工程合同及档案管理制度

PAGE工程合同及档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司工程合同及档案管理，规范合同签订、履行及档案整理、归档、保管等工作，维护公司合法权益，提高公司管理水平，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程项目涉及的合同签订、履行及档案管理工作。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家法律法规及行业标准，确保合同及档案管理工作合法合规。2.全面管理原则涵盖工程合同从签订到终止的全过程以及档案从形成到保管利用的各个环节。3.及时准确原则合同签订、履行过程中的各类信息及时记录，档案整理、归档准确无误。4.安全保密原则保障合同及档案信息的安全，防止泄露、损毁等情况发生。二、工程合同管理（一）合同签订1.合同主体资格审查对合同对方当事人的主体资格、经营范围、资质等级等进行严格审查，确保其具备签订合同的能力。要求对方提供营业执照副本、资质证书、法定代表人身份证明等相关证明文件，并进行核实。2.合同条款拟定合同条款应明确、具体、完整，包括工程名称、地点、内容、工期、质量标准、价款及支付方式、双方权利义务、违约责任、争议解决方式等。涉及工程变更、验收结算等特殊事项的，应制定专门条款进行详细约定。3.合同审批合同初稿完成后，由项目负责人提交至相关部门进行审核，审核部门应从法律、技术、经济等方面进行全面审查。法律部门重点审查合同条款的合法性、合规性；技术部门审查工程技术要求的合理性；财务部门审查价款及支付方式的合理性等。审核通过后，报公司领导审批，重大合同需经公司董事会或股东会审议通过。4.合同签订经审批同意的合同，由公司法定代表人或其授权代表与对方当事人签订。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，如有特殊情况需使用自制合同文本的，应经法律部门审核同意。合同签订过程中，应确保签字盖章齐全、真实有效，合同份数应满足各方需要及存档要求。（二）合同履行1.合同交底合同签订后，由项目负责人组织相关人员进行合同交底，确保参与项目实施的人员熟悉合同条款及要求。合同交底内容包括合同主要条款、双方权利义务、工程重点难点、风险防范措施等。2.进度管理按照合同约定的工期要求，制定详细的工程进度计划，并严格执行。定期对工程进度进行检查、分析，及时发现并解决影响进度的问题，确保工程按时完成。如因不可抗力或其他原因导致工期延误的，应及时办理工期顺延手续，并通知对方当事人。3.质量管理建立健全质量管理体系，严格按照合同约定的质量标准进行施工。加强施工过程中的质量控制，对原材料、构配件、设备等进行检验检测，确保工程质量符合要求。工程竣工后，按照相关规定进行质量验收，验收合格后方可交付使用。4.价款支付管理依据合同约定的价款及支付方式，办理工程价款支付手续。项目负责人应及时审核工程进度及质量情况，提出价款支付申请，经相关部门审核后报公司领导审批。财务部门应严格按照审批意见进行价款支付，并做好账务处理。5.变更管理工程实施过程中如需变更合同内容的，应按照合同约定的程序办理变更手续。变更申请应详细说明变更原因、内容、对工程进度、质量、价款等方面的影响，并附相关证明材料。变更经双方协商一致后，签订书面变更协议，作为合同的补充文件。（三）合同终止1.合同履行完毕合同约定的权利义务全部履行完毕后，合同自然终止。2.合同解除因不可抗力、一方严重违约等原因导致合同无法继续履行的，双方可协商解除合同。解除合同应签订书面协议，明确解除原因、双方责任及后续事宜处理等。3.合同终止后的工作合同终止后，项目负责人应组织相关人员对工程进行清理、结算，办理工程交付手续。财务部门应核对合同价款支付情况，进行账务结算。档案管理部门应及时收集、整理合同履行过程中的相关资料，进行归档保管。三、工程档案管理（一）档案范围1.工程前期文件项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等。工程规划许可证、施工许可证等相关证照。2.工程合同文件工程总承包合同、分包合同、采购合同等各类合同。合同变更协议、补充协议等。3.工程技术文件工程设计图纸、施工组织设计、施工方案等。技术交底记录、工程变更通知等。4.工程施工文件施工日志、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录等。