环境设计档案管理制度

PAGE环境设计档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司环境设计档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有环境设计项目档案的管理，包括但不限于项目策划、方案设计、施工图设计、施工过程记录、竣工验收等各个阶段形成的各类文件、图纸、图表、数据等资料。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司环境设计档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映环境设计项目的实际情况，不得篡改或伪造。3.完整性原则：涵盖项目从开始到结束全过程的各类相关资料，保证档案的全面性。4.保密性原则：对于涉及公司商业机密、客户隐私等敏感信息的档案，严格保密，防止泄露。5.便于利用原则：档案的整理和存储应便于查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司环境设计档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司环境设计档案，建立档案目录和索引，确保档案的有序存放。3.对档案进行分类、编号、装订、编目等整理工作，保证档案的规范化。4.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案进行检查和维护。5.按照规定的程序和要求，为公司内部各部门及外部相关单位提供档案查阅、借阅服务。6.对档案的利用情况进行登记和统计，及时反馈档案利用效果。7.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已过保管期限或无保存价值的档案进行处理。（二）项目负责人职责1.负责组织本项目档案的收集、整理和归档工作，确保项目档案的及时、完整。2.对项目档案的真实性、准确性和完整性负责，督促项目团队成员按照档案管理要求及时提交相关资料。3.在项目实施过程中，指导项目团队成员正确形成和积累档案，对不符合要求的档案及时进行纠正。4.配合档案管理部门做好项目档案的移交、查阅、借阅等工作。（三）项目团队成员职责1.按照项目档案管理要求，及时将各自工作中形成的文件、资料等提交给项目负责人。2.对所提交档案的真实性、准确性负责，确保档案内容与实际工作相符。3.协助项目负责人做好项目档案的整理和归档工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目策划阶段：包括项目立项申请、可行性研究报告、项目定位分析、市场调研资料等。2.方案设计阶段：设计任务书、设计方案文本、效果图、模型文件、设计变更记录等。3.施工图设计阶段：施工图图纸、设计说明、计算书、图纸会审记录、设计交底记录等。4.施工过程阶段：施工组织设计、施工方案、工程进度计划、工程变更通知、工程联系单、施工日志、材料设备清单及质量证明文件等。5.竣工验收阶段：竣工验收报告、工程质量评定资料、竣工图、工程结算资料等。6.其他与项目相关的资料，如往来函件、会议纪要、专家评审意见等。（二）收集要求1.项目团队成员应及时将各自工作中形成的档案资料提交给项目负责人，确保档案的及时性。2.提交的档案资料应齐全、完整、准确，签字盖章手续完备。3.对电子文件应同时提交纸质文件，并确保两者内容一致。电子文件应采用通用格式存储，如PDF、DOC、XLS等，并按照规定进行命名和分类。（三）整理方法1.分类：按照项目阶段、文件类型等进行分类。项目阶段可分为策划、设计、施工、验收等；文件类型可分为文件、图纸、图表、数据等。2.编号：为每份档案编制唯一的编号，编号应体现项目名称、阶段、文件类型及顺序号等信息，便于识别和查找。3.装订：对纸质文件进行装订，确保整齐、牢固，便于长期保存。装订时应去除金属物，采用A4纸大小的纸张进行折叠和粘贴。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，以便快速检索和查阅。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.项目负责人在项目完成后，应及时对项目档案进行整理和汇总，形成完整的档案卷宗。2.档案卷宗经项目负责人审核无误后，填写《档案归档申请表》，注明项目名称、档案数量、归档日期等信息，提交给档案管理部门。3.档案管理部门对提交的档案卷宗进行检查和验收，核对档案的完整性、准确性和规范性。如发现问题，及时通知项目负责人进行整改。4.验收合格后，档案管理部门将档案卷宗进行归档，并在档案管理系统中录入相关信息，建立档案索引。（二）保管期限1.环境设计档案的保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案：涉及公司核心业务、重大项目、具有重要历史价值或法律凭证作用的档案，如项目立项批复、重要设计方案、竣工验收报告等。长期保管的档案：对公司业务有一定参考价值，保管期限为10年以上（含10年）的档案，如一般项目的设计图纸、施工资料等。短期保管的档案：对公司业务参考价值较小，保管期限为5年以下的档案，如一般性的会议纪要、往来函件等。2.档案保管期限的确定，由档案管理部门会同项目负责人根据档案的重要性、历史价值和现实利用需求等因素进行综合评估，并报公司领导批准。（三）保管方式1.纸质档案保管：设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。档案应按照类别和保管期限进行分类存放，便于查找和管理。2.电子档案保管：建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中存储和管理。电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。同时，定期对电子档案进行维护和检查，确保数据的完整性和可用性。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部各部门因工作需要查阅环境设计档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅项目名称、查阅内容、查阅目的等信息，经部门负责人签字同意后，提交给档案管理部门。2.档案管理部门根据申请内容，对查阅范围进行审核，如符合查阅规定，安排专人负责提供查阅服务，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人、查阅内容、查阅目的等信息。3.查阅档案时，查阅人应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出查阅地点。查阅过程中，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。4.如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定的收费标准支付复印费用。复印的档案资料应与原件内容一致，复印件应加盖档案管理部门公章。（二）借阅规定1.公司外部单位因特殊原因需要借阅环境设计档案的，应提前向公司提出书面申请，说明借阅单位名称、借阅项目名称、借阅内容、借阅目的、归还日期等信息，并加盖单位公章。2.申请经公司领导批准后，档案管理部门与借阅单位签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务，包括借阅期限、保密责任、违约责任等。3.借阅单位应按照协议约定的时间和方式归还档案，如因特殊情况需要延期归还，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。4.借阅期间，借阅单位应妥善保管档案，不得转借、转让或泄露档案内容。如发现档案丢失、损坏或泄露等情况，应及时向公司报告，并承担相应的法律责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期对保管期满的环境设计档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目负责人及相关业务专家组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要性、历史价值和现实利用需求等因素，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.鉴定意见分为继续保存、销毁两种。对继续保存的档案，应重新确定保管期限；对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清单》，注明档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。（二）销毁程序1.《档案销毁清单》经公司领导批准后，档案管理部门组织实施档案销毁工作。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁过程的真实性和彻底性。监销人应在销毁现场进行监督，并在《档案销毁清单》上签字确认。3.档案销毁后，应将《档案销毁清单》与档案管理系统中的相关信息进行核对，确保档案信息的一致性。同时，对档案销毁情况进行记录，包括销毁日期、销毁方式、销毁数量等信息，以备查考。七、档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司商业机密、客户隐私等敏感信息的环境设计档案，应严格保密，限制查阅和使用范围。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务，不得泄露档案内容。3.在档案查阅、借阅过程中，档案管理部门应采取必要的保密措施，如对查阅人进行身份验证、对查阅内容进行登记等，防止档案信息的不当传播。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如防盗门窗、监控设备、消防器材等，确保档案库