机关单位档案查借阅制度

PAGE机关单位档案查借阅制度一、总则（一）目的为加强机关单位档案管理，规范档案查借阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关单位全体工作人员以及因工作需要查阅、借阅档案的外部单位或个人。（三）基本原则1.严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准。2.确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏、篡改和泄密。3.方便利用，提高档案的使用效率，为机关工作和社会发展服务。二、档案查借阅机构及职责（一）档案管理部门1.负责本机关单位档案的集中统一管理，建立健全档案管理制度和工作流程。2.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计等工作。3.负责审核档案查借阅申请，办理档案查借阅手续，监督档案查借阅过程。4.定期对档案查借阅情况进行总结分析，提出改进措施和建议。（二）档案管理人员1.熟悉档案管理业务，掌握档案的内容和存放位置。2.负责档案的日常管理和维护，确保档案的安全与完整。3.按照规定办理档案查借阅手续，提供档案查阅和借阅服务。4.对档案查借阅情况进行登记和记录，及时反馈档案利用效果。三、档案查阅规定（一）查阅权限1.本机关单位工作人员因工作需要，可查阅与其工作职责相关的档案。2.外部单位或个人因工作需要查阅档案，须经本机关单位负责人批准，并出具单位介绍信和查阅人有效身份证件。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、文号、日期、查阅目的等内容。2.将申请表提交所在部门负责人审核签字，报档案管理部门审批。3.档案管理部门审核通过后，安排档案管理人员提供档案查阅服务，并在指定地点进行查阅。4.查阅人应在规定时间内完成查阅，不得擅自将档案带出指定地点。如需复印或摘录档案内容，须经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（三）查阅要求1.查阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。2.查阅人应遵守查阅场所的秩序，不得大声喧哗、吸烟或从事其他影响档案安全和环境整洁的行为。3.档案管理人员应在查阅现场进行监督，确保查阅过程的规范和安全。查阅结束后，及时收回档案，并对档案进行检查和整理。四、档案借阅规定（一）借阅权限1.本机关单位工作人员因工作需要，确需借阅档案的，须经所在部门负责人批准，并填写《档案借阅申请表》。2.外部单位或个人一般不得借阅档案。因特殊情况确需借阅的，须经本机关单位负责人批准，并出具单位介绍信和查阅人有效身份证件。（二）借阅程序1.借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、文号、日期、借阅期限、借阅用途等内容。2.将申请表提交所在部门负责人审核签字，报档案管理部门审批。3.档案管理部门审核通过后，办理档案借阅手续，向借阅人发放档案，并登记借阅档案的名称、数量、借阅期限等信息。4.借阅人应在规定时间内归还档案。如需延期归还，须提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。（三）借阅要求1.借阅人应对所借阅的档案妥善保管，不得转借他人或擅自复制、摘录、传播档案内容。2.借阅人应采取必要的安全措施，防止档案丢失、损坏或泄密。如发生档案丢失、损坏或泄密事件，借阅人应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。3.档案管理人员应定期对借阅档案进行催还和检查，确保档案按时归还和安全完整。借阅人归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的数量和内容，如有问题及时处理。五、档案归还与销毁（一）档案归还1.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案。如需延期归还，须提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。2.借阅人归还档案时，应将档案整理整齐，确保档案的完整和清洁。档案管理人员应认真核对档案的数量和内容，如有问题及时处理。3.档案管理人员在接收归还的档案后，应在《档案借阅登记表》上注明归还日期，并将档案归还原位。（二）档案销毁1.对已失去保存价值的档案，档案管理部门应定期进行鉴定和清理，提出销毁意见。2.档案销毁意见须经本机关单位负责人批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，严格按照规定的程序进行。销毁档案时，应在指定地点进行，并由两人以上监销。监销人应在销毁清册上签字确认。4.档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。六、档案保密规定（一）保密责任1.本机关单位全体工作人员应严格遵守档案保密制度，履行保密职责，确保档案信息的安全。2.档案管理人员应加强对档案的保密管理，严格控制档案的查阅和借阅范围，防止档案信息的泄露。（二）保密措施1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的安全防护设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，确保档案的安全存放。2.档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。对重要档案应采取加密存储、异地备份等措施，防止档案信息的丢失和损坏。3.档案查阅和借阅场所应相对独立，与其他办公区域分开。查阅和借阅档案时，应严格限制无关人员进入，防止档案信息的泄露。4.档案管理人员应对档案的查阅和借阅情况进行详细记录，包括查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅内容、借阅期限等信息。记录应妥善保存，以备查询。（三）违规处理1.对违反档案保密制度，泄露档案信息的单位或个人，将视情节轻重给予批评教育、警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等处分。2.对因泄露档案信息给本机关单位造成损失的，应依法追究相关人员的法律责任，并要求其承担相应的赔偿责任。七、监督与检查（一）监督机制1.本机关单位应建立健全档案查借阅监督机制，加强对档案查借阅工作的日常监督检查。2.档案管理部门应定期对档案查借阅情况进行统计分析，及时发现问题并采取措施加以解决。3.本机关单位内部审计部门应定期对档案管理工作进行审计，重点检查档案查借阅制度的执行情况，确保档案管理工作规范、有序。（二）检查内容1.档案查借阅手续是否齐全，是否符合规定程序。2.档案查阅和借阅场所是否安全，档案管理人员是否履行监督职责。3.档案查阅和借阅记录是否完整、准确，档案是否按时归还。4.档案保密制度是否落实，是否存在档案信息泄露的情况。（三）问题处理1.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门或人员限期整改。2.对违反档案查借阅制度的行为，应按照规定进行严肃处理