电力档案标准管理制度

PAGE电力档案标准管理制度一、总则（一）目的为加强公司电力档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司生产、经营、管理中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各单位在电力生产、建设、科研、经营等活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司档案工作实行集中统一领导，统一管理公司各类档案，确保档案管理的规范化、标准化。2.完整性原则。全面收集、整理公司各项活动中形成的档案，保证档案内容的完整，不得遗漏重要信息。3.准确性原则。档案内容应真实、准确地反映公司各项活动的实际情况，数据准确无误，表述清晰规范。4.系统性原则。按照档案形成的规律和特点，对档案进行科学分类、编号、排列，保持档案之间的有机联系，便于查找和利用。5.安全性原则。采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。（四）管理职责1.公司档案管理部门负责制定和完善公司档案管理制度，指导、监督和检查各部门、各单位的档案工作。集中统一管理公司各类档案，对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作。负责档案信息化建设，建立和维护档案管理信息系统，实现档案信息的数字化存储和共享。组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识和业务水平。2.各部门、各单位负责本部门、本单位档案工作的组织领导，指定专人负责档案的收集、整理和移交工作。按照公司档案管理制度的要求，做好本部门、本单位档案的日常管理工作，确保档案的完整、准确和安全。及时向公司档案管理部门移交应归档的档案，并配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。二、档案的形成与收集（一）档案形成公司各部门及员工在电力生产、建设、科研、经营等活动中直接形成的各种文件材料，包括纸质、电子、声像等载体，均属归档范围。（二）收集要求1.各部门、各单位应明确档案收集责任人，负责本部门、本单位档案的日常收集工作。收集工作应遵循及时、完整、准确的原则，确保档案材料不遗漏、不丢失。2.对电力生产过程中形成的各类技术文件、运行记录、检修报告、试验数据等，应在工作完成后及时收集整理，确保档案内容与实际工作同步。3.对于重要会议、重大活动形成的文件材料，应在会议结束或活动完成后，由会议或活动组织部门及时收集，进行整理归档。4.涉及公司对外合作、合同协议等文件材料，应在签订或执行完毕后，由相关部门及时收集归档，确保档案资料的完整性。（三）收集范围1.电力规划与设计文件，包括规划报告、可行性研究报告、设计图纸、设计变更文件等。2.电力工程建设文件，包括项目立项文件、招投标文件、工程合同、施工图纸、施工记录、工程验收文件等。3.电力设备运行与维护文件，包括设备台账、运行记录、检修计划、检修报告、设备故障处理记录等。4.电力安全生产文件，包括安全管理制度、安全检查记录、事故报告与处理文件等。5.电力科研与技术创新文件，包括科研项目立项文件、研究报告、技术成果鉴定文件、专利申请文件等。6.公司经营管理文件，包括年度计划、预算报告、财务报表、合同协议、市场营销文件等。7.党群工作文件，包括党组织建设、企业文化建设、工会工作、共青团工作等方面的文件材料。8.其他具有保存价值的文件材料，如上级部门文件、行业标准、法律法规等。三、档案的整理（一）整理原则遵循电力档案的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.按照电力业务流程，分为电力规划、工程建设、设备运行、安全生产、科研技术、经营管理、党群工作等大类。2.在大类基础上，根据文件材料的具体内容和性质，进一步细分小类，如工程建设类可分为项目前期、施工管理、竣工验收等小类。3.采用年度机构保管期限分类法，即先按年度分开，再按形成机构排列，最后根据文件材料的保管期限进行分类。（三）编号规则1.档案编号应具有唯一性和系统性，便于档案的标识和管理。2.编号采用“全宗号年度保管期限流水号”的结构。全宗号：由公司档案管理部门统一编制，代表公司档案全宗。年度：采用公元纪年，如“20XX”。保管期限：分为永久、长期（30年）、短期（10年），分别用“Y”“C”“D”表示。流水号：按照档案整理顺序依次编写，位数根据档案数量确定。（四）装订要求1.纸质档案应进行装订，保持文件的整齐、牢固。2.装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式，确保文件不散落、不损坏。3.对于幅面过大的图纸，应折叠成A4纸大小，并在折叠边加盖档号章。（五）编目1.编制档案目录，包括案卷目录、卷内目录等。2.案卷目录应详细记录案卷编号、题名、年度、保管期限、起止日期、件数、页数等信息。