投行业务档案管理制度

PAGE投行业务档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司投行业务档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于业务查询、监督和决策支持，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司投行业务部门在开展各类投资银行相关业务过程中形成的档案管理工作，包括但不限于企业上市辅导、并购重组、债券发行、资产证券化等业务环节产生的文件、资料、记录等。（三）基本原则1.集中统一管理原则投行业务档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则档案内容应真实反映投行业务活动的全过程，保证档案的完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.安全保密原则严格保密档案信息，采取必要的安全防护措施，防止档案信息泄露、丢失或损坏，确保档案信息安全。4.便于利用原则档案管理应便于业务人员查询和利用，提高工作效率，为公司业务发展和决策提供有力支持。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.制定和完善投行业务档案管理制度，并组织实施。2.负责投行业务档案的收集、整理、归档、保管、查阅和销毁等日常管理工作。3.定期对档案管理工作进行检查和评估，确保档案管理工作符合制度要求。4.对档案管理人员进行培训和指导，提高档案管理业务水平。5.负责与外部档案管理机构或监管部门的沟通协调，确保档案管理工作的合规性。（二）投行业务部门职责1.负责本部门业务档案的形成、积累和初步整理工作，确保档案资料的真实、准确、完整。2.按照档案管理部门的要求，及时将业务档案移交至档案管理部门，并配合档案管理部门做好档案管理相关工作。3.在业务开展过程中，严格遵守档案管理规定，不得擅自截留、隐匿或销毁档案资料。4.对涉及商业秘密、敏感信息的档案，应采取必要的保密措施，并配合档案管理部门做好保密工作。（三）档案管理人员职责1.负责投行业务档案的具体收集、整理、归档、保管、查阅等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.严格遵守档案管理规定，保守档案机密，不得泄露档案信息。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整性和准确性，发现问题及时报告并处理。4.协助业务部门查询和利用档案资料，提供必要的档案信息服务。5.按照规定做好档案的鉴定、销毁等工作，并做好相关记录。三、档案的收集与整理（一）收集范围投行业务档案收集范围包括但不限于以下内容：1.项目立项文件，如立项申请报告、可行性研究报告、项目评估意见等。2.尽职调查资料，包括企业基本情况、财务状况、经营情况、行业竞争情况等方面的调查文件。3.业务协议及合同，如承销协议、保荐协议、财务顾问协议、并购协议等。4.申报文件，如招股说明书、募集说明书、上市申请文件、重组报告书等。5.内部审批文件，如项目评审会议纪要、领导批示、内部审核意见等。6.工作底稿，包括访谈记录、会议记录、文件资料复印件、数据分析报告等。7.与项目相关的其他文件资料，如媒体报道、行业研究报告、客户沟通记录等。（二）收集要求1.业务人员应在业务活动结束后及时将相关档案资料收集齐全，确保档案的完整性。对于重要文件资料，应进行原件收集，如无法收集原件，应收集清晰、完整的复印件，并注明原件存放处。2.档案资料应真实、准确、完整地反映业务活动的全过程，不得弄虚作假或隐瞒重要信息。3.收集的档案资料应按照一定的分类标准进行初步整理，便于后续的归档工作。（三）整理方法1.分类根据投行业务的特点和档案内容，将档案分为项目类、业务类、管理类等类别，每个类别下再根据具体内容进行细分。例如，项目类档案可分为上市项目、并购项目、债券发行项目等；业务类档案可分为尽职调查、协议合同、申报文件等；管理类档案可分为内部审批、工作底稿等。2.编号为便于档案的管理和查询，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和逻辑性原则，可采用年份+业务类别+流水号的方式进行编制。例如，2023年上市项目的第一份尽职调查文件编号为202301001。3.装订对纸张较多的档案资料进行装订，确保整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用A4纸张规格，并在左侧装订。对于不宜装订的档案资料，如电子文档、图表等，应进行妥善保管，并与纸质档案建立对应关系。4.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。目录应清晰、准确，便于查询和检索。同时，为每份档案建立电子索引，方便电子档案的管理和利用。四、档案的归档与保管（一）归档流程1.业务人员在完成档案资料的收集和初步整理后，填写档案移交清单，将档案资料移交至档案管理部门。2.档案管理部门接收档案资料后，按照整理方法对档案进行进一步整理和核对，确保档案的质量符合要求。3.核对无误后，档案管理部门将档案资料按照分类和编号顺序进行归档，存入专门的档案库房或存储设备中，并在档案管理系统中进行登记。（二）保管期限投行业务档案的保管期限根据国家法律法规和行业标准确定，一般分为短期、中期和长期。