档案归档制度及流程

PAGE档案归档制度及流程一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本档案归档制度及流程。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各种文件材料的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对各类档案实行集中统一管理。2.真实完整原则：归档的文件材料应真实反映公司/组织的工作活动和历史面貌，确保文件材料的齐全、完整。3.分类科学原则：按照文件材料的形成规律和特点，进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则：采取必要的安全保密措施，确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置公司/组织设立档案管理部门，配备专业的档案管理人员。档案管理部门可根据实际情况，设置档案库房、阅档室等工作场所。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理规章制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管本公司/组织各部门形成的各类档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.对档案进行分类、编号、编目等整理工作，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。5.开展档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。6.负责组织档案业务培训，提高公司/组织员工的档案意识和档案管理水平。7.积极提供档案利用服务，为公司/组织的各项工作提供支持和保障。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门文件材料的收集、整理和初步分类工作，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的文件材料移交档案管理部门归档。3.协助档案管理部门开展档案查阅、利用等工作，提供相关的档案信息和线索。4.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，防止档案的丢失、损坏和泄密。三、档案归档范围（一）行政管理类档案1.公司/组织设立、变更、注销等相关文件，如营业执照、组织机构代码证、公司章程及修正案等。2.公司/组织内部管理制度、规定、办法等文件。3.公司/组织会议文件，包括会议通知、会议记录、会议纪要、决议等。4.公司/组织工作计划、总结、报告等文件。5.公司/组织人事管理文件，如员工招聘、培训、考核、晋升、奖惩、离职等相关材料。6.公司/组织财务管理文件，如财务预算、决算、审计报告、财务报表等。7.公司/组织行政事务管理文件，如办公用品采购、固定资产管理、车辆管理、印章管理等相关材料。8.公司/组织对外联络文件，如与上级主管部门、政府部门、合作伙伴等的往来信函、请示、报告等。（二）业务经营类档案1.市场营销档案，如市场调研报告、营销策划方案、销售合同、客户资料等。2.产品研发档案，如产品设计图纸、技术文件、研发项目报告等。3.生产管理档案，如生产计划、生产调度记录、质量检验报告、设备维护记录等。4.采购供应档案，如采购合同、供应商资料、物资验收记录等。5.物流管理档案，如运输合同、仓储记录、物流配送清单等。6.售后服务档案，如客户投诉处理记录、维修记录、回访记录等。（三）项目建设类档案1.项目立项文件，如项目建议书、可行性研究报告、项目批复等。2.项目设计文件，如初步设计、施工图设计等相关图纸和文件。3.项目招投标文件，如招标文件、投标文件、中标通知书等。4.项目施工过程文件，如施工组织设计、工程变更记录、工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录等。5.项目竣工验收文件，如竣工验收报告、竣工决算审计报告、工程质量保修书等。（四）科技研发类档案1.科研项目立项文件，如项目申请书、项目任务书、项目合同等。2.科研项目研究过程文件，如实验记录、研究报告、技术总结等。3.科研成果鉴定文件，如成果鉴定证书、专利证书、软件著作权登记证书等。4.科研项目奖励文件，如获奖证书、奖励申报材料等。（五）其他类档案1.公司/组织获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案的照片、文字说明及相关资料。2.公司/组织参加的重要活动、会议、培训等的照片、录像、录音等声像档案及相关文字说明。3.公司/组织与外部单位签订的数据共享、合作开发等协议及相关文件材料。四、档案归档要求（一）文件材料的收集1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保本部门在工作活动中形成的各类文件材料及时、完整地收集起来。2.收集的文件材料应包括纸质文件、电子文件及其他载体形式的文件，如照片、录像、录音等。3.对于重要的文件材料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件保存处。（二）文件材料的整理1.收集到的文件材料应进行分类整理，按照档案归档范围的分类要求，将文件材料分为行政管理类、业务经营类、项目建设类、科技研发类及其他类等类别。2.在每个类别下，再根据文件材料的形成时间、来源、内容性质等因素进行细分，形成具体的类目。3.对文件材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。