3.卷内目录应记录每份文件的顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号等信息。四、档案的鉴定与保管期限划分（一）鉴定原则根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，对档案进行科学鉴定，准确划分保管期限。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由公司档案管理部门负责人、相关业务部门专家和档案管理人员组成。鉴定小组负责对公司档案进行定期鉴定。（三）保管期限划分标准1.永久保管的档案公司成立以来的重要文件材料，如公司章程、营业执照、重大决策文件等。电力工程建设项目的永久性文件，如项目立项批复、工程竣工验收报告等。在公司生产、经营、管理中具有长远利用价值的文件材料，如核心技术文件、长期发展规划等。2.长期保管的档案电力设备运行与维护过程中形成的重要记录，如设备大修记录、技术改造文件等，保管期限为30年。公司年度计划、预算报告、财务报表等经营管理文件，保管期限为30年。党群工作中具有一定历史价值的文件材料，保管期限为30年。3.短期保管的档案电力生产过程中的一般性运行记录、日常检修报告等，保管期限为10年。临时性会议文件、一般性业务文件等，保管期限为10年。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出鉴定意见，填写档案鉴定表。2.档案鉴定小组对档案管理部门提出的鉴定意见进行审核，必要时可进行实地查看和调查研究。3.根据审核结果，确定档案的保管期限，对失去保存价值的档案提出销毁意见。五、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的设施设备，如档案密集架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）档案上架1.按照档案分类编号顺序，将档案上架存放，便于查找和管理。2.同一全宗、同一年度、同一保管期限的档案应集中存放，不同类别档案之间应保持适当间隔。3.档案上架时应注意排列顺序，避免档案倒置、错放。（三）档案保管要求1.对纸质档案应定期进行检查，发现问题及时处理，如修复破损文件、更换防虫药品等。2.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，定期进行数据恢复测试，确保数据安全。3.对声像档案应建立专门的存储库，按照档案编号顺序存放，并定期进行检查和维护。4.严格执行档案借阅制度，防止档案丢失、损坏和泄密。借阅档案时应办理借阅手续，借阅人员应妥善保管档案，按时归还。六、档案的统计与移交（一）统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用人次、利用效果等。3.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和公司领导汇报档案管理工作情况。（二）移交1.公司各部门、各单位应按照档案管理制度的要求，定期向公司档案管理部门移交应归档的档案。2.移交档案时应填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、年度、保管期限等信息。3.档案管理部门应对移交的档案进行认真核对，符合要求的予以接收，并办理交接手续。七、档案的利用（一）利用原则遵循方便利用、服务公司的原则，在确保档案安全的前提下，充分发挥档案的作用。（二）利用方式1.查阅利用。公司员工因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应按照规定提供档案，并做好查阅登记工作。2.借阅利用。因特殊情况需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制利用。根据利用者的需求，档案管理部门可提供档案复制件。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制用途。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、部门、利用时间、利用内容、归还时间等信息。（四）保密规定1.利用档案时应严格遵守保密制度,不得泄露档案内容。对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要信息的档案，应按照相关规定进行管理和利用。2.档案管理人员应对利用档案的情况进行监督，发现违规行为及时制止，并报告公司领导。八、档案的销毁（一）销毁原则及范围1.对经过鉴定确无保存价值的档案，应按照规定进行销毁,确保档案信息的安全。2.销毁范围包括已过保管期限且无利用价值的档案、重复文件、无关文件等。（二）销毁程序1.档案管理部门填写档案销毁清册，注明档案的名称、数量、年度、保管期限等信息。2.档案销毁清册经档案鉴定小组审