等档案资料。4.长期保管期限为10年以上，适用于供应商资质文件、重要的采购项目档案等档案资料。（二）销毁1.档案资料保管期满后，档案管理部门应会同相关部门对档案资料进行鉴定，确定是否可以销毁。对于仍有保存价值的档案资料，应延长保管期限。2.经鉴定可以销毁的档案资料，档案管理部门应填写档案销毁申请表，注明档案资料的名称、编号、保管期限、销毁原因等信息，并经公司领导批准。3.档案销毁申请表批准后，档案管理部门应指定专人负责档案资料的销毁工作。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、