编号方法可采用年度类别顺序号的形式，如2023XZ001，表示2023年行政管理类第1份文件。4.对每份文件材料进行编目，编目内容应包括文件编号、文件题名、文件日期、文件来源、文件页数等，确保编目信息准确、完整。（三）文件材料的装订1.纸质文件材料应进行装订，装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。2.装订时应去除文件材料上的金属物，如订书钉、回形针等，防止生锈损坏文件。3.对于纸张规格不一致的文件材料，应进行折叠或粘贴，使其规格统一。（四）电子文件的归档1.电子文件应按照档案管理部门规定的格式和命名规则进行整理和存储。2.电子文件应进行备份，备份存储介质应定期进行检查和更新，确保电子文件的安全。3.电子文件应建立相应的目录结构和索引，便于查找和利用。五、档案归档流程（一）文件材料的移交1.各部门兼职档案员应定期（每季度末）将本部门整理好的文件材料移交档案管理部门。2.移交时应填写《档案移交清单》，清单内容应包括文件编号、文件题名、文件日期、文件来源、文件页数等信息，并由移交人和接收人签字确认。3.档案管理部门对移交的文件材料进行核对，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。（二）档案的整理与编目1.档案管理部门收到移交的文件材料后，按照档案归档要求进行进一步的整理和编目。2.整理过程中，对不符合要求的文件材料进行补充、完善或纠正，确保档案的质量。3.编目完成后，将档案信息录入档案管理系统，建立电子档案目录。（三）档案的上架存放1.根据档案的分类和编号，将整理好的档案上架存放。2.档案存放应遵循便于查找和利用的原则，按照类别和时间顺序排列，同一类别的档案应存放在同一档案柜或档案架上。3.在档案柜或档案架上应标明档案类别、年度、起止编号等信息，便于快速定位和查找档案。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.需要查阅重要档案或涉及机密信息档案的，应经公司/组织分管领导审批。3.外部单位因工作需要查阅本公司/组织档案的，应提前与档案管理部门联系，提交查阅申请函，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经公司/组织法定代表人或授权代表审批后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人凭审批通过的《档案查阅申请表》到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门工作人员根据查阅申请表的内容，提供相应的档案，并在《档案查阅登记表》上记录查阅人姓名、查阅时间、查阅内容、归还时间等信息。3.查阅人应在规定的时间内查阅档案，如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理部门工作人员同意，并按照规定进行登记。4.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理部门工作人员核对无误后，在《档案查阅登记表》上注明归还情况。（三）利用限制1.查阅档案时，查阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。2.涉及公司/组织机密信息的档案，查阅人应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。如需摘录或复印机密档案的，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。3.档案一般不得外借，如有特殊情况需要外借的，应经公司/组织分管领导审批，并办理外借手续。外借期限不得超过规定时间，外借档案归还时，档案管理部门应进行认真检查，确保档案完好无损。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期（每五年）对档案进行鉴定，确定档案的保存价值。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的形成时间、内容、来源、利用情况等因素，综合评估档案的保存价值。3.鉴定结果分为永久保存、长期保存（10年以上）、短期保存（10年以下）和无保存价值四类。（二）档案销毁1.对无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。2.档案销毁前，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、销毁原因等信息，经档案管理部门负责人审核，公司/组织分管领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程中应安排专人监销，并在《档案销毁登记表》上记录销毁时间、地点、方式、监销人等信息。4.档案销毁后，监销人应在《档案销毁申请表》上签字确认，并将销毁申请表、销毁登记表等相关材料归档保存。八、档案信息化管理（一）档案信息化建设目标逐步实现档案管理的数字化、网络化，建立完善的电子档案管理系统，提高档案管理效率和服务水平，为公司/组织的各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）电子档案管理系统建设1.选用适合本公司/组织档案管理需求的电子档案管理系统，确保系统具备档案收集、整理、编目、存储、检索、利用、鉴定、销毁等功能。2.对电子档案管理系统进行定制化开发，满足公司/组织档案管理的特殊要求，如档案分类标准、编号规则、审批流程等。3.建立电子档案数据库，将纸质档案数字化后录入数据库，实现档案信息的集中存储和管理。（三）