监理档案管理制度上墙

PAGE监理档案管理制度上墙一、总则（一）目的为加强本公司监理档案管理，确保监理档案的完整、准确、系统和有效利用，提高监理工作质量和管理水平，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司承接的各类建设工程项目监理过程中形成的档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：监理档案应如实反映监理工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖监理工作全过程的各类文件、资料，保证档案的全面性和系统性。3.准确性原则：档案信息准确无误，数据、文字等表述清晰规范。4.及时性原则：及时收集、整理、归档监理文件资料，避免延误和遗漏。5.保密性原则：对涉及工程秘密和商业机密的档案严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）公司档案管理部门职责1.负责制定和完善监理档案管理制度，并监督实施。2.指导、协调各项目监理部的档案管理工作。3.组织档案管理培训，提高档案管理人员业务水平。4.定期对监理档案进行检查、评估和考核。5.负责监理档案的集中保管和提供利用服务。（二）项目监理部职责1.设立兼职档案管理员，负责本项目监理档案的日常收集、整理、归档工作。2.按照档案管理要求，及时将监理过程中形成的各类文件资料分类整理，确保档案的完整性和准确性。3.配合公司档案管理部门做好档案的移交、保管和利用工作。4.对项目监理档案的安全和保密负责，防止档案损坏、丢失和泄密。（三）档案管理人员职责1.认真学习和掌握档案管理的法律法规、标准规范和业务知识。2.负责监理档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等具体工作。3.建立档案台账，对档案的收进、移出、保管等情况进行详细记录。4.做好档案的保管、保护工作，定期检查档案状况，确保档案安全。5.根据利用者需求，及时、准确地提供档案查阅、借阅服务，并做好登记工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.监理规划、监理实施细则。2.施工图纸会审、设计交底会议纪要。3.施工组织设计、专项施工方案审查意见。4.工程开工/复工报审表及相关资料。5.工程材料、构配件、设备报审表及质量证明文件。6.施工测量放线成果报审表。7.监理工程师通知单、工程暂停令、工程复工令。8.工程质量检验批、分项工程、分部工程验收记录。9.隐蔽工程验收记录。10.工程变更文件。11.工程计量、工程款支付证书。12.监理月报、季报、专题报告。13.工程安全、质量事故报告及处理文件。14.工程竣工预验收资料。15.工程竣工验收文件。16.监理工作总结。17.与建设单位、施工单位、设计单位等相关单位的往来函件。18.其他与监理工作有关的文件资料。（二）收集要求1.项目监理部应指定专人负责档案收集工作，确保文件资料及时、完整地收集。2.收集的文件资料应原件齐全，如无法提供原件，应提供清晰、完整的复印件，并注明原件存放处。3.对重要文件资料应进行备份，防止丢失。（三）整理要求1.档案管理人员应按照档案分类标准，对收集到的文件资料进行分类整理。2.每份文件资料应保持其原有完整性，不得随意裁剪、涂改。3.对破损、褪色的文件资料应进行修复或复制。4.按照文件形成时间顺序或重要程度进行排列，编写页码。5.填写档案卷内目录，包括序号、文件题名、日期、页号、备注等内容。6.编制档案封面，注明项目名称、档案类别、保管期限、起止日期等信息。四、档案的分类与编号（一）分类方法监理档案分为工程前期文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等五大类。每大类再根据文件内容和性质进行细分。1.工程前期文件项目立项批复文件建设用地规划许可证建设工程规划许可证施工许可证工程地质勘察报告设计文件审查意见等2.监理文件监理规划监理实施细则监理月报监理季报监理专题报告监理工程师通知单工程暂停令工程复工令工程质量评估报告监理工作总结等3.施工文件施工组织设计专项施工方案工程材料、构配件、设备报审表施工测量放线成果报审表工程质量检验批验收记录分项工程验收记录分部工程验收记录隐蔽工程验收记录工程变更文件等4.竣工图建筑竣工图结构竣工图电气竣工图给排水竣工图消防竣工图等5.竣工验收文件工程竣工预验收报告工程竣工验收报告工程竣工验收备案表工程质量保修书等（二）编号规则档案编号采用“项目编号分类代码流水号”的形式。1.项目编号：按照公司项目管理编号规则确定，用于标识具体建设工程项目。