防治水档案管理制度

PAGE防治水档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司防治水档案管理，规范防治水档案的形成、积累、整理、归档和利用等工作，确保防治水工作资料的完整性、准确性和系统性，为公司防治水工作提供科学依据和决策支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所属各部门、各单位在防治水工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司防治水档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责收集、整理、保管和提供利用。2.真实性原则防治水档案应如实反映防治水工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则全面收集防治水工作各个环节形成的资料，保证档案的完整性。4.准确性原则档案内容准确无误，数据真实可靠，表述清晰规范。5.及时性原则及时收集、整理和归档防治水工作资料，确保档案的时效性。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司的档案管理制度，制定防治水档案管理的具体办法和措施。2.负责收集、整理、分类、编目、装订、保管公司防治水档案，确保档案的安全和完整。3.建立防治水档案检索系统，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.对各部门、各单位防治水档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训。5.按照规定向有关部门和单位提供防治水档案的查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。6.负责防治水档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行销毁处理。（二）各部门、各单位职责1.负责本部门、本单位防治水工作资料的收集、整理和初步归档，并定期向档案管理部门移交。2.明确专人负责防治水档案管理工作，确保档案资料的及时收集和整理，保证档案质量。3.配合档案管理部门做好防治水档案的整理、编目、装订等工作，提供必要的协助。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，按照规定程序办理档案查阅、借阅手续。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，熟悉防治水业务知识，具备一定的档案管理技能。2.认真履行档案管理职责，做好防治水档案的收集、整理、保管、利用等工作。3.严格遵守档案管理规章制度，保守档案机密，确保档案安全。4.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平。三、档案的形成与收集（一）防治水规划与计划1.公司年度防治水规划、中长期防治水规划及专项防治水计划等文件。2.规划与计划的编制依据、编制过程中形成的调研资料、论证报告等。（二）水文地质资料1.井田区域内的水文地质勘探报告，包括含水层、隔水层的分布、水位、水质等情况。2.矿井涌水量观测资料，包括历年矿井正常涌水量、最大涌水量及其变化规律等。3.矿井水文地质图、剖面图、柱状图等图纸资料。（三）防治水工程设计与施工资料1.各类防治水工程的设计方案、图纸、说明书等。2.防治水工程施工组织设计、施工技术措施、安全措施等。3.防治水工程施工过程中的原始记录，如钻孔记录、注浆记录、排水记录等。4.防治水工程质量检验报告、验收报告等。（四）防治水设备与设施资料1.防治水设备的选型依据、技术参数、购置合同等。2.防治水设备的安装调试记录、运行维护记录、检修记录等。3.排水系统、防水闸门、防水墙等防治水设施的设计资料、施工资料、验收资料等。（五）防治水监测与预警资料1.防治水监测系统的设计方案、安装调试资料、运行记录等。2.水位、水压、水质等监测数据记录及分析报告。3.水害预警指标、预警信息发布记录、应急处置记录等。（六）防治水应急预案及演练资料1.公司防治水应急预案及各专项应急预案。2.防治水应急演练方案、演练记录、演练总结报告等。（七）其他防治水资料1.与防治水工作相关的会议纪要、文件、通知等。2.防治水工作中取得的科研成果、技术创新资料等。3.水害事故调查处理报告、事故分析资料等。各部门、各单位应按照上述要求，及时收集本部门、本单位在防治水工作中形成的各类资料，并于每年[具体时间]前将上一年度的防治水资料移交档案管理部门。四、档案的整理与归档（一）整理要求1.档案管理人员对收集到的防治水资料进行分类整理，按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类。2.对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.对档案资料进行装订，确保资料整齐、牢固，便于长期保存。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式。4.对档案资料中的图纸进行折叠，使其幅面符合A4规格，并在右下角加盖档号章。（二）归档流程1.档案管理人员按照归档范围和整理要求，对整理好的防治水档案进行编目。编目内容包括档号、题名、责任者、日期、页数、保管期限等。2.将编目后的档案资料装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。3.填写档案移交清单，一式两份，一份由移交部门留存，一份由档案管理部门留存。档案移交清单应包括档案名称、数量、移交日期等内容。4.档案管理部门对接收的档案资料进行审核，审核无误后办理档案移交手续，将档案资料存入档案库房。五、档案的保管与保护（一）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案安全。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。3.档案架应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。（二）保管期限划分1.永久保管对公司防治水工作具有重要历史价值和长远利用价值的档案，如防治水规划、中长期规划、重大水害事故调查处理报告等，应永久保管。2.长期保管保管期限为[具体年限]的档案，如水文地质勘探报告、防治水工程设计与施工资料、防治水设备与设施资料等，应长期保管。3.短期保管保管期限为[具体年限]的档案，如防治水监测与预警资料、防治水应急预案及演练资料等，应短期保管。（三）档案的定期检查1.档案管理部门应定期对防治水档案进行检查，每年至少进行[具体次数]全面检查。2.检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等，发现问题及时采取措施进行处理。3.对检查情况进行记录，填写档案检查记录单，并存档备查。（四）档案的修复与保护1.对破损、褪色、霉变等有损坏的档案，应及时进行修复。修复时应采用适宜的方法和材料，确保档案内容不受损害。2.对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放。3.加强对档案保护技术的研究和应用，采用先进的保护设备和技术，提高档案的保护水平。六、档案的利用与服务（一）查阅与借阅规定1.公司内部人员查阅防治水档案，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.外单位人员查阅防治水档案，需持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等，经公司分管领导签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。3.查阅档案时，档案管理人员应按照查阅申请表或单位介绍信的要求提供档案，并对查阅过程进行监督，确保档案安全。4.借阅防治水档案，需填写档案借阅申请表，注明借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。5.借阅期限一般不超过[具体天数]，如需延期，应办理续借手续。6.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏、丢失档案。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性。（二）档案利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录。登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）内容、查阅（借阅）期限等。（三）档案信息开发与利用1.档案管理部门应积极开展档案信息开发工作，根据公司防治水工作的需要，编制档案参考资料、专题汇编等。2.利用档案信息为公司防治水工作提供决策支持，如通过对历史水害事故档案的分析，总结经验教训，为制定防治水措施提供参考。3.加强与其他部门的沟通与协作，共同开展档案信息资源的开发与利用，提高档案的利用价值。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案鉴定的规定和公司的档案管理制度为依据，对防治水档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，从公司防治水工作的实际出发，准确判定档案的保存价值。3.充分考虑档案的现实利用价值和历史研究价值，确保档案鉴定工作的客观性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对防治水档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断其保存价值。2.分析比较法将档案与同类档案进行比较分析，了解其在防治水工作中的地位和作用，确定其保存价值。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，编制档案销毁清册。档案销毁清册应包括