私企公司档案管理制度

PAGE私企公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强本私企公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，为公司各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本私企公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容应真实反映公司各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理公司在生产经营、行政管理等活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部门1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中管理公司各类档案，包括文书档案、人事档案、财务档案、业务档案等。3.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期开展档案管理培训。4.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。5.做好档案的安全保管和保护工作，维护档案的完整性和可读性。6.按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。7.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，报公司领导批准后组织销毁。（二）各部门1.设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和初步保管工作。2.按照公司档案管理制度的要求，及时将本部门形成的档案移交综合管理部门。3.配合综合管理部门做好档案的查阅、借阅等相关工作。三、档案的分类与编号（一）分类1.文书档案：包括公司红头文件、会议文件、请示报告、通知通报、规章制度等各类公文。2.人事档案：员工个人基本信息、履历、考核、奖惩、培训、工资福利等方面的档案材料。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等财务相关档案。4.业务档案：根据公司业务特点，分为市场营销档案、生产技术档案、质量控制档案、客户服务档案等。5.合同档案：公司签订的各类合同、协议、意向书等。6.证照档案：公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证书、商标注册证等各类证照。（二）编号1.文书档案编号：采用年度类别流水号的形式。例如：2023WS001，其中“2023”表示年份，“WS”表示文书档案类别，“001”表示流水号。2.人事档案编号：以员工工号为唯一标识。3.财务档案编号：按照会计年度和档案类别进行编号，如2023CW01表示2023年的会计凭证类档案。4.业务档案编号：根据业务板块和档案内容进行分类编号，如2023SJ001表示2023年生产技术类档案。5.合同档案编号：采用合同签订日期合同类别流水号的形式，如20230501HT001表示2023年5月1日签订的合同类档案。6.证照档案编号：按照证照类型进行编号，如营业执照编号为ZY001，组织机构代码证编号为ZG001等。四、档案的收集与整理（一）收集1.各部门兼职档案员负责及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.对于重要文件、合同等，应在形成后立即收集，并进行初步整理。3.员工离职时，所在部门应督促其将个人保管的与工作相关的档案材料移交综合管理部门。（二）整理1.综合管理部门档案管理人员按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录卡片或电子目录信息。3.去除档案中的金属物，破损的档案应进行修补或复制，确保档案的质量。4.按照档案保管期限进行划分，分别存放。五、档案的保管（一）保管场所1.公司设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类顺序依次上架存放，便于查找和管理。2.电子档案应进行备份存储，采用光盘、硬盘等存储介质，一式两份，分别存放在不同地点。3.对重要档案应进行加密存储，设置访问权限，防止信息泄露。（三）档案保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要是公司重要的规章制度、年度工作报告等；长期保管的档案期限为10年以上，如一般性的会议记录、重要业务文件等；短期保管的档案期限为110年，如一般性的通知、简报等。2.人事档案、财务档案、业务档案、合同档案、证照档案等根据相关法律法规和实际需要确定保管期限。（四）档案清查1.综合管理部门定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管情况与档案目录一致。2.在清查过程中，如发现档案丢失、损坏、霉变等情况，应及时查明原因，采取补救措施，并向上级报告。六、档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称及编号等信息，经所在部门负责人签字批准后，到综合管理部门查阅。2.综合管理部门档案管理人员应根据申请表提供的信息，及时查找并提供档案，查阅人员应在指定地点查阅，不得擅自将档案带出。3.查阅档案时，应保持档案的整洁和完整，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。（二）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等，经所在部门负责人和综合管理部门负责人签字批准后方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应对所借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。如发生档案丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应责任。4.借阅人员归还档案时，综合管理部门档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性，确认无误后办理归还手续。七、档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密等机密档案，严格限制查阅和借阅范围，必须经公司高层领导批准。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。对接触机密档案的人员进行登记，明确保密责任。3.在档案整理、存储、传输等过程中，采取加密、备份等措施，防止档案信息泄露。（二）安全管理1.加强档案库房的安全保卫工作，安装监控设备，配备消防器材，定期进行安全检查，确保档案库房安全。2.对档案管理人员进行安全教育，提高安全意识，防止因操作不当导致档案损坏或丢失。3.制定档案应急预案，如发生火灾、水灾、盗窃等突发事件，应及时采取措施，保护档案安全，并向上级报告。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.综合管理部门定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。（二）销毁1.对经鉴定确无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，报公司领导批准后进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在销毁前应进行详细登记，包括档案名称、编号、数量、销毁时间等信息。