具体保管期限如下：1.短期档案：保管期限为3年，主要包括一般性的业务文件、工作底稿等。2.中期档案：保管期限为5年，包括重要的业务协议、申报文件等。3.长期档案：保管期限为10年以上，如企业上市后的持续督导资料、重大并购重组项目的相关档案等。（三）保管要求1.档案库房档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施，保持库房内温度、湿度适宜，确保档案的安全保管。2.存储设备对于电子档案，应采用安全可靠的存储设备进行存储，并定期进行备份。存储设备应具备数据加密、访问控制等安全功能，防止电子档案信息泄露或损坏。3.档案标识在档案存放位置设置明显的标识，注明档案类别、编号、名称等信息，便于查找和管理。4.定期清查档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管情况符合要求。清查过程中发现的问题应及时记录并报告，采取相应的措施进行处理。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅投行业务档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及商业秘密、敏感信息的档案，查阅申请人应签署保密承诺书，确保档案信息不被泄露。未经公司批准，不得将档案信息提供给外部单位或个人。3.公司高级管理人员、投行业务部门负责人等因工作需要查阅档案的，可直接到档案管理部门查阅，但应在查阅登记表上进行登记。（二）查阅流程1.查阅申请人填写档案查阅申请表，并提交所在部门负责人审批。2.审批通过后，查阅申请人持申请表到档案管理部门办理查阅手续。档案管理人员根据申请表提供的查阅内容，查找相应档案，并在档案查阅登记表上记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅结束后，查阅人员应将档案归还档案管理人员，并在查阅登记表上签字确认。（三）借阅权限1.因特殊原因需要借阅投行业务档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅时间、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。（四）借阅流程1.借阅申请人填写档案借阅申请表，并提交所在部门负责人和档案管理部门负责人审批。2.审批通过后，借阅申请人持申请表到档案管理部门办理借阅手续。档案管理人员根据申请表提供的借阅内容，并按照保管期限要求，确定借阅档案的范围和数量，办理借阅登记手续。3.档案管理人员将借阅的档案交付借阅人员，并要求借阅人员在档案借阅登记表上签字确认。借阅人员应在借阅期限届满前归还档案。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的数量和质量，如发现问题应及时记录并报告。确认无误后，办理借阅归还手续，并在档案借阅登记表上注明归还时间。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对已到保管期限的投行业务档案进行鉴定，确定档案的存毁价值。鉴定工作应由档案管理部门牵头，会同投行业务部门、法务部门等相关人员组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据国家法律法规、行业标准以及公司实际情况，对档案的内容、重要性、历史价值等进行综合评估，提出鉴定意见。3.对于仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对于确无保存价值的档案，应编制档案销毁清单。（二）销毁流程1.档案销毁清单经档案管理部门负责人、投行业务部门负责人、公司分管领导审批后，方可进行档案销毁。2.档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等。销毁过程中应安排专人负责监督，确保档案信息彻底销毁，无法恢复。3.在档案销毁完成后，监督人员应在档案销毁清单上签字确认，并将销毁清单存档保管。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立投行业务档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量，为公司业务发展提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化管理内容1.档案数字化对投行业务档案进行全面数字化处理，将纸质档案转化为电子档案，并进行分类、编号、编目等整理工作，确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性。2.系统建设开发或选用适合公司投行业务档案管理的信息化系统，实现档案的录入、存储、查询、借阅、统计分析等功能。系统应具备权限管理、数据加密、备份恢复等安全功能，确保档案信息的安全可靠。3.数据维护定期对档案信息化系统中的数据进行维护和更新，确保数据的准确性和及时性。同时，做好数据备份工作，防止数据丢失或损坏。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，严格按照系统操作规程进行档案管理工作。2.在档案数字化过程中，应确保扫描图像清晰、完整，数据录入准确无误。同时，对数字化档案进行质量抽检，发现问题及