档案室管规章制度

PAGE档案室管规章制度档案室管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实性原则：档案内容应真实反映公司各项活动的实际情况。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息不被泄露。4.方便利用原则：在确保档案安全和保密的前提下，为公司各部门及员工提供便捷的档案利用服务。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、财务档案、人事档案、业务档案等。3.对档案进行分类、编号、整理、装订、编目等工作，确保档案的规范化管理。4.负责档案的存储、保管，定期对档案进行检查、清点，确保档案的安全。5.建立档案检索系统，为公司各部门及员工提供档案查询、借阅等服务。6.对到期档案进行鉴定、销毁，并做好相关记录。7.参与公司重大活动、项目的档案收集、整理和归档工作。8.负责与上级主管部门、档案行政管理部门等相关单位的沟通协调，及时报送档案统计报表等资料。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，并定期向档案室移交。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理工作的具体实施，并接受档案室的业务指导。3.严格遵守公司档案管理制度，确保本部门档案的安全和完整。4.根据工作需要，及时向档案室申请查阅、借阅档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业知识和技能，严格遵守档案管理工作纪律。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、编目、存储、保管、检索、利用等。3.对档案的真实性、完整性和准确性负责，定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。4.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。5.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平。6.协助各部门做好档案管理工作，提供业务指导和咨询服务。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.文书档案：包括公司各类文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要等。2.科技档案：包括公司科研项目、技术改造、工程建设等方面的档案。3.财务档案：包括公司财务报表、会计凭证、账簿、审计报告等。4.人事档案：包括员工个人基本信息、履历、考核、奖惩、工资福利等方面的档案。5.业务档案：包括公司市场营销、客户服务、合同管理等业务活动中形成的档案。6.其他档案：包括公司证照、荣誉证书、印章管理等方面的档案。（二）档案编号1.档案编号采用“全宗号年度保管期限流水号”的结构。2.全宗号：公司档案全宗号为[具体全宗号]。3.年度：采用公元纪年，如“20XX”。4.保管期限：分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。5.流水号：按照档案形成的先后顺序依次编号。例如：一份文书档案的编号为[全宗号]2023永久001，表示该档案属于公司全宗，形成于2023年，保管期限为永久，是本年度的第一份文书档案。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应按照档案管理要求，及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，并进行初步整理。2.对于重要会议、重大活动形成的文件材料，应指定专人负责收集，确保文件材料的齐全、完整。3.公司员工在办理完毕相关业务后，应及时将有关文件材料移交所在部门档案管理人员。（二）档案整理1.档案管理人员对收集到的文件材料进行分类、鉴别，剔除无关材料。2.按照档案分类标准，对文件材料进行组卷，同一事由的文件材料应集中组卷。3.对卷内文件材料进行排列，按照文件形成的先后顺序或重要程度进行排列。4.编写页号，在文件材料的右上角或右下角编写页号，空白页不编号。5.填写卷内目录，包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等内容。6.装订卷内文件材料，采用三孔一线的方法进行装订，确保整齐、牢固。7.编制备考表，注明卷内文件材料的缺损、补充、移出、销毁等情况，并由立卷人、检查人签字。8.填写案卷封面，包括全宗号、年度、保管期限、档号、题名、编制单位、编制日期等内容。五、档案的存储与保管（一）档案存储1.档案室应配备专门的档案库房，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全。3.档案应按照分类、编号顺序上架存放，便于查找和管理。4.建立档案存放位置索引，标明档案的存放架位、箱柜号等信息。（二）档案保管1.定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全。4.严格遵守档案保密制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。5.档案管理人员应定期对档案保管情况进行总结分析，针对存在的问题及时采取改进措施。六、档案的检索与利用（一）档案检索1.建立档案检索系统，包括纸质档案目录和电子档案数据库。2.纸质档案目录应按照档案分类顺序编制，包括案卷目录、卷内目录等。3.电子档案数据库应录入档案的基本信息、题名、文号、责任者、日期、保管期限等内容，便于快速检索。4.档案管理人员应定期对档案检索系统进行维护和更新，确保检索信息的准确性和完整性。（二）档案利用1.公司各部门及员工因工作需要查阅、借阅档案的，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅、借阅的目的、内容、期限等，经部门负责人签字同意后，交档案室办理。2.档案室对申请进行审核，符合规定的予以办理，并登记查阅、借阅档案的相关信息。3.查阅档案应在档案室指定的地点进行，档案管理人员应在场监督，不得擅自将档案带出档案室。4.借阅档案一般不得超过[具体借阅期限]，如需延期，应办理续借手续。5.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。如发现档案丢失或损坏，应及时报告档案室，并承担相应责任。6.查阅、借阅档案的人员必须遵守保密制度，不得泄露档案内容。七、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案室定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务部门人员等组成。2.档案鉴定小组根据档案的保存价值和历史意义，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》。（二）档案销毁1.《档案销毁清册》应包括档案的题名、文号、责任者、日期、保管期限、销毁原因等内容，并经档案鉴定小组组长