2.分类代码：根据档案分类方法，分别用不同字母表示各类档案，如“GQ”表示工程前期文件，“JL”表示监理文件，“SG”表示施工文件，“JG”表示竣工图，“JY”表示竣工验收文件。3.流水号：按照每类档案形成的先后顺序依次编排，从001开始。例如：某项目的监理规划编号为“[项目编号]JL001”。五、档案的保管（一）保管期限监理档案保管期限分为永久、长期和短期。1.永久保管：涉及工程质量、安全、重要变更等对工程有重大影响的文件资料，如工程竣工验收报告、工程质量保修书、工程质量事故报告及处理文件等。2.长期保管：保存期限为20年以上的文件资料，如监理规划、监理实施细则、工程质量评估报告等。3.短期保管：保存期限为5年以下的文件资料，如监理月报、季报等。（二）保管方式1.公司设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案应按照分类、编号顺序上架存放，便于查找和管理。3.对电子档案应进行备份存储，采用光盘、硬盘等存储介质，并定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定标准。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，如档案发霉、虫蛀等情况，应采取相应的修复和防治措施。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。4.严格档案库房管理制度，非档案管理人员未经批准不得进入库房。六、档案的利用（一）利用范围1.公司内部人员因工作需要查阅、借阅监理档案。2.建设单位、施工单位、设计单位等相关单位因工程建设需要查阅、借阅与本工程有关的监理档案。3.司法机关、行政主管部门等因执法、监督检查需要查阅、借阅监理档案。（二）利用程序1.内部查阅、借阅公司内部人员因工作需要查阅、借阅监理档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅、借阅目的、档案名称及编号等信息。申请表经所在部门负责人签字同意后，交公司档案管理部门审批。档案管理部门根据审批意见，为查阅、借阅人员提供档案，并做好登记工作。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需借阅，应办理借阅手续，明确借阅期限，按时归还。2.外部查阅、借阅建设单位、施工单位、设计单位等相关单位因工程建设需要查阅、借阅监理档案，应出具单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，注明查阅、借阅目的、档案名称及编号等信息。申请表经公司项目负责人签字同意后，交公司档案管理部门审批。档案管理部门根据审批意见，为查阅、借阅人员提供档案，并做好登记工作。查阅人员应在公司档案管理部门指定地点查阅档案，如需借阅，应办理借阅手续，明确借阅期限，按时归还。借阅期间如需复印档案，应经公司档案管理部门同意，并按照规定收费。3.司法机关、行政主管部门查阅、借阅司法机关、行政主管部门因执法、监督检查需要查阅、借阅监理档案，应出具相关执法、监督检查文件，并填写《档案查阅申请表》，注明查阅、借阅目的、档案名称及编号等信息。申请表经公司分管领导签字同意后，交公司档案管理部门审批。档案管理部门根据审批意见，为查阅、借阅人员提供档案，并做好登记工作。查阅人员应在公司档案管理部门指定地点查阅档案，如需借阅，应办理借阅手续，明确借阅期限，按时归还。借阅期间如需复印档案，应经公司档案管理部门同意，并按照规定收费。（三）利用登记档案管理部门应对档案查阅、借阅情况进行详细登记，登记内容包括查阅、借阅日期、查阅、借阅人姓名、所在单位、查阅、借阅目的、档案名称及编号、查阅期限、归还日期等信息。登记册应妥善保管，以备查考。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由公司档案管理部门负责人、项目监理部负责人及相关专业技术人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定内容1.档案的保管期限是否已满。2.档案的内容是否已失去保存价值。3.档案是否重复或多余。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出拟销毁档案清单。2.将拟销毁档案清单提交档案鉴定小组进行鉴定。3.鉴定小组对档案进行逐一审查，提出鉴定意见，对确无保存价值的档案予以销毁。4.经鉴定小组组长签字同意后，形成档案鉴定报告。（四）销毁程序1.档案管理部门根据档案鉴定报告，填写《档案销毁申请表》，经公司分管领导批准后