会议纪要档案管理制度

PAGE会议纪要档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司会议纪要档案的管理，确保会议纪要的完整性、准确性和可追溯性，充分发挥会议纪要在公司决策、执行和沟通中的重要作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门组织召开的各类会议所形成的会议纪要档案管理，包括但不限于公司例会、专题会议、项目会议等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司会议纪要档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则会议纪要应如实记录会议内容，准确反映会议讨论情况和决策结果，不得歪曲或篡改。3.安全保密原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规和公司保密制度，确保会议纪要档案的安全和保密，防止档案信息泄露。4.方便利用原则建立科学合理的档案分类和检索体系，便于公司内部人员查阅和利用会议纪要档案，提高工作效率。二、会议纪要的形成与收集（一）会议纪要的记录要求1.记录人员安排每次会议应指定专人负责会议纪要的记录工作。记录人员应具备良好的文字表达能力、速记能力和理解能力，熟悉公司业务和会议主题。2.记录内容会议基本信息：包括会议名称、时间、地点、主持人、参会人员等。会议议程：记录会议讨论的主要议题和顺序。会议讨论内容：详细记录参会人员的发言要点、观点、意见和建议，以及会议讨论过程中的重要分歧和协调情况。会议决策结果：明确会议达成的共识、做出的决定、行动计划和责任分工等。其他重要事项：如会议中的突发事件、临时提出的重要问题等。3.记录方式现场记录：记录人员应在会议现场实时记录会议内容，可采用手工记录或电子记录方式。手工记录应字迹清晰、工整，电子记录应确保设备正常运行，记录软件功能正常。录音辅助：经会议主持人同意，可采用录音设备对会议进行录音。录音资料应妥善保存，作为会议纪要记录的补充和核对依据。录音资料的使用应遵守国家有关法律法规和公司保密制度。（二）会议纪要的整理与审核1.整理要求会议结束后，记录人员应及时对会议记录进行整理，确保记录内容完整、准确、清晰。整理后的会议纪要应按照规范的格式进行排版，语言表达应简洁明了、逻辑严谨。2.审核流程初稿审核：记录人员完成会议纪要初稿后，应提交给会议主持人进行审核。会议主持人应对会议纪要的内容进行全面审查，确保纪要准确反映会议精神和决策结果。如发现问题，应及时与记录人员沟通，进行修改和完善。部门审核：对于涉及多个部门的会议纪要，初稿审核通过后，应提交给相关部门负责人进行审核。部门负责人应从本部门工作角度出发，对会议纪要中涉及本部门的内容进行审核，提出意见和建议。审核通过后，部门负责人应在会议纪要上签字确认。最终审核：经部门审核后的会议纪要，应提交给公司分管领导进行最终审核。公司分管领导应对会议纪要的整体质量和决策结果进行把关，确保会议纪要符合公司要求和相关法律法规。审核通过后，公司分管领导应在会议纪要上签字确认。（三）会议纪要的收集与归档1.收集要求经审核通过的会议纪要，记录人员应及时将其收集整理，并按照档案管理的要求进行编号和分类。会议纪要的编号应具有唯一性，便于查询和管理。2.归档流程定期归档：记录人员应按照公司档案管理部门规定的时间周期，将整理好的会议纪要提交给档案管理部门进行归档。一般情况下，每月末应将当月的会议纪要归档完毕。归档方式：会议纪要的归档方式可采用纸质档案和电子档案相结合的方式。纸质档案应按照档案管理要求进行装订、编目和上架保存；电子档案应按照公司电子档案管理规定进行存储和备份，确保电子档案的安全性和完整性。三、会议纪要档案的分类与编号（一）分类原则会议纪要档案应按照会议的性质、内容和时间顺序进行分类，确保分类科学合理、便于管理和查询。（二）分类方法1.按会议性质分类公司例会纪要：记录公司定期召开的例会内容，包括公司经营情况汇报、工作安排部署、问题讨论解决等。专题会议纪要：针对公司某一专项工作或特定问题召开的会议所形成的纪要，如项目推进会纪要、市场研讨会纪要等。项目会议纪要：记录公司各项目实施过程中召开的会议内容，包括项目进度汇报、技术问题讨论、质量控制要求等。其他会议纪要：除上述会议类型外，公司组织召开的其他各类会议所形成的纪要。2.按时间顺序分类在每一类会议纪要中，可按照会议召开的时间先后顺序进行编号，以便于查找和管理。（三）编号规则会议纪要档案的编号应采用统一的格式，确保编号的唯一性和系统性。编号格式如下：[公司简称][会议类型简称][年份][月份][流水号]例如：[XX公司][例][20XX][0X][00X]其中，“公司简称”为公司名称的缩写；“会议类型简称”为上述按会议性质分类的简称；“年份”为会议召开的年份；“月份”为会议召开的月份；“流水号”为该类会议纪要在当年当月的顺序编号。