初中档案室安全管理制度

PAGE初中档案室安全管理制度一、总则（一）目的为加强初中档案室安全管理，确保档案资料的完整、安全，维护学校正常的教学、科研秩序，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校档案室及所有涉及档案管理工作的部门和人员。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案安全放在首位，预防为主，确保档案不受损坏、丢失、泄露。2.依法管理原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，依法依规开展档案管理工作。3.规范操作原则：建立健全档案管理操作流程，规范档案收集、整理、保管、利用等各环节工作。4.责任追究原则：对违反档案安全管理制度的行为，依法依规追究相关人员责任。二、档案管理职责分工（一）档案室管理人员职责1.负责档案资料的收集、整理、归档、保管和统计工作，确保档案资料的完整、准确。2.严格执行档案安全管理制度，做好档案室的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全防范工作。3.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并处理。4.按照规定为学校各部门和人员提供档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪管理。5.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案资料的收集、整理和初步归档工作，定期移交档案室。2.协助档案室管理人员做好档案的查阅、借阅等服务工作。3.配合学校档案管理部门开展档案安全检查和整改工作。（三）学校领导职责1.全面领导学校档案管理工作，将档案管理纳入学校整体工作计划，保障档案管理工作所需的人员、经费和设施设备。2.根据国家法律法规和学校实际情况，审定档案管理规章制度，监督制度的执行情况。3.协调解决档案管理工作中的重大问题。三、档案收集与整理（一）收集范围1.学校行政文件、会议记录、工作计划与总结、统计报表等。2.教学方面的教案、教学计划、课程标准、考试试卷、学生成绩册等。3.科研项目申报材料、研究成果、学术论文等。4.人事档案，包括教职工履历、考核、奖惩、职称评定等材料。（二）收集要求1.文件材料应齐全完整，字迹清晰，签署完备。2.各部门兼职档案员应及时收集本部门产生的档案资料，并按照档案管理规定进行分类整理，定期移交档案室。3.对于重要的、具有长期保存价值的数据资料，应同时收集纸质版和电子版，并确保两者内容一致。（三）整理规范1.遵循档案形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照年度、机构（问题）、保管期限等进行分类，编制档案分类方案和编号系统。3.对每份档案进行编目，包括题名、责任者、日期、文号、页数等，填写档案盒封面、脊背及备考表等信息。四、档案保管（一）档案室建设与设施配备1.档案室应选择安全、干燥、通风良好的房间，远离火源、水源和污染源。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫防鼠设备、温湿度控制设备等，并定期维护和检查，确保设备正常运行。3.档案室应安装防盗门窗、监控设备等安全防范设施，保证档案室的安全。（二）档案存放1.按照档案分类方案，将档案有序存放在档案柜中，一个全宗的档案应集中存放，便于管理和查找。2.不同保管期限的档案应分开存放，便于区分管理和鉴定销毁。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应选择安全可靠、便于长期保存的设备，并定期进行检查和维护。（三）档案保管环境要求1.控制档案室的温度和湿度，温度一般保持在14℃24℃之间，湿度保持在45%60%之间。2.保持档案室清洁卫生，定期进行清扫，防止灰尘、杂物对档案造成损害。3.做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，定期检查消防器材、防盗设施等，确保其处于良好状态。五、档案利用（一）查阅与借阅规定1.本校教职工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.外单位人员查阅本校档案，须持有单位介绍信，经学校主管领导批准后，方可查阅。查阅重要档案需提前预约。3.档案一般不外借，如有特殊情况确需借阅，须填写《档案借阅申请表》，经学校主管领导批准，并办理借阅手续，借阅期限一般不超过[X]天。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，按时归还档案。（二）利用登记与跟踪1.档案室管理人员应对档案查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅（借阅）时间、人员、内容、期限等信息。2.对借阅档案的人员进行跟踪，及时提醒归还档案，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究相关人员责任。（三）利用后的整理与归位1.查阅或借阅结束后，借阅人员应将档案整理好，交档案室管理人员核对无误后，办理归还手续。2.档案室管理人员应对归还的档案进行检查，如有问题及时处理，并将档案归位存放。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合学校实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，从档案的内容、来源、时间等方面综合分析，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织与程序1.成立档案鉴定小组，由学校档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案室管理人员组成。2.鉴定小组定期对档案进行鉴定，逐卷逐件审查档案内容，确定档案的保管期限，提出存毁意见。3.对拟销毁的档案编制《档案销毁清册》，详细记录档案的题名、文号、日期、责任者、保管期限等信息。（三）销毁审批与实施1.《档案销毁清册》经学校主管领导审批后，方可实施销毁。2.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，确保档案彻底销毁。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将销毁情况报告学校档案管理部门备案。七、档案信息化管理（一）信息化建设规划1.制定档案信息化建设规划，明确档案信息化建设的目标、任务、步骤和保障措施。2.按照规划逐步推进档案管理信息化系统建设，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。（二）电子档案管理1.对电子档案的形成、收集、整理、存储、利用等环节进行规范管理，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。2.建立电子档案备份制度，定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。3.加强电子档案的安全管理，设置必要的安全防护措施，防止电子档案被篡改、泄露等。（三）信息化设备与维护1.配备必要的档案信息化设备，如计算机、服务器、扫描仪、光盘刻录机等，并定期进行维护和更新，确保设备正常运行。2.建立档案信息化管理系统的维护机制，及时处理系统故障，保障系统的安全稳定运行。八、档案安全检查与整改（一）检查制度1.建立档案安全定期检查制度，档案室管理人员每月进行一次自查，学校档案管理部门每季度组织一次全面检查，学校每年进行一次综合检查。2.检查内容包括档案实体安全、保管环境、信息化系统安全等方面，对检查中发现的问题进行详细记录。（二）整改措施1.对检查中发现的问题，应及时分析原因，制定整改措施，明确整改责任人，限期整改。2.整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决，保障档案安全。（三）应急处置1.制定档案安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、处置流程等。2.定期组织档案安全应急演练，提高应对突发事件的能力，确保在档案安全事故发生时能够迅速、有效地进行处置，减少损失。九、培训与宣传（一）培训计划1.制定档案管理培训计划，定期组织档案管理人员和兼职档案员参加业务培训，提高其业务水平和安全意识。2.培训内容包括档案法律法规、档案管理业务知识、档案安全知识等。（二）宣传教育1.通过多种形式开展档