为规范档案室管理制度

PAGE为规范档案室管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案室的科学管理，有效保护和利用档案资源，确保档案的完整、准确、系统和安全，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在档案形成、积累、整理、归档、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则档案应如实反映公司/组织各项活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则全面收集、整理公司/组织在各个阶段形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的检索、查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案室设置公司/组织设立独立的档案室，配备必要的办公设备和档案保管设施，确保档案管理工作的正常开展。（二）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管公司/组织各类档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.开展档案的鉴定、统计、编研等工作，为公司/组织的各项工作提供档案信息支持。4.指导各部门的档案工作，对兼职档案人员进行业务培训。5.按照规定向有关部门移交档案，并做好档案的利用服务工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，熟悉档案管理业务，具备良好的职业道德和责任心。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案整理规范。3.做好档案的保管、保护工作，定期检查档案的保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。4.严格执行档案借阅制度，做好借阅登记和归还工作，确保档案的安全。5.积极开展档案编研工作，为公司/组织提供有价值的档案信息资料。6.完成领导交办的其他与档案管理相关的工作任务。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政档案包括公司/组织的行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理等方面的档案。2.业务档案根据公司/组织的业务范围，分为市场营销档案、生产管理档案、财务管理档案、质量管理档案、技术研发档案等。3.项目档案针对公司/组织的各类项目，建立项目档案，包括项目立项文件、可行性研究报告、项目合同、项目进度报告、项目验收文件等。4.声像档案记录公司/组织重要活动、会议、工程建设等的照片、录音、录像等声像资料。5.电子档案以电子形式存在的各类文件、数据、图表等档案资料，包括办公自动化系统生成的文件、业务系统产生的数据等。（二）档案编号1.档案编号采用层次分类编号法，由全宗号、类别号、年度号、保管期限号、件号或卷号等组成。2.全宗号：本公司/组织的档案全宗号为[具体全宗号]。3.类别号：根据档案分类设置，如行政档案为XZ，业务档案为YW，项目档案为XM，声像档案为SX，电子档案为DZ等。4.年度号：采用公元纪年，以四位数字表示，如2023年表示为2023。5.保管期限号：分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下），分别用Y、C、D表示。6.件号或卷号：按顺序依次编号，件号用于单件归档的档案，卷号用于按卷归档的档案。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案及时、完整地形成。2.档案形成部门应在文件材料办理完毕后，按照档案归档范围和要求，及时将文件材料整理好，定期移交档案室。3.对于重要的会议、活动、项目等，相关部门应提前通知档案室，以便及时收集相关档案资料。4.档案室应定期对各部门档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的顺利进行。（二）档案整理1.档案管理人员按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类整理。2.归档文件应齐全完整，字迹清楚，签署完备，纸张规格统一。3.对归档文件进行编号、编目，填写归档文件目录和备考表。4.按照保管期限和年度顺序，将归档文件装入档案盒，并在档案盒上填写相关信息。5.对于纸质档案与电子档案相对应的情况，应建立电子档案与纸质档案的关联标识，确保两者的一致性。五、档案的归档与保管（一）档案归档1.档案形成部门整理好的档案，应在规定时间内移交档案室。移交时，双方应办理交接手续，填写档案移交清单。2.档案室对接收的档案进行认真核对，检查档案的完整性、准确性和整理质量，对不符合要求的档案，应退回原部门重新整理。3.档案管理人员将归档的档案按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。（二）档案保管1.档案室应具备适宜的档案保管环境，保持温度、湿度相对稳定，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等工作。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。3.档案应按照保管期限分别存放，便于档案的鉴定和销毁。4.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份，防止数据丢失。同时，应建立电子档案的访问权限管理制度，确保电子档案的安全。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案室定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.鉴定小组根据档案的价值和保管期限，对档案进行逐卷（件）审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，填写档案销毁清册。（二）档案销毁1.档案销毁清册经公司/组织领导审批后，由档案室负责组织实施销毁工作。2.档案销毁应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。纸质档案一般采用焚烧或粉碎等方式销毁；电子档案应进行彻底删除，并在存储介质上进行消磁处理。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，监销人员应在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁过程中产生的相关记录，如销毁时间、地点、方式、监销人员等，应整理归档保存。七、档案的利用（一）利用范围1.本公司/组织员工因工作需要，可查阅、借阅本部门及与工作相关的档案。2.外单位因工作需要查阅本公司/组织档案的，须经公司/组织领导批准，并办理相关手续。3.涉及国家机密、商业秘密等重要档案的利用，应严格按照国家保密法律法规和公司/组织保密制度执行。（二）利用手续1.本公司/组织员工查阅、借阅档案，应填写档案查阅/借阅申请表，注明查阅/借阅的档案名称、内容、用途等，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理查阅/借阅手续。2.外单位查阅档案，应出具单位介绍信，注明查阅档案的目的、范围等，经公司/组织领导批准后，由档案室安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.查阅、借阅档案时，档案管理人员应严格按照规定提供档案，不得擅自扩大查阅、借阅范围。查阅人员不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意。4.档案借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应按时归还档案，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案室，并承担相应责任。（三）利用登记档案室应对档案利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用者姓名、所在部门、查阅/借阅档案名称、内