畜牧站档案管理制度范本

PAGE畜牧站档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强畜牧站档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在畜牧工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于畜牧站各部门及全体工作人员在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：畜牧站档案由综合档案室集中统一管理，各部门不得自行分散保存。2.真实性原则：档案应如实反映畜牧站各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集、整理畜牧站在工作活动中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，采取有效保密措施，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定畜牧站档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管畜牧站各类档案，对档案进行分类、编目、上架，建立健全档案检索体系。3.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。4.负责档案的查阅、借阅服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，保证档案的安全利用。5.负责档案信息化建设，利用现代信息技术对档案进行数字化处理，建立档案数据库，提高档案管理效率和服务水平。6.负责对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员业务素质。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的及时、完整和准确。2.按照档案管理制度的要求，定期将本部门形成的档案整理后移交综合档案室，并办理移交手续。3.严格遵守档案查阅、借阅规定，在本部门范围内合理利用档案，不得擅自将档案带出本部门或转借他人。4.积极配合综合档案室做好档案管理工作，接受综合档案室的业务指导和监督检查。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.畜牧站行政管理工作中形成的文件、会议记录、工作计划、总结、统计报表等。2.畜牧站业务工作中形成的技术资料、科研项目档案、疫病防治档案、畜牧生产档案等。3.畜牧站人事管理工作中形成的干部职工档案、工资档案、考核档案等。4.畜牧站财务管理工作中形成的会计凭证、账簿、报表等财务档案。5.畜牧站基本建设工作中形成的项目立项、设计、施工、竣工验收等档案。6.畜牧站设备仪器管理工作中形成的设备购置、使用、维护、报废等档案。7.畜牧站对外交流与合作工作中形成的协议、合同、信函等档案。8.其他与畜牧站工作相关的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集本部门工作中形成的各类档案，确保档案的齐全完整。2.档案收集责任人应定期对收集到的档案进行整理，剔除重复、无效的文件，保证档案质量。3.对重要文件和紧急文件，应及时收集并向综合档案室移交，不得积压。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类，编制案卷目录。2.科技档案：按照项目进行分类，建立项目档案卷册，编制卷内目录。3.会计档案：按照会计年度、保管期限进行分类，编制会计档案目录。4.人事档案：按照干部职工个人进行整理，建立个人档案卷宗。5.声像档案：按照载体形式、内容进行分类，编制声像档案目录。四、档案的保管（一）保管场所建设1.综合档案室应具备符合档案保管要求的专用库房，库房应坚固、安全，具有防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，档案装具应符合标准要求，便于档案的存放和管理。3.库房应设置温湿度调节设备，保持库房内温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。4.库房应配备消防设备、安全监控设备等，确保档案的安全保管。（二）档案上架排列1.档案应按照分类方案进行上架排列，同类档案应按照时间顺序或重要程度依次排列。2.档案上架应整齐有序，便于查找和利用，同时应留出适当的空间，便于档案的补充和调整。（三）档案保管期限划分1.永久保管：凡是反映畜牧站主要职能活动和历史面貌的，对畜牧站工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种期限。凡是在一定时间内对畜牧站工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。（四）档案定期检查1.综合档案室应定期对档案进行检查，一般每年进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、数量变化、安全情况等。2.检查中发现档案有破损、褪色、霉变等情况时，应及时采取措施进行修复或复制。3.对检查情况应做好记录，发现问题应及时报告并采取相应的处理措施。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成，负责对档案进行鉴定工作。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合畜牧站工作实际，对档案进行鉴定。2.对已过保管期限的档案，应从档案的内容、价值、利用情况等方面进行综合分析，确定其是否仍有保存价值。3.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应按照保密规定进行鉴定，确保档案信息安全。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，填写《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》经畜牧站领导审批后，报上级主管部门备案。3.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，确保档案销毁彻底。4.监销人员应在《档案销毁清册》上签字，注明销毁日期和方式。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅档案的人员，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室办理查阅手续。2.查阅档案应在综合档案室指定的查阅地点进行，不得擅自将档案带出档案室。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽换、污损等。4.查阅档案后，应及时将档案归还综合档案室，并办理归还手续。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等，经所在部门负责人签字同意，报畜牧站领导审批后，到综合档案室办理借阅手续。2.借阅档案一般不得超过规定期限，如需延期借阅，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄档案内容。4.借阅人员归还档案时，应保证档案的完整无损，如有损坏或丢失，应承担相应的赔偿责任。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.综合档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计应做到及时、准确、完整，定期向上级主管部门报送档案统计报表。（二）移交工作1.各部门应按照档案管理制度的要求，定期将本部门形成的档案整理后移交综合档案室，并办理移交手续。2.移交档案时，应填写《档案移交清册》，注明档案的名称、数量、年度、保管期限等，双方签字确认。3.综合档案室应对移交的档案进行认真核对，确保档案的齐全完整。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立畜牧站档案数据库，实现档案信息的数字化存储和管理。2.开发档案管理信息系统，实现档案的在线查阅、借阅、检索、统计等功能，提高档案管理效率和服务水平。3.利用信息技术手段，对档案进行安全保护和备份，确保档案信息的安全可靠。（二）数字化处理1.对畜牧站重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.数字化扫描应按照国家有关标准和规范进行，确保扫描图像清晰、完整、准确。3.对数字化档案应进行分类、编目、存储，建立电子档案索引，便于检索和利用。（三）信息系统建设1.选用适合畜牧站档案管