收发文档案联络人制度

PAGE收发文档案联络人制度一、总则（一）目的为了加强公司收发文及档案管理工作的规范化、系统化和科学化，确保公司文件的准确传递、妥善保管和有效利用，提高工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在收发文及档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.及时准确原则收发文及档案管理工作应确保文件传递及时、信息准确，避免延误和错误。2.安全保密原则严格遵守国家法律法规和公司保密制度，确保文件和档案的安全，防止信息泄露。3.规范有序原则建立健全收发文及档案管理流程，明确各环节职责，确保工作规范有序进行。4.高效利用原则充分发挥文件和档案的作用，提高其利用价值，为公司决策和业务开展提供有力支持。二、收发文管理（一）收文管理1.收文渠道公司收文主要通过以下渠道进行：上级机关文件：包括上级部门下发的各类公文、通知、指示等。平行单位文件：与公司有业务往来的平行单位发送的文件。下级单位文件：公司各分支机构、下属单位上报的文件。其他渠道：如邮寄、电子邮件等方式接收的文件。2.收文登记设立专门的收文登记簿，对收到的文件进行详细登记。登记内容包括文件编号、来文单位、来文日期、文件标题、文号、密级、份数等。收文人员应及时对收到的文件进行清点，核对文件数量和完整性。如发现文件有破损、缺页等情况，应及时与发文单位联系。3.文件传阅根据文件内容和领导分工，确定传阅范围。一般文件由相关部门负责人传阅，重要文件由公司领导传阅。传阅文件应遵循“先急后缓、先主后次”的原则，确保文件及时传递给相关人员。传阅过程中，应在文件传阅单上注明传阅时间、传阅人姓名等信息。传阅完毕的文件应及时收回，交回收文人员进行整理归档。4.文件办理收文人员根据文件内容和领导批示，及时将文件分发给相关部门或人员办理。办理部门或人员应在规定时间内完成文件办理，并将办理结果反馈给收文人员。文件办理过程中，如涉及多个部门或需要协调其他单位的，收文人员应负责组织协调，确保文件办理工作顺利进行。对于需要回复的文件，办理部门或人员应按照规定格式和要求起草回复文件，经审核后加盖公司印章，及时发送给发文单位。（二）发文管理1.发文流程拟稿：由相关部门或人员根据工作需要起草文件初稿。拟稿人应确保文件内容准确、表述清晰、格式规范。审核：拟稿完成后，交部门负责人进行审核。审核内容包括文件内容的准确性、完整性、合规性，以及格式是否符合要求等。修改：根据审核意见，拟稿人对文件进行修改完善。会签：涉及多个部门的文件，应进行会签。会签部门应认真审核文件内容，提出意见和建议。签发：经审核、会签后的文件，由公司领导签发。公司领导应根据文件内容和实际情况，做出签发意见。编号：文件签发后，由办公室负责编号。编号应按照一定的规则进行，确保文件编号的唯一性和连续性。打印：根据文件签发稿，进行打印。打印应保证文件质量，格式规范。盖章：文件打印完成后，加盖公司印章。盖章应确保印章清晰、端正，符合规定要求。分发：办公室将盖好章的文件分发给相关部门或人员，并做好发文登记。2.发文要求发文应严格遵循国家法律法规和公司相关规定，确保文件内容合法合规。文件语言应简洁明了、逻辑严谨，避免使用模糊、歧义或生僻的词汇。发文格式应符合公司统一要求，包括字体、字号、行距、页边距等。涉及重要事项或敏感信息的文件，应严格按照保密制度进行处理，确保信息安全。三、档案管理（一）档案分类1.行政档案公司文件：包括公司下发的各类公文、通知、报告等。会议文件：公司各类会议的会议纪要、决议、报告等。人事档案：员工的个人信息、履历、考核、奖惩等档案。财务档案：公司财务报表、账目、凭证等档案。其他行政档案：如公司规章制度、资质证书、合同协议等档案。2.业务档案市场营销档案：市场调研、客户资料、销售合同等档案。生产管理档案：生产计划、工艺流程、质量检验等档案。技术研发档案：研发项目资料、技术方案、专利申请等档案。其他业务档案：根据公司业务特点和管理需要，分类整理的各类业务档案。（二）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.档案收集人员应定期对本部门的文件、资料进行整理，将具有保存价值的档案移交公司档案室。3.对于重要会议、重大活动等形成的档案，相关部门应在活动结束后及时收集整理，并移交档案室。（三）档案整理1.档案室收到各部门移交的档案后，应按照档案分类标准进行整理。2.整理内容包括：分类：将档案按照行政档案和业务档案的类别进行细分。编号：为每一份档案编制唯一的编号，便于查询和管理。编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。装订：对零散的档案资料进行装订，确保档案的整齐和牢固。3.档案整理应遵循便于保管和利用原则，确保档案的系统性和完整性。（四）档案保管1.公司设立专门的档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案室应保持适宜的温度、湿度，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全保存。3.对电子档案，应采用安全可靠的存储方式，定期进行备份，防止数据丢失。4.根据档案的重要程度和保管期限，对档案进行分类存放。保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案：公司重要的规章制度、年度财务报告、重大合同协议等。长期保管的档案：一般的行政文件、业务档案等，保管期限为10年以上。短期保管的档案：临时性文件、一般性业务资料等，保管期限为10年以下。（五）档案利用1.公司员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经部门负责人批准后，到档案室查阅。2.档案室工作人员应根据申请内容，提供相应的档案资料，并做好查阅登记。查阅登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、查阅档案编号、查阅内容等。3.查阅档案时，应在档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘抄档案内容的，应经档案室工作人员同意，并按照规定办理相关手续。4.涉及公司机密的档案，应严格按照保密制度进行查阅和使用，确保公司信息安全。四、收发文档案联络人职责（一）收文联络人职责1.负责公司收文的接收、登记、传阅和催办工作。2.及时将收到的文件分发给相关部门或人员，并跟踪文件办理进度。3.对传阅完毕的文件进行整理归档，确保文件的妥善保管。4.定期对收文情况进行统计分析，向上级领导汇报收文工作情况。（二）发文联络人职责1.负责公司发文的拟稿、审核、会签、编号、打印、盖章和分发等工作。2.按照发文流程，协调各部门之间的工作，确保发文工作顺利进行。3.对发文文件进行格式审核，确保文件格式符合公司统一要求。4.定期对发文情况进行统计分析，总结发文工作中的经验教训，提出改进建议。（三）档案联络人职责1.负责公司档案的收集、整理、保管和利用工作。2.指导各部门档案收集人员做好档案收集工作，确保档案资料的完整和准确。3.对整理后的档案进行分类编号、编目装订，建立健全档案管理制度。4.为公司员工提供档案查阅服务，做好查阅登记和档案保密工作。5.定期对档案进行清查盘点，确保档案的安全保存。五、监督与考核（一）监督检查1.公司办公室负责对收发文及档案管理工作进行定期监督检查，确保各项制度的有效执行。2.监督检查内容包括收发文登记、传阅、办理情况，档案收集、整理、保管、利用情况等。3.对监督检查中发现的问题，应及时提出整改意见，责令相关部门或人员限期整改。（二）考核评价