政府采购制度执行不规范

PAGE政府采购制度执行不规范一、总则（一）目的为加强公司/组织政府采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法、公正、透明、高效，提高采购资金使用效益，防范采购风险，根据相关法律法规及行业标准，结合公司/组织实际情况，制定本专项文档。（二）适用范围本专项文档适用于公司/组织内所有涉及政府采购活动的部门、项目及相关人员。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公正、公平的原则，保障所有参与采购活动的供应商平等竞争，不得偏袒任何一方。3.公开性原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，接受公司/组织内部及社会公众的监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购资金的合理使用和采购效益的最大化。二、采购流程规范（一）采购计划制定1.需求调研各部门应根据业务需求，进行充分的市场调研和内部需求分析，明确采购项目的规格、数量、质量要求等详细信息。2.预算编制依据需求调研结果，结合公司/组织财务状况，科学合理地编制采购预算。预算应涵盖采购项目的全部费用，包括但不限于货物价款、服务费用、运输费用、税费等。3.计划审批采购计划需提交至公司/组织相关审批部门进行审核。审批部门应从采购必要性、预算合理性、合规性等方面进行全面审查，确保采购计划符合公司/组织整体利益和发展战略。（二）采购方式选择1.公开招标符合公开招标条件的采购项目，应采用公开招标方式。公开招标应通过法定媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.邀请招标对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目，可以采用竞争性谈判方式。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购事宜进行谈判。4.单一来源采购只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目，可以采用单一来源采购方式。单一来源采购应与供应商进行协商，在保证采购质量和合理价格的前提下，签订采购合同。5.询价采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式。询价应向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。（三）采购文件编制1.招标文件公开招标和邀请招标项目应编制招标文件。招标文件应包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、采购需求、投标文件格式等内容。招标文件应明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准等实质性内容，确保供应商能够准确理解采购要求。2.谈判文件竞争性谈判项目应编制谈判文件。谈判文件应包括谈判邀请书、谈判供应商须知、谈判程序、合同草案条款、技术规格、谈判文件格式等内容。谈判文件应根据采购项目的特点和需求，制定合理的谈判程序和评标标准，确保谈判过程的公正、公平。3.询价文件询价项目应编制询价文件。询价文件应包括询价通知书、采购需求、报价表格式等内容。询价文件应明确采购项目的规格、数量、质量要求等详细信息，以及报价要求和评标标准。（四）采购信息发布1.发布渠道采购信息应通过公司/组织官方网站、政府采购指定媒体等渠道及时发布。发布的信息应包括采购项目名称、采购方式、采购内容、采购预算、供应商资格要求、报名时间、开标时间等内容。2.信息更新在采购过程中，如采购项目的相关信息发生变更，应及时在发布渠道上进行更新，确保供应商能够及时获取准确的采购信息。（五）供应商选择与管理1.供应商资格审查采购部门应按照采购文件规定的供应商资格要求，对参与采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.供应商选择根据资格审查结果，采购部门应从符合资格要求的供应商中，按照采购文件规定的评标标准进行综合评审，选择最优供应商。评标标准应包括价格、技术方案、售后服务、信誉等方面。3.供应商管理建立供应商档案，记录供应商的基本信息、参与采购项目情况、履约情况等。对供应商的履约情况进行跟踪评价，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于存在违规行为的供应商进行处罚，直至取消其参与公司/组织采购活动的资格。（六）采购合同签订1.合同条款审核采购合同应按照采购文件和中标（成交）供应商的投标（响应）文件签订。合同条款应明确采购项目的名称、规格、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。采购部门应会同法务部门等相关部门对合同条款进行审核，确保合同条款合法合规、明确具体、公平合理。2.合同签订程序采购合同经审核无误后，由公司/组织法定代表人或授权代表与中标（成交）供应商签订。签订后的合同应加盖公司/组织公章和供应商公章，并及时归档保存。（七）采购项目验收1.验收准备采购项目到货前，采购部门应通知使用部门做好验收准备工作。使用部门应根据采购合同和采购文件的要求，制定验收方案，明确验收标准、验收人员、验收时间等。2.验收实施采购项目到货后，采购部门应组织使用部门等相关人员按照验收方案进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、性能等方面。验收人员应填写验收报告，对验收结果进行签字确认。3.验收结果处理如验收合格，采购部门应按照合同约定办理付款手续；如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商限期整改或退换货物。如供应商拒绝履行义务，采购部门应依法追究其违约责任。三、监督与管理（一）内部监督1.审计监督公司/组织审计部门应定期对政府采购活动进行审计监督，检查采购项目的合法性、合规性、效益性等方面。审计内容包括采购计划执行情况、采购方式选择、采购文件编制、供应商选择、采购合同签订、采购项目验收等环节。2.纪检监察监督公司/组织纪检监察部门应加强对政府采购活动的监督检查，严肃查处采购过程中的违规违纪行为。对发现的问题，应及时进行调查处理，并追究相关人员的责任。（二）外部监督1.接受财政部门监督公司/组织应积极接受财政部门的监督检查，按照财政部门的要求提供相关资料和信息。对财政部门提出的整改意见，应认真落实，及时整改到位。2.接受社会公众监督公司/组织应通过官方网站等渠道，主动公开政府采购信息，接受社会公众的监督。对社会公众提出的质疑和投诉，应及时进行处理和回复，确保政府采购活动的透明度和公信力。（三）责任追究1.对违规行为的界定在政府采购活动中，如发现以下违规行为，应依法追究相关人员的责任：采购计划未经审批擅自实施采购的；未按照规定的采购方式进行采购的；采购文件编制不规范、存在重大漏洞的；供应商资格审查不严，导致不合格供应商参与采购活动的；与供应商串通投标、围标串标的；在采购过程中接受供应商贿赂或其他不正当利益的；采购合同签订不规范、存在重大风险的；采购项目验收走过场，未严格按照验收标准进行验收的；其他违反法律法规及相关政策规定的行为。2.