四、会议纪要档案的保管与存储（一）保管期限会议纪要档案的保管期限应根据其重要程度和使用价值确定，一般分为短期、中期和长期保管。1.短期保管保管期限为13年的会议纪要档案，主要包括一般性的工作会议纪要、临时性的事务性会议纪要等。2.中期保管保管期限为310年的会议纪要档案，主要包括涉及公司重要业务决策、项目进展情况、重大问题讨论等方面的会议纪要。3.长期保管保管期限为10年以上的会议纪要档案，主要包括公司战略规划、重大投资决策、重要合同签订等具有长期历史价值和法律依据的会议纪要。（二）存储方式1.纸质档案存储纸质会议纪要档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。同时，应建立纸质档案借阅登记制度，严格控制档案的借阅范围和借阅期限。2.电子档案存储电子会议纪要档案应存储在公司指定的电子存储设备上，并进行定期备份。备份存储设备应异地存放，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。电子档案应设置严格的访问权限，只有经过授权的人员才能访问和查阅。同时，应建立电子档案的维护和更新机制，确保电子档案的准确性和完整性。（三）保管要求1.定期检查档案管理部门应定期对会议纪要档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、存储环境等。如发现问题，应及时采取措施进行处理，确保档案的安全和完整。2.维护更新对于保管期限届满或已失去保存价值的会议纪要档案，档案管理部门应按照公司档案销毁制度进行鉴定和销毁。同时，对于因公司业务发展、机构调整等原因导致会议纪要档案内容发生变化的，应及时进行更新和补充，确保档案信息的时效性和准确性。五、会议纪要档案的查阅与利用（一）查阅权限1.内部查阅公司内部人员因工作需要查阅会议纪要档案的，应填写《会议纪要档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并提交所在部门负责人审批。经部门负责人审批同意后，申请人可到档案管理部门查阅相关会议纪要档案。2.外部查阅因特殊原因需要向公司外部单位或个人提供会议纪要档案查阅的，应填写《会议纪要档案外部查阅申请表》，注明查阅单位或个人名称、查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并提交公司分管领导审批。经公司分管领导审批同意后，档案管理部门应按照国家有关法律法规和公司保密制度的要求，对查阅内容进行审核和处理，确保档案信息不被泄露。（二）查阅流程1.申请登记申请人应按照上述查阅权限要求填写相应的申请表，并提交给相关审批人进行审批。审批通过后，申请人应将申请表提交给档案管理部门进行登记。2.查阅服务档案管理部门根据申请人的查阅申请，为其提供相应的会议纪要档案查阅服务。查阅人员应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案库房。查阅过程中，档案管理部门应安排专人进行监督，确保查阅行为符合规定要求。3.查阅记录档案管理部门应对会议纪要档案的查阅情况进行详细记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、查阅目的等信息。查阅记录应妥善保存，作为档案管理的重要依据。（三）利用要求1.复印与摘抄查阅人员如需复印或摘抄会议纪要档案内容的，应事先向档案管理部门提出申请，并经档案管理部门负责人批准。复印和摘抄的内容应与原件一致，不得擅自修改或增减。复印件和摘抄件应加盖档案管理部门公章，并注明出处。2.使用范围查阅人员应严格按照查阅申请中注明的查阅目的使用会议纪要档案，不得将档案用于其他非工作目的。如需将档案用于对外宣传、交流等活动的，应事先向公司宣传部门或相关业务部门进行备案，并按照公司相关规定进行处理。六、会议纪要档案的保密与安全（一）保密措施1.人员保密教育公司应定期对涉及会议纪要档案管理和查阅的人员进行保密教育，提高其保密意识和责任感。保密教育内容应包括国家有关保密法律法规、公司保密制度、会议纪要档案的保密要求等。2.档案保密标识对于涉及公司机密或敏感信息的会议纪要档案，应在档案封面或首页加盖“机密”或“秘密”等保密标识，并注明保密期限。同时，应根据档案的保密级别，采取相应的保密管理措施，如限制查阅范围、加密存储等。3.查阅保密协议对于因工作需要接触公司机密会议纪要档案的外部人员，公司应与其签订保密协议，明确其保密义务和违约责任。保密协议应包括保密内容、保密期限、保密措施、违约责任等条款，并具有法律效力。（二）安全管理1.硬件设施安全档案管理部门应加强对档案库房硬件设施的安全管理，确保库房具备防火、防潮、防虫、防盗、防雷、防静电等安全设施。定期对安全设施进行检查和维护，确保其正常运行。2.软件系统安全对于电子会议纪要档案管理系统，应加强软件系统的安全防护，设置用户权限管理、数据加密、备份恢复等功能。定期对软件系统进行漏洞扫描和安全评估，及时发现和处理安全隐患。3.应急处置