原材料、构配件、设备的质量证明文件及检验检测报告。5.工程竣工验收文件工程竣工验收报告、质量评估报告、竣工结算报告等。工程竣工图。6.其他文件与工程相关的会议纪要、往来函件等。（二）档案收集1.明确责任人各部门及项目负责人负责本部门及项目相关档案资料的收集工作，并指定专人负责具体收集事宜。2.定期收集项目实施过程中，相关人员应按照规定的时间节点及时收集各类档案资料，并移交至档案管理部门。每月末，项目负责人应组织对当月形成的档案资料进行清理、汇总，确保资料齐全、完整。3.特殊情况处理对于工程实施过程中产生的紧急、重要档案资料，应及时收集并移交档案管理部门，档案管理部门应优先进行整理、归档。（三）档案整理1.分类标准档案管理部门按照档案的性质、内容等进行分类，一般分为工程前期文件、工程合同文件、工程技术文件、工程施工文件、工程竣工验收文件、其他文件等类别。2.编号规则为便于档案的查找、管理，对每类档案编制统一的编号。编号应体现档案类别、年份、顺序号等信息，确保编号的唯一性。3.装订要求对纸质档案进行装订时，应确保整齐、牢固，采用A4纸张规格，左侧装订，装订厚度适中，便于翻阅。4.电子档案整理电子档案应按照纸质档案的分类标准进行分类存储，文件名应规范统一，包含档案类别、年份、项目名称、文件主题等信息。同时，建立电子档案索引目录，便于快速查找。（四）档案归档1.归档流程档案整理完成后，由档案管理人员按照档案类别、年份等进行归档存储。归档时应填写档案归档登记表，详细记录档案名称、编号、归档日期、保管期限等信息。2.保管期限划分根据工程档案的重要性及保存价值，确定不同档案的保管期限，一般分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）。3.存储方式档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存储。纸质档案应存放在专门的档案库房，按照类别、年份等顺序排列存放；电子档案应存储在服务器或存储设备上，并定期进行备份。（五）档案保管1.库房管理档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案安全。配备必要的消防器材、除湿设备、防虫药品等。定期对库房进行清洁、检查，发现问题及时处理。2.温湿度控制档案库房的温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.档案盘点定期对档案进行盘点，每年至少进行一次全面盘点，确保档案数量、质量与档案归档登记表一致。盘点过程中发现档案缺失、损坏等情况的，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。（六）档案利用1.借阅制度公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案名称、用途、借阅期限等信息，经部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期的，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损毁档案。2.查阅制度因工作需要查阅档案的，查阅人员应填写档案查阅申请表，经部门负责人及档案管理部门负责人审批后，在档案管理部门指定地点查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自摘抄、复制档案内容。3.档案利用记录档案管理部门应对档案的借阅、查阅情况进行详细记录，包括借阅（查阅）日期、人员、档案名称、用途、归还日期等信息，以便跟踪档案利用情况。四、监督与考核（一）监督检查1.定期检查公司定期对工程合同及档案管理工作进行检查，检查内容包括合同签订、履行情况及档案收集、整理、归档、保管、利用等情况。2.专项检查针对工程合同及档案管理中的重点、难点问题或出现的重大风险，开展专项检查，及时发现并解决问题。3.检查结果通报检查结束后，对检查结果进行通报，对存在的问题提出整改要求，明确整改责任人和整改期限。（二）考核评价1.考核指标建立工程合同及档案管理工作考核评价指标体系，包括合同签订合规性、履行情况、档案完整性、准确性、安全性等方面。2.考核方式考核采用定量与定性相结合的方式，定期对各部门及项目负责人的工程合同及档案管理工作进行考核评价。3.结果应用考核评价结果作为公司对各部